Adatbázis¶

Ebben a menüpontban az adatbázis kezelésével kapcsolatos feladatok végrehajtása történik.

Mentés¶

A biztonságos adatfeldolgozáshoz elengedhetetlen az állományok meghatározott időközönkénti mentése. Ha rendszeresen készítünk mentést és a mentett adatokat az adatbázistól messze tároljuk, akkor adatvesztés vagy sérülés esetén csak a legutóbbi mentés óta feldolgozott adatokat veszítjük el, a többi biztonsággal visszaállítható. Amennyiben például a napi munka befejezése után mindig készítünk mentést, bármilyen technikai probléma (géphiba, áramkimaradás, stb.) esetén maximum egy napi munkánk vész el, hiszen az előző napi állapot visszatölthető.

A mentés bármilyen adathordozóra vagy gépi könyvtárba elvégezhető. Nem célszerű azonban a mentett állományt azon a gépen tartani, amelyiken a feldolgozás folyik, hiszen így géphiba vagy áramkimaradás esetén nem tudunk a mentéshez hozzáférni.

A „Mentés helye” mezőben meg kell adnunk az útvonalat, ahová a mentést el szeretnénk készíteni.

Az útvonal megadása két módon történhet: az útvonal kézi beírásával, valamint a mentés helyének kitallózásával.

Mentés előtt a program ellenőrzi, hogy a szerveren, illetve munkaállomáson lévő adatbázis kezelők verziószáma azonos-e. Amennyiben eltérő, úgy erre üzenet figyelmeztet és a mentés nem készíthető el.

Mentés típusa:

• Adatbázis: a mentésbe nem kerülnek be a könyveléshez csatolt dokumentumok. Használatára akkor is sor kerülhet, ha a Dimenzió Kft. részére küldött mentésben a felhasználó nem szeretné a dokumentumokat becsatolni.
• Adatbázis + csatolt fájlok: az adatbázissal együtt a csatolt dokumentumok mentése is megtörténik.

Mentés után lekérdező mód használata: hordozott adatbázis esetén értelmezhető a funkció.

Visszatöltés¶

A mentett állományok visszatöltésére szolgáló menüpont. Erre általában biztonsági okokból lehet szükség, géphiba, áramkimaradás, stb. következtében. Amennyiben például a napi munka befejezése után mindig készítünk mentést, bármilyen technikai probléma esetén maximum egy napi munkánk vészt el, hiszen az előző napi állapot visszatölthető.

A visszatöltés bármilyen adathordozóról vagy gépi könyvtárból történhet.

A „Mentés helye” mezőben meg kell adnunk a mentett állomány elérési útvonalát. Ez történhet az útvonal kézi megadásával, valamint a tallózó gomb segítségével.

Visszatöltés típusa:

• Adatbázis: csatolt fájlok nélküli adatbázis visszatöltésére ad lehetőséget.
• Adatbázis + csatolt fájlok: az adatbázissal együtt a csatolt dokumentumok is visszatöltésre kerülnek.

Visszatöltés után normál mód használata: hordozott adatbázis esetén értelmezhető funkció.

A visszatöltés indítása után végzi el a program azokat az ellenőrző funkciókat, melyek a felhasználó érdekében hasznosak: pl. eltérő cégre, eltérő cégévre történő figyelem felhívás üzenetben.

Feladások¶

A feladások menüpontban az állományok, programok közötti adatátadás, adatátvétel történik. Az adatátadás csak akkor működik, ha a fogadó állomány és a feladó állomány forrásazonosítója eltér egymástól. (Cégadatok menüpont/Forrásazonosító)

Feladás készítése¶

Abban az esetben van szükség erre a menüpontra, ha egy cég könyvelése több helyen, több adatállományban történik, illetve ha egyes modulokat a főkönyvtől fizikailag eltérő helyen használnak. Ilyenkor bizonyos időközönként – a változások követése érdekében – a különálló adatbázisokat szinkronizálni kell, vagyis az ott készült adatokat át kell adni a központi adatbázisnak.

