Számlakészítés

A szoftver különböző számlaformátumok készítésére alkalmas.

Az eltérő számlatípusok készítése az itt található menüpontokból indul.

Magyar nyelvű forintos számla készítése¶

Ez a menüpont magyar nyelvű, forintos összegű számlák kiállítására szolgál.

Számla csak olyan vevő részére készíthető, akinek főkönyvi számlaszáma (pl.: 311001), vagy számlacsoportja (pl.: 311) szerepel a Szerviz→Beállítások→Könyvelési és számlaparaméterek menüpont Számlák fülén, a Vevő számlák mezőben.

A menüpont indításakor a program ellenőrzi, hogy a számlakészítéshez szükséges adatok közül hiányzik-e valami. Megvizsgálja, hogy a számlakibocsátó címe és bankszámla száma kitöltött-e, illetve van-e a rendszerben vevő és termék. Amíg valamelyik adat hiányzik, ez a menüpont nem használható. A gombra kattintva nem a kitöltő ablak jelenik meg, hanem egy üzenet, mely felsorolja a hiányzó adatokat.

A számlakibocsátó hiányzó adatait a főmenü Cégadatok gombjára kattintva lehet megadni.

Ezeken túl a számlakészítéshez szükséges legalább egy számlatömb megnyitása, melyet a Szerviz→Beállítások→Naplóformátumok menüpontban lehet elvégezni.

Amennyiben a program nem talál hiányzó adatot, elindul a számlakészítés.

Ha a számlatömb felvitelénél beállítottuk a NAV záradékokat, a számlaadatok felvitele előtt el kell fogadnunk az alapértelmezett beállításokat (Mentés), illetve a Mégse gombbal el lehet ezeket vetni. Számlatömb váltásakor ismét lehetőségünk van a beállítások elfogadására vagy elvetésére.

A megjelenő párbeszédpanel több fület tartalmaz:

• F2 - Vevő, számla adatok: a vevő adatait és a számla fejrovatát tölthetjük itt ki.

• F3 - Tételek: a számlázandó tételek felsorolására szolgál.

• Vevőlista: A "Magyar nyelvű forintos számla készítése / Vevőlista" pontban leírtak szerint használható.

• Számlacsomag import: speciális funkció, mely egyedi igényeket szolgál, általános számlázás esetén nem használható.

Látható még az ablak jobb felső részén egy időszak megadására szolgáló mező.

Itt állíthatjuk be azt az időszakot, amelyre az elkészült számla könyvelésre kerüljön. Az időszak jellemzően vagy teljesítési dátum, vagy a kiállítási dátum hónapjával egyezik meg.

Amennyiben gázolaj felhasználáshoz kapcsolódó számlát állítunk ki, az ehhez tartozó adatok megjelenítését az F3 Tételek ablakban láthatjuk. Ezzel kapcsolatosan bővebb információ található Gázolaj felhasználás készítése pont alatt.

A Vevő, számla adatok kitöltése¶

• Bankszámlaszám

  Itt a számlakibocsátó bankszámlaszámát kell kiválasztani, ahová az átutalást kéri a cég. A program felajánlja a Cégadatok menüpontba beírt bankszámlaszámot.

  Ha a kibocsátó cégadatai között több bankszámlaszám szerepel, azok közül a legördülő listáról, vagy a kezdő karakter begépelésével választhatunk.

• Formátum

  Az elkészülő számla nyomtatási formátumáról ad felvilágosítást. Belföldi forintos számla készítése esetén a "GHUN_ALAP" formátum látható.

  Speciális eset lehet a csekkes számlaformátum készítése, melyhez az adókód mellett egyedi kódra van szükség. Megfelelő feloldó kódok birtokában csekkes számla készítése a "GHUN_CSEKK1" formátum választásával lehetséges.

  Emellett kiválasztható, hogy a csekkes papír mérete A4-es szabvány (A4) szerinti vagy egyedi (ME) legyen. Nyomtatáskor a program a papírformátumnak megfelelően helyezi el az adatokat.

• Minta

  A rendszeresen ismétlődő számlák kiállításakor sok adat változatlan marad. Az ilyen számlák kiállításánál nagy segítség egy mintaszámla használata.