Feladás helye:

A feladás fájl elkészítésének helyét kell meghatároznunk. Az útvonal megadható kézi beírással, valamint a tallózó gomb segítségével. A fájl neve és kiterjesztése alapértelmezés szerint „dsfelad.fff”, melyben a név megváltoztatható, de a kiterjesztés nem. Az alapértelmezett feladás fájl neve tartalmazza az adatbázis nevét, a programverzió számát, a forrásazonosít és a feladás készítésének dátumát. A felajánlott név megtartásával elkerülhető a véletlen fájl felülírás is.

Feladás paraméterei:

• KP számlák kelte azonosítóba:

választása esetén a készpénzes számlák kelte az azonosítóba fog kerülni, ezzel segítve a készpénz bevételezés egyszerűbb könyvelését.

• Feladandó bizonylatok:

a program felajánlja az utolsó feladás óta készített bizonylatok intervallumát. Amennyiben korábbi feladást kell megismételnünk, írjuk át a tartomány kezdő sorszámát az első feladandó bizonylat sorszámára, vagy 1-re (ekkor a program az összes könyvelt tételről elkészíti a feladás fájlt).

• Forrás azonosító:

A program felajánlja az állomány forrásazonosítóját.

Amennyiben az adatbázis minden tétele egyforma forrásazonosítón szerepel, ezt az értéket ne módosítsuk.

Megváltoztatására csak akkor lehet szükség, ha az állomány bizonylatai eltérő forrásazonosítókat tartalmaznak. Ez esetben a feladásba csak a megjelölt forrásazonosító tételei kerülnek be. A forrás azonosítóra történő szűrés kikapcsolható a „Minden forrás feladása” jelölőnégyzet bekapcsolásával. Ez a funkció a több táblagépről kapott adatok főkönyvi felé történő feladása esetén javasolt.

• Összes törzsadat feladása: Bekattintása esetén a feladandó állományban levő összes törzsadat feladásra kerül (alkalmazása elővigyázatosságot követel, hiszen a fogadó állomány törzsadat állományát írja felül, melynek összetétele nem feltétlen azonos a feladó állományéval!)

• Exportálandó naplók:

• Feladás helye:

A feladás fájl elkészítésének helyét kell meghatároznunk. Az útvonal megadható kézi beírással, valamint a tallózó gomb segítségével. A fájl neve és kiterjesztése alapértelmezés szerint „dsfelad.fff”, melyben a név megváltoztatható, de a kiterjesztés nem.

Feladás fogadása¶

Az előző pont szerint készített feladás fájl (DimSQL feladás ill. DOS-os bérfeladás) fogadására szolgáló funkció.

• Feladás könyvtára:

Adjuk meg a feladás fájl helyét és nevét. Ez történhet kézi beírással, valamint a tallózó gomb segítségével. Tallózás használata esetén a program csak az .fff kiterjesztésű fájlokat jeleníti meg.

A Rendben gombbal elindíthatjuk a feladást, az Állj gombbal pedig kiléphetünk a menüpontból a feladás fogadása nélkül.

• Partner adatok felülírása:

Már korábban fogadott partner adatok frissítését végzi a funkció.

Fogadáskor a következő történik:

A program ellenőrzi az érkező bizonylatokat, és közülük csak azokat fogadja be, melyek még nem szerepelnek az adatbázisban. A fogadható tételek – könyvelésük előtt – az Ellenőrzés gombra kattintva megtekinthetők. A Feladás ellenőrzése listán szereplő tételek nyomtathatók, vagy külső fájlba exportálhatók.

Ellenőrzés után – vagy ezt a lépést kihagyva – a Könyvelés gombbal rögzíthetők a feladott főkönyvi tételek.

A feladás fogadásának befejeztével a rendszer felajánlja a feladás állomány törlését, mivel sikeres feladás esetén arra többet nem lesz szükség.

PDX feladás fogadása¶

A DimSQL rendszer bármely külső programban rögzített adatállomány fogadására és kezelésére is képes, amennyiben azok a Dimenzió Kft. által megadott formátumban érkeznek. A külső programokból feladott adatok fogadását ez a menüpont szolgálja.

Külső programból egy törzsadatokat tartalmazó (.wfs kiterjesztésű) és egy könyvelési adatokat tartalmazó (.wft kiterjesztésű) feladás fájl kerül átadásra.