  Ez annyit jelent, hogy egy, már kiállított számlát kiválasztva annak vevő- és termék-adataival tölti fel a program a mezőket. Ezek az adatok természetesen felülírhatók.

  A mezőben állva F12 gombbal megjeleníthető a már kiállított számlák listája.

  Több számlatömb esetén mintaként a számlakészítő ablak első fülén kiválasztott tömb számláit használhatjuk. Lehetőség van korábbi évek vagy nem aktív számlatömbből is számlát választani. Ehhez be kell kattintani A nem aktív számlatömbök mutatása kapcsolót. A lista sorrendjét, illetve a keresési feltételt tetszőlegesen megváltoztathatjuk a rendezési szempont oszlopának fejlécére kattintva. Egyszeri kattintás esetén a sorrend növekvő, újrakattintás esetén csökkenő lesz.

  A mintaként szolgáló számlát, annak során állva Enter gombbal, vagy dupla kattintással tudjuk kiválasztani.

• Vevő

  A vevő megadására két lehetőség van.

  Egyrészt kiválasztható a partnerek listájáról, másrészt a főkönyvi számlaszám megadásával.

  A "Partner" mezőben állva az F12 gombbal megjeleníthető a partnerlista. Ezen a listán lehetőség van új partner felvitelére, vagy azok szerkesztésére és törlésére is. A listában a partner neve vagy adószáma alapján kereshetünk.

  A lista kiválasztott elemén állva az Enter gombbal vagy dupla kattintással választhatunk.

  Ha a kiválasztott partnernek még nincs főkönyvi vevőszáma, a program kéri annak megadását. Segítségként megjelenik a főkönyvi számla felvitelére szolgáló ablak, ahol a sorrendben következő főkönyvi számlaszámot ajánlja fel a program, illetve az ablak "Partner" mezőjében megjelenik a partner száma.

  Ha a vevőt nem a partnerlistáról, hanem főkönyvi számlaszám alapján szeretnénk kiválasztani, akkor a "Vevő számlaszám" mezőt töltsük ki. Természetesen keresésre itt is lehetőség van (F12).

  A vevő neve alatt megjeleníthető a szállítási cím is.

  A kiválasztott vevő főkönyvi számlaszáma alatt megjelenik a Vevő egyenleg ez a még ki nem egyenlített számlák összegét mutatja (Főkönyvi könyveléssel egy adatbázisban van a számlázás vagy az eddig kiállított számlák összegét fökönyvtől különálló számlázás esetén).

  Lehetőség van a kiválasztott vevő vevőlistára való felvételére Vevőlistára (INS) gombbal. Ez akkor indokolt ha azonos adattartalmú számlát egyszerre több vevőnek akarunk kiállítani.

  A számlázásra kiválasztott vevő korábbi számláinak felsorolására szolgál a Korábbi számlák gomb. A megjelenő lista a nem aktív számlatömbbökben kiállított számlákat is fesorolja, tartalmuk megtekinthető a számlaszám előtt ... történő kattintással.

• Számla

  A számla főbb adatainak beviteli felülete.

  Több számlatömb használata során elsőként számlatömböt kell választanunk.

  Az Egyéb adatok, a Megrendelésszám, a Lábléc és a Megjegyzés mezők tájékoztató jellegű adatok, kitöltésük nem kötelező.

  Az Egyéb adatok és a Megjegyzés mezőkben a gyakran előforduló szövegek tárolhatók. A már felvitt szöveglistáról a mezőkben állva az F12 gombbal választhatunk, vagy az F12-t követően F5 gombbal új szöveget vihetünk fel. A szövegek felvitele vagy módosítása a Törzsadatok→Szövegek menüpontban is elvégezhető.

  Kötelezően kitöltendők az ÁFA számla, a fizetési mód és a dátumok mezői.

  FIGYELEM!

  Az indulási beállítás szerint az ÁFA számla száma 4671. Amennyiben ettől eltérő főkönyvi ÁFA számlát kívánunk használni, úgy ez megváltoztatható. A következő számlázás alkalmával a program az előző számlánál megadott ÁFA számlát ajánlja fel.

  Ha a partnertörzsben megadtuk a vevőhöz tartozó fizetési napok számát, azt a rendszer automatikusan betölti.

  A fizetési határidőt alapvetően a számla keltéhez viszonyítva számítja a program. (Számla dátuma + fizetési napok száma = fizetési határidő.)

  Amennyiben a Beállítások→Beállítások menüpont Számlázás fülén bekapcsoltuk a "Fizetési határidő a teljesítés dátumából" kapcsolót, úgy a fizetési határidő a teljesítés dátuma alapján kerül kiszámításra.

  Lehetőség van a dátumok rögzítésére a Lakat funkcióval. Tömeges számlakiállítás esetén, amikor fontos, hogy a dátumok ne változzanak, az első számla dátumainak beállítása után a Lakat ikonra kattintva rögzíthetők a mezők (a számla készítés ablakból történő kilépésig).

  Fontos tudni, hogy amennyiben a partner adatai között készpénzes fizetési mód van beállítva, ez esetben a számlán is készpénzes lesz a fizetési mód, melyet megváltoztatni a számlázás során már nem lehet.

  Lényeges továbbá, hogy ez a készpénzes fizetés nem azonos az egyszerűsített (készpénzfizetési) számla fogalmával, vagyis későbbi határidőben történő, de nem átutalásos kiegyenlítést jelent. Így tehát a teljesítés, a számla kelte és a fizetési határidő napja nem kell, hogy megegyezzen.

  Ha a Beállítások→Beállítások Számla1 fülön kiválasztottuk a KP számla automatikus dátum beállítása funkciót, a számlán mind a telj.dátum, mind a fizetési határidő meg fog egyzeni a számla keltével.

  A kiválasztott fizetési módhoz kapcsolódhat egy vagy több lábléc, melyben előre definiált szövegek szerepelnek. Adott fizetési módhoz láblécként tartozó szövegeket a Beállítások→Beállítások menüpont Szövegek fülén, a megfelelő fizetési módba belépve lehet rögzíteni. A számlázás során a fizetési módhoz felvitt szövegek közül a Lábléc mezőben választhatunk, de itt módosításra már nincs lehetőség.

  Amennyiben nincs szükség lábléc megadására, a mező tartalma a Del gombbal törölhető.

  A Típus mezőkben alapbeállítás a "Nyomtatott", illetve a "Normál" számla készítése. Előbbi helyett választható az "Elektronikus" (e-számlakészítés részletes útmutatója az Elektronikus számlázás felhasználói leírása címmel megtalálható honlapunkon) míg a "Normál" helyett a "Fordított adózás" számla készítése közül lehet választani, melynek ÁFA- elszámolás szempontjából van jelentősége.

  "Normál" számlatípus választása esetén az ÁFA összegek meghatározása a termékeknél megadott kulcsok szerint történik, és nem számlázható olyan termék, melynek adókulcsa a terméktörzsben "FA".

  Fordított adózású számla csak olyan vevő részére készülhet, akinek adószáma a partneradatok között szerepel.

  A "Fordított adózás" alkalmazása esetén bármilyen adókulcsú termék kiválasztható, mivel – a terméktörzsben beállított adókulcsoktól függetlenül – a tételek "FA" kulccsal kerülnek könyvelésre.

  Az így kiállított számlán nem szerepel ÁFA kulcs, nettó, illetve ÁFA összeg.

  A számlára automatikusan rákerül a "Fordított adózás: Az adó fizetésére a vevő kötelezett!" kifejezés.

• Pénzforgalmi ÁFA

  Ezt a gombot csak azon felhasználóknak kell bekattintani, akik a pénzforgalmi ÁFA elszámolás hatálya alá bejelentkeztek, és a készülő számlára pénzforgalmi ÁFA- elszámolás alkalmazható. A kimenő számlára automatikusan rákerül a "Pénzforgalmi elszámolás" szöveg (jelölése a Szerviz→Beállítások→könyvelési és számlaparaméterek Könyvelés fülén történik) és használata speciális ÁFA elszámolást eredményez a főkönyvi könyvelésben.

  Az egyedi könyvelés érdekében a Szerviz→Beállítások→Könyvelési és számlaparaméterek menüpont ÁFA fülén meg kell adni egy létező főkönyvi számlaszámot, amelyik nem esik az ÁFA-számlaként definiált főkönyvi tartományokba (nem lehet 466, 467 kezdetű szám).