Amennyiben a két fájl egy mappában található, elegendő csak a könyvelési tételeket tartalmazó (.wft) kiterjesztésű fájl fogadása, ekkor a törzsadatokat tartalmazó (.wfs ) fájl is fogadásra kerül.

Az adatok fogadása alapértelmezés szerint az Általános fülön történik.

A Speciális fülön külső – nem Dimenzió Kft. által fejlesztett – programokból történő egyedi adatfogadás történik, ezért ezt ne használjuk.

Adjuk meg a feladás fájl helyét és nevét. Ez történhet kézi beírással, valamint a tallózó gomb segítségével. Tallózás használata esetén a program csak a .wfs vagy .wft kiterjesztésű fájlokat jeleníti meg.

A Rendben gombbal elindíthatjuk a feladást, az Állj gombbal pedig kiléphetünk a menüpontból a feladás fogadása nélkül.

Fogadáskor a következő történik:

A program ellenőrzi az érkező bizonylatokat, és közülük csak azokat fogadja be, melyek még nem szerepelnek az adatbázisban.

A fogadható tételek – könyvelésük előtt – az Ellenőrzés gombra kattintva megtekinthetők. A Feladás ellenőrzése listán szereplő tételek nyomtathatók, vagy külső fájlba exportálhatók.

Ellenőrzés után – vagy ezt a lépést kihagyva – a Feladás fogadása gombbal rögzíthetők a feladott főkönyvi tételek.

A feladás fogadásának befejeztével a rendszer felajánlja a feladás állomány törlését, mivel sikeres feladás esetén arra többet nem lesz szükség.

PDX fogadása (Rest API)¶

Speciális működésű, egyedi funkció.

XLS minta készítése¶

Lehetőség van Excel táblázatban rögzített könyvelési tételek fogadására. Ez a menüpont elkészít 2 féle mintafájlt, melybe a könyvelendő tételek beírhatók. A minta fájl nevét és helyét a felhasználónak kell meghatároznia. A mentésben a megadott név kiegészül ver1 ill. ver2 elnevezéssel (a két fájl egyszerrel készül el). Az Excel kitöltésének szabályairól szóló használati leírást az elkészülő táblázatok Súgó munkalapja tartalmazza.

A fájl sorainak megfelelő kitöltése után az adatok fogadása az XLS feladás fogadása menüpontban történik. A felhasználó döntésétől függ, hogy a kétféle mintafájl közül melyiket tartja célszerűnek a feladandó adatok kitöltésére.

XLS feladás fogadása¶

Az előző pont szerinti Excel táblában rögzített könyvelési tételek fogadására szolgáló menüpont. Keressük meg a lementett táblázatot, majd kattintsunk a Megnyitás gombra. Amennyiben a fájl formátuma megfelelő a Megnyitás gombra megtörténik az adatok átalakítása feladás formátumúvá, melyről a megjelenő ablakban üzenetet kapunk. A Rendben gombra kattintva visszatérünk a feladás fogadása ablakra, ahol a fogadáshoz ismételten a Rendben gombot kell használnunk.

Ha a felhasználó a ver2.xlsx mintájára készítette el a fogadandó Excel fájlt, ebben a menüpontban lehetősége van a hiányzó adatok kitöltésére a fogadás tényleges elindítása előtt, illetve a szükséges javítások elvégzésére. Excel_feladas_ver2.pdf

XML számlafeladás fogadása¶

Speciális működésű, egyedi funkció: külső számlázó programból készített xml formátumú feladás főkönyvi tételeinek fogadása.

Kiegyenlítések feladása¶

Speciális működésű, egyedi funkció: külső számlázórendszerben készült számlákhoz kapcsolódó kiegyenlítések fogadása.

Partner XML fogadás¶

Speciális működésű, egyedi funkció: külső számlázó programból átadott partneradatok főkönyvi fogadására szolgál.

Közvetlen feladások fogadása¶

Speciális működésű, egyedi funkció: úgynevezett „átmeneti tárolóban” levő adatok fogadásának indítására szolgáló menüpont.

Partneradat import¶

Speciális működésű, egyedi funkció: partner adatok, partnerekhez rendelt készlet árak, illetve cikkcsoport-engedmények betöltésére szolgál.

Számla/Partner Excel¶

A funkció lehetőséget ad idegen programból számlatükör vagy csak vevő- szállító számlák és főkönyvi kapcsolataik átvételére. A menüpont indítása után letölthető a mintafájl, melynek kitöltése szükséges a számla-partner adatok importjához. Szamlatukor_szamla-partner_kapcsolat_atvetele.pdf

DOS feladások¶

Amennyiben a DimSQL program és a Dimenzió Kft. DOS alapú számviteli rendszere között válik szükségessé elektronikus adattovábbítás, úgy erre az itt felsorolt menüpontok adnak lehetőséget.

DOS feladás fogadása¶

A DimSQL rendszer a DimDOS programcsomag bármelyik moduljával rögzített és onnan feladott főkönyvi tételek fogadására képes.

A feladás fogadásakor a feladott állomány elérési útját és nevét pontosan írjuk be, vagy keressük meg a Tallózás ikonnal (a feladás fájlok neve kötelezően BACKUP.001).

Az Alapértelmezett időszak mezőben megadható, hogy a fogadott tételeket – a feladásban szereplő időszaktól függetlenül – milyen időszakra könyvelje a program. A nullás beállítás változatlanul hagyása esetén a könyvelt tételekbe a feladásban szereplő időszakok kerülnek.

A „DOS bérfeladás fogadása” kapcsoló célja az, hogy olyan feladások esetén, melyekben nem szerepel ÁFÁ-s tétel és emiatt nincs szükség az ÁFA adatok kezelésére (pl.: bérfeladás vagy tárgyi eszköz feladás tételei), a fogadás ne végezze el az ÁFA mezők ellenőrzését.

A Rendben gombbal elindíthatjuk a feladás fogadását, az Állj gombbal pedig kiléphetünk a menüpontból a feladás fogadása nélkül.

Fogadáskor a következő történik:

A program ellenőrzi az érkező bizonylatokat, és közülük csak azokat fogadja be, melyek még nem szerepelnek az adatbázisban.

A fogadható tételek – könyvelésük előtt – az Ellenőrzés gombra kattintva megtekinthetők. A Feladás ellenőrzése listán szereplő tételek nyomtathatók, vagy külső fájlba exportálhatók.

Ellenőrzés után – vagy ezt a lépést kihagyva – a Könyvelés gombbal rögzíthetők a feladott főkönyvi tételek.

DOS dbf feladás fogadása¶

Ez a menüpont a DimDOS programból érkező adatok speciális, normál használattól eltérő módon készített feladások fogadását szolgálja, mivel itt a DimDOS-os állományból készített dbf fájlok fogadása történik.

Működése a DOS feladás fogadása menüponttal azonos.

DOS feladás készítése¶

Ebben a menüpontban feladás készíthető a DimDOS program főkönyvi állománya részére. A program egy tömörített feladás fájlt készít (SZFF.zip).

A feladás útvonalát oly módon kell megadni, hogy abban ne szerepeljen nyolc karakternél hosszabb könyvtárnév, mivel ellenkező esetben a feladás fájlok tömörítés nélkül készülnek el. Az útvonal kézi beírással vagy a tallózó gomb segítségével határozható meg.

Adriana bank import¶

Adriana rendszerében feldolgozott banki könyvelés betöltésére szolgáló menüpont.

Új évi állomány létrehozása¶

Ahhoz, hogy egy adott cég könyvelését évváltáskor a régi adatoktól elkülönítve, egy másik állományban tudjuk elkezdeni, illetve, hogy az „Éves nyitás” menüpontot használni tudjuk, a cég új évi adatainak tárolására létre kell hozni egy új adatállományt. (A rendszer az új évben könyvelt tételeket itt fogja rögzíteni.) Ennek létrehozását az adott cég adatbázisából a Szervíz→Adatbázis→Új évi állomány létrehozása menüponttal tudjuk végrehajtani.

FIGYELEM!

A feladat végrehajtására NE használjuk a Szervíz→Adminisztráció→Új cég létrehozása menüpontot, mert ez a további munkában problémákat fog okozni!