  Amennyiben fenti paraméter-beállítás üres, úgy nem készíthető pénzforgalmi elszámolású számla.

  Pénzforgalmi elszámolású számlák könyvelésekor a szokott módon kell kitölteni az ÁFA számla mezőt (a megfelelő 467-es számlával), majd be kell kattintani "Pénzforgalmi elszámolás" jelölőnégyzetét. Így az ÁFA könyvelési tételében a program a megadott ÁFA számlát (pl.: 4671) a beállított főkönyvi számra (pl.: 4799) cseréli.

• Kisadózás

  Alkalmazása a KATA hatálya alá bejelentkező adózók számlakibocsátása esetén szükséges. A cég kimenő számláira automatikusan rákerül a "Kisadózó" szöveg, amennyiben megtettük a szükséges beállítást a Szerviz→Beállítások→Könyvelési és számlaparaméterek Könyvelés fülén.

  2022. Sueptember 1-jét követően csak magnánnszemély részére állíthat ki kisadózó számlát.

• NAV záradék

  Összefoglaló néven NAV záradék néven szerepelnek azok az adatok, melyeknek számlán való szerepeltetése (Egyéb adatoknál vagy Megjegyzésként) 2015. december 31-ig a számlakészítő döntésétől függött. 2016. január 1-től kötelező adatexport szükségessé tette, hogy ezeket az adatokat a jogszabályban előírt módon tüntessük fel a számlán. Ezek olyan adatok, melyek a számla egészére vonatkoznak. Egy részük már korábban is jelölhetők voltak a számlán (pl. fordított adózás, kisadózó, pénzforgalmi ÁFA), így NAV záradék címén azok az adatok jelölhetők, melyek egységes kezelése eddig nem volt biztosított.

  A funkció meghívása után az alábbi füleken rögzíthetők az adatok:

  • Alapadatok
  • Termékdíj
  • Termékdíj visszaigénylés
  • Jövedéki termék

  • Képviselő

  • Alapadatok

    • Önszámlázás
    • Adómentes hivatkozás
    • Népegészségügyi termékadó
    • Különbözet szerinti szabályozás (utazási irodák, használt cikkek, műalkotások, gyűjteménydarabok és régiségek)
    • Energiaadó összege
    • Rezsicsökkentés összege
    • Betétdíj összege
    • Beszállókártya (tranzitadóraktár-engedélyesre vonatkozik)
      • járatszám
      • kedvezményre jogosult neve
      • úticél

  • Termékdíj

    • Termékdíj számlán történő átvállalás összege (egyéb kőolajtermék vevője nem termékdíj kötelezett, a bruttó árból átvállalt összeg).
    • Szerződés alapján a termékdíj kötelezettség átvállalásának hivatkozása (Környezetvédelmi termékdíj törvény 14. §. (5.) bekezdés megfelelő pontja és alpontja.
    • Csomagolószer termékdíj kötelezettség csomagolószer első belföldi forgalomba hozatalakor:
      • Eladót terheli – feltüntetendő a termékdíj összege a bruttó árból.
      • Ha a csomagolás részeként forgalomba hozott csomszer.termékdíj kötelezettség az eladót terheli, elegendő a jelölőnégyzetben jelölni.
      • Eladót a vevő nyilatkozata alapján nem terheli termékdíj fizetési kötelezettség: fel kell tüntetni a nyilatkozat iktatószámát.
    • Reklámhordozó papír termékdíj összege a bruttó árból (első belföldi forgalomba hozatalkor).

  • Termékdíj visszaigénylés

    • Termékdíj köteles termék CSK, KT kódja., termékdíj mértéke, összege.
    • Termékdíj megfizetését (bevallását) igazoló dokumentumok adatai.

  • Jövedéki termék

    • Jövedéki vámtarifa fizetésre kötelezett.
    • AHK szám (adminisztratív hivatkozási kód).
    • Csomagküldő kereskedőtől beszerzett jövedéki termék eredetének igazolása.
    • EngImportAdo: Adóraktár engedélyese által megfizetett, vételárban felszámított adó,
    • Gázolaj beszerzés adatai (jármű rendszáma és km óra állása).
    • Jövedéki engedélyes kereskedő jövedéki termék értékesítésére vonatkozó adatok (engedély szám, vevő adóigazgatási azonosító szám, vagy őstermelői ig. száma).
    • "Továbbértékesítés esetén jövedéki termék származásának igazolására nem alkalmas" jelölés (jövedéki engedélyes kereskedő, nem jövedéki engedélyes kereskedő).