A menüpont mindig azon cég új évi adatállományát hozza létre, amelyikben a menüpontot futtatjuk. Ennek következtében a megjelenő ablak felső részén látható „Szöveges azonosító (adatbázis név)” rovat, illetve a „Megnevezés (rövid cégnév)” rovat nem írható át.

A „Megjegyzés” rovatba beírt tájékoztató jellegű adat a cégadatbázis választó ablakban fog megjelenni (megjegyzésbe írható például: előtársaság, számlázási állomány, stb.).

Az új könyvelési évet a rendszer felajánlja, ami az aktuális évet követő évszám. Ez természetesen átírható.

Az új adatbázis fájl nevét és létrehozásának helyét a rendszer szintén automatikusan képzi az előző évi adatállomány nevének és elérési útvonalának alapján, de – amennyiben szükséges – az „Automatikus képzés” funkció kikapcsolása után ez is módosítható.

Ha a beállított adatok megfelelőek, a műveletet a Rendben gomb hajtja végre. Ezek után a főablak „Cégadatbázis választás” menüjében láthatjuk, hogy a lista a cég új évi adatállományával bővült.

Éves nyitás¶

E menüpont használata előtt a nyitó adatok tárolására minden esetben létre kell hozni az új évi adatállományt, melyet az előző pontban leírtak szerint kell elvégezni.

Ha ez megtörtént, a főablak cégadatbázis választó menüjében ki kell választani a cég új évi adatállományát és belépni abba, vagyis az éves nyitást mindig az új évi adatbázisban kell elvégezni. Első lépésként az új évi állomány Cégadatok gombra kattintva a Bank/Adó/Cégjegyzék fülön (vagy a Védelmi kódok ablakban) a megfelelő mezőbe írjuk be a kapott adókódot, melyet a Dimenzió Kft. munkatársai biztosítanak. Ha kód helyes, a Tételkorlát mezőben megjelenik az éves szinten rögzíthető tételek száma. Ha a cég rendelkezett a korábbi években egyedi kóddal, akkor szükséges az ennek megfelelő mező kitöltése is.

Ezután következhet a főkönyv éves nyitásának végrehajtása, vagyis a Szervíz→Adatbázis→Éves nyitás menüpont futtatása, melynek során a következő beállításokkal találkozunk:

Előző évi állomány

A legördített listán láthatóak a könyvelt állományok. Ezek közül azt kell kiválasztanunk, amelyikből a nyitó adatokat képezni akarjuk.

Előző évi nyitó mérlegszámla

Az a főkönyvi számlaszám, amely az előző évi állomány nyitásakor nyitó mérlegszámla volt (pl.: 491).

Tárgyévi nyitó mérlegszámla

Az a főkönyvi számlaszám, amely az új évi állomány nyitásakor nyitó mérlegszámla lesz (pl.: 491).

Kérem az eredmény automatikus elkönyvelését

Amennyiben az előző évi adatállományban még nem végeztük el az eredményszámlák (5-9 számlaosztály) összevezetését, a funkció bekattintása esetén a program a megadott adózott eredmény számlát (pl.: 419) az eredményszámlák összevezetett egyenlegével nyitja meg.

Gyűjtőkódok megőrzése a nyitásban

Üresen hagyása esetén a főkönyvi számlaszámokon (a vevők és szállítók számláinak kivételével) általában egyetlen nyitóegyenleg fog megjelenni. Bekattintása esetén azonban az előző évi záróegyenleget a bejelölt kódok szerint fogja megbontani a program, vagyis egy főkönyvi számlán annyi nyitó tétel fog képződni, ahány gyűjtőérték az előző évi számlakartonon előfordult.

Csak mérlegszámlák átvétele

A kapcsoló használata esetén csak az 1-4 számlaosztály (mérlegszámlák) létrehozása történik meg, az 5-9 számlaosztály (eredményszámlák) pedig még törzsadatként sem kerül átvételre, vagyis a számlatükörben csak az 1-4 számlaosztály számlái szerepelnek. (Ez a funkció hasznos lehet például akkor, ha az új évben megváltozik a költségelszámolás módszere, mivel így az eredményszámlák felépítését újra ki lehet alakítani.)