  • Képviselő

    Számlabefogadó külföldi vállalkozás magyarországi pénzügyi képviselőjének adatai (név, adószám, cím).

• Kézi sztornó

  Kézi sztornó jelölő négyzet csak olyan DimSQL-ben készült számlák érvénytelenítésére használhatóak melyekre nem történt adatszolgáltatás. Külső programmal készített számla sztornózása csak a NAV Online Számlázó rendszerében végezhető el.

• Kézi helyesbítő

  Kézi helyesbítő jelölő négyzet csak olyan DimSQL-ben készült számlák helyesbítésére használhatóak melyekre nem történt adatszolgáltatás. Külső programmal készített számla módosítása csak a NAV Online Számlázó rendszerében végezhető el.

• Sztornózott/helyesbített számla

  Ebben a mezőben szükséges a sztornózott, helyesbített számla azonosítójának rögzítése.

A kiszámlázott tételek megadása¶

A rendszer a kiszámlázott tételek felvitelére vár. Ezeket a terméktörzsben felvitt termékek közül választhatjuk ki F12 gombbal, vagy az F11 gomb segítségével új terméket vihetünk fel. A termékek azonosítására vonalkódolvasót is használhatunk.

Az egységár mezőt a terméktörzsben beírt adattal tölti ki a program, ami az ottani beállítástól függően módosítható. Ha nem volt a termékhez egységár rögzítve, a mező üres, és most kell kitölteni.

Ha a termékhez rendeltünk mennyiségi egysége(ke)t, akkor a következő lépés a mennyiség(ek) megadása. A nettó eladási ár az elsődleges mennyiség és az egységár szorzata lesz, a másodlagos mennyiség csak tájékoztató jellegű adat.

Előfordulhat, hogy olyan szolgáltatásról van szó, amelyhez nem adtunk meg mennyiségi egységet. Ekkor egy mennyiségi mező sem látható.

Amennyiben a Számlázás→Beállítások→Beállítások menüpontban az "Engedmény megadása számlázáskor" funkció be van kattintva, úgy aktív az "Engedmény" mező, ahol megadható az árengedmény százalékos mértéke. Ha a vevő partneradatai között rögzítettük az alkalmazott árengedmény mértékét, ez esetben onnan tölti be a rendszer az adatot, de ez módosítható.

A program az egységár, a mennyiség és az engedmény mértéke alapján kiszámolja az engedmény nettó értékét, de ha kerekítés miatt szükséges, az engedmény nettó értéke átírható.

Amennyiben a kiszámlázott termékhez, szolgáltatáshoz kapcsolódik Közvetített szolgáltatás, úgy ezt az erre szolgáló jelölő négyzetben kell jelölni.

A számlán a termékekhez tartozó bármilyen egyéb adat feltüntetésére az Egyéb (F4) gombbal van lehetőség. Az Egyéb (F4) gomb azonban csak akkor jelenik meg, ha a terméktörzsben, a termékre vonatkozóan aktív az "Egyéb adatot kérdezni" opció.

Amennyiben olyan terméket, szolgáltatást értékesítünk, melyhez a Számlázás→Törzsadatok→Terméktörzs menüpontban jelöltük a megfelelő termék kategóriát, a NAV adatok gombbal lehet rögzíteni azokat a jellemzőket, melyek az említett termékhez, szolgáltatáshoz tartoznak.

A speciális kategóriáknál a következő adatok rögzítésére van lehetőség:

• Szárazföldi közlekedési eszköz esetén: hengerűrtartalom, teljesítmény, első forgalomba helyezés, megtett távolság.
• Légi közlekedés esetén: felszállási tömeg, kereskedelmi eszköz vagy nem, első forgalomba helyezés, repült órák száma.
• Vízi közlekedési eszköz: hajó hossza, vízi tevékenység megnevezése, első forgalomba helyezés, hajózott órák száma.
• Ásványolaj: tényleges hőmérséklet, tömeg és mértékegysége, sűrűség és mértékegysége, térfogat és mértékegysége, minőség, tanúsítás.
• Árverési tétel: árverési vételárul szolgáló ellenérték, közterhek, járulékos költségek és az előzőek összege.
• Dohányáru: adójegyen szereplő kiskereskedelmi ár.

A Gyűjtők gomb csak akkor látható, ha a Kontrolling→Törzsadatok→Gyűjtők beállításai menüpontban a Számlázás modul használatához valamelyik gyűjtési típust aktívvá tettük, és a kiszámlázott termékhez szintén beállítottuk annak használatát. Ezen feltételek teljesülése esetén az értékesítéshez gyűjtőkódok rögzíthetők.

A tétel a Bevitel (F10) gomb használatával kerül a számlára.

Több tételes számla esetén az Új (F5) gombbal folytathatjuk a felvitelt. Tévesen bevitt tétel módosítását a Szerkesztés gombbal, törlését a Törlés (F8) gombbal tudjuk elvégezni.

• Tételek csoportosítása nyomtatáskor

  Előfordulhat, hogy azonos termék, azonos egységárral és ÁFA kulccsal többször is szerepel a tételek listáján, de a számlán elegendő összevontan, egy soron megjeleníteni.

  A kapcsoló használata esetén az azonos termékkóddal, egységárral és ÁFA kulccsal szereplő tételek mennyiségi és értékbeli adatai összevonva, egy soron jelennek meg a számlán. A termékekhez felvitt egyéb adatok szintén összevonva, egymás után jelennek meg (a maximális hossz 255 karakter lehet).

  A kapcsoló alapértelmezett állapota a Számlázás→Beállítások→Beállítások menüpont Számlázás fülén állítható be.

A számlákon lehetőség van garanciális visszatartás szövegének és összegének megadására (jellemzően negatív előjellel), mely adatokat a Gar. visszat. gombra kattintva lehet bevinni.

A mezők kitöltése esetén a bruttó végösszeg és a visszatartott összeg együttes értéke szerepel a számlán fizetendő összegként.

Az adatbevitel befejezése után a Számla készítés (F9) gomb rögzíti a számlát.

Amennyiben a Számlázás→Beállítások→Beállítások menüpontban a "Számla tárolása nyomtatással" funkció be van jelölve, úgy az F9 gomb megnyomása után megtörténik a számla nyomtatása.

Ha a funkció alatt a "Nyomtatási előnézet" is be van jelölve, akkor az F9 gombbal első lépésben a nyomtatási előnézetet láthatjuk. Itt még nincs a számlának sorszáma, mert ez még nem egy tárolt számla, így akár el is vethető.

Amennyiben a számla adatainak módosítása szükséges, a nyomtatási előnézetből Esc billentyűvel visszaléphetünk a számlakészítő ablakra, ahol elvégezhetjük a szükséges változtatást. A végleges számla az előnézeti ablakon F9 gombra, vagy a nyomtató ikonra kattintva nyomtatható. A számla tárolása a nyomtatással együtt történik meg, ezért csak a kinyomtatott példány kap sorszámot. Ezzel egyidőben megtörténik a NAV Online számla adatszolgáltatás is az érvényes jogszabályi követelményeknek megfelelően.

Egyidejűleg a háttérben megtörténik a számla főkönyvi könyvelése is.

Adatok:

Kiszámlázott nettó összeg:  200.000 Ft

27%-os ÁFA összege:  27.000 Ft (nettó érték: 100.000 Ft)

18%-os ÁFA összege:  18.000 Ft (nettó érték: 100.000 Ft)

Rögzített tételek:

T: 311 - K: 911 100.000 Ft  Nettó árbevétel

T: 311 - K: 467  27.000 Ft  27%-os ÁFA, alapja: 100.000 Ft

T: 311 - K: 911 100.000 Ft  Nettó árbevétel

T: 311 - K: 467  18.000 Ft  18%-os ÁFA, alapja 100.000 Ft

Vevőlista¶

Előfordulhat, hogy egyszerre több, azonos adattartamú (dátum, termék, mennyiség, ár, megjegyzés stb.) számlát kell készítenünk több vevőnk részére.