Vevő-szállító analitika nélkül

Alapesetben a vevők és szállítók nyitását az analitikusan nyitott azonosítók bontásában végzi el a program. Ennek eredményeként a vevők és szállítók nyitása – az analitika folyamatos és megfelelő kezelése érdekében – sok könyvelési tételt eredményez. Speciális esetben elegendő lehet, ha a vevői és szállítói számlák előző évi egyenlegét egy összegben, „Nyitás” azonosítóval nyitja meg a program, mely ezzel a kapcsolóval állítható be. Így a nyitás csak akkor bomlik több tételre, ha a záró egyenleg több devizanem között oszlik meg.

Számlakonverzió

Amennyiben van olyan számlaszámunk, amelynek záró egyenlegét az új évben egy másik számlára szeretnék megnyitni, akkor itt megadhatjuk, hogy milyen számlaszámmal helyettesítse a program, vagyis melyik számlaszámra történjen a nyitó tételek képzése. Ez a menüpont hasznos lehet például a számlatükör átalakításánál, mivel a konvertált számla az új évben a számlatükörből törölhető lesz (amennyiben nem szerepel rajta könyvelési tétel).

Az átvezetésekkel érintett számlapárok megadásához kattintsunk az Új gombra. Az Eredeti számlaszám mezőbe írjuk be az előző évi számlaszámot, az Új mezőbe pedig azt a számlaszámot, amire a nyitóegyenleget át kívánjuk vezetni. A számlapár a Tárol gombbal rögzíthető.

A program a felvitt párokat megőrzi és a nyitás megismétlése esetén is alkalmazni fogja. A lista bármikor módosítható, így ismételt nyitás esetén mindig az aktuális beállítások szerint történik meg az egyenlegek átvezetése.

Számlakonverzió esetén fokozott gondossággal kell eljárni, ha más alrendszereket is használunk. Pl. Tárgyi modulban ellenőrizni kell az összerendeléseket, ill. javítani kell a Számlázásban az új vevő számlaszámokhoz tartozó partnereket.

A nyitás műveletét a Rendben gombra kattintva végzi el a rendszer.

A gépi nyitás hasznos tulajdonsága, hogy többször is végrehajtható. Így amennyiben a záró adatok újabb tételek könyvelése miatt módosulnak, az új évi állomány nyitó értékeit bármikor frissíthetjük. Ismételt nyitás esetén ugyanis az előző nyitás által létrehozott adatok törlődnek, és az aktuális záró adatok alapján új nyitóértékek kerülnek a főkönyvi számlákra.

Számla/Készlet nyitás / Számlázás újra nyitás¶

A menüpont futtatása kötelező Készlet modul használata esetén az Éves nyitás elvégzése után. Ekkor történik meg a készletanalitika átmásolása az új évi állományba, illetve ha számlák kiállítása is történik a Készlet adatbázisából, akkor a szállítólevél és számlaadatok átvételét is elvégzi a menüpont.

A készlet-nyitást az első új évi mozgás rögzítése előtt kell elvégezni. A nyitásnak nem feltétele az előző évi könyvelés befejezése, vagyis az új évi állományban rögzíthetők előző évi dátumú mozgások is.

Nem kötelező a menüpont használata, ha az adatbázisban számlakiállítás csak a Számlázás modulból történik. Ekkor az Éves nyitás vagy a Törzsadatok átvétele után a felhasználó dönti el, hogy elindítja-e a menüpontot. Használata akkor indokolt, ha az előző évi állományban van nyitott díjbekérő vagy előző évben kiállított számlát mintaként szeretnénk felhasználni az új évi adatállományban. Szintén indokolt a menüpont elindítása, ha csak Számlázás modullal rendelkezünk és át szeretnénk venni az előző évben kiállított, még nem lezárt előleg számlát.

A menüpont csak akkor futtatható, ha még nem történt meg az új évben a számlatömbök létrehozása és csak egyszer futtatható.

A nyitási teendők részletes leírása megtalálható a Dimenzió Kft. honlapján, a Letöltések / Leírások menüpontban (www.dimenzio-kft.hu).

Lekérdezés betöltése¶

Ebben a menüpontban lehetőség van a felhasználóknak egyedileg készített lekérdezések betöltésére, paraméterek megadására, továbbá scriptek futtathatók adatbázis módosításához.