Ekkor az időigényes, ismétlődő számlakészítés elkerülhető vevőlistás számlázás alkalmazásával.

A vevőlista alapján történő számlázáshoz a "Magyar nyelvű forintos számla készítése" részben leírtak szerint kell elvégezni a dátumok, termékek és egyéb megjegyzések, illetve az első vevő megadását.

Ezt követően azonban a "Vevő, számla adatok" fülön kattintsunk a "Vevőlistára" gombra. Ekkor a program kiüríti a kiválasztott partnerre vonatkozó mezőket, így újabb partnert választhatunk, majd ismét rákattinthatunk a "Vevőlistára" gombra.

A kiválasztott vevők az ablak harmadik "Vevőlista" fülére kerülnek.

A "Vevőlista" fül alsó részén látható továbbá két üres mező, melyben lehetőség van arra, hogy a vevőket ne a fenti módon, egyenként, hanem főkönyvi számuk tartományának meghatározásával jelöljük ki (pl.: 311009-311026). A tól-ig tartomány megadása után az "FK számlák" gombra kattintva a listán megjelennek a tartományban szereplő vevők.

Az összeállított listáról a Törlés gomb segítségével eltávolíthatók azok a vevők, akik számára mégsem kell számlát készíteni.

A fentiek szerint összeállított lista fájlba menthető (tetszőleges útvonallal és névvel), így a következő, ugyanazon vevőket érintő számlázás alkalmával gyorsan és könnyen előhívható a partnerek listája (Betöltés gomb).

Számlacsomag import¶

Egyedi igények alapján működő, speciális funkció.

Lehetőséget nyújt külső programból kapott adatok alapján történő számlakészítésre, egy előre meghatározott formátumú XML fájl betöltésével, mely a "Számla XML import" menüpontban indítható el.

Érvénytelenítő, módosító számla fogadása visszautasításra kerül, ha a hivatkozott (módosított) számla nem került még fogadásra a DimSQL programban.

Kétnyelvű devizás számla készítése¶

Ez a menüpont kétnyelvű (magyar-angol vagy magyar-német), devizában kiállított számlák elkészítésére szolgál.

A menüpont indításakor a program ellenőrzi, hogy a számlakészítéshez szükséges adatok közül hiányzik-e valami.

Amennyiben a program nem talál hiányzó adatot, elindul a számlakészítés, mely alapvetően a Magyar nyelvű forintos számla készítése részben leírtakkal azonos.

A kétnyelvű, devizás számlakészítés sajátosságai¶

Kétnyelvű, devizás számla esetén a Vevő, számla adatok (F2) fül az alábbi mezőkben tér el a magyar nyelvű forintos számlakészítéstől:

• Bankszámlaszám

  Amennyiben devizás bankszámlák esetén a SWIFT kódot és IBAN számot is fel kell tüntetni a számlán, úgy ehhez a főmenü Cégadatok menüpontjában egy-egy bankszámla adatait folyamatosan, egy sorban kell felvinni (új sor új bankszámlát jelent). Túl hosszú adatsor esetén (visszaper) karakterrel jelölhető a sorváltás, vagyis az, hogy a kimenő számla fejrovatában hol történjen a bankszámla-adatok sortörése.

• Vevő

  Devizás számla csak olyan vevő részére készíthető, akinek főkönyvi számlaszáma (pl.: 316001), vagy számla-csoportja (pl.: 316) szerepel a Szerviz→Beállítások→Könyvelési és számlaparaméterek menüpont Számlák fülén, a Vevő számlák mezőben, illetve a Deviza fülön, a Deviza könyvelés mezőben, vagyis akiknek a főkönyvi számlaszámát előzetesen devizás könyvelésű vevőként definiáltuk.

• Formátum

  Az elkészülő számla formátumát lehet itt beállítani.

  Kétnyelvű devizás számla készítése esetén a "GENG_ALAP" választásával magyar-angol, míg "GGER_ALAP" választásával magyar-német számla készül.

  Csekkes számlaformátum készítésére, vagyis perforált, postai csekket tartalmazó papír használatára itt nincs mód.

• Devizanem, Árfolyamok

  Az ablak alsó részén találhatók a devizanem és az árfolyamok mezői.

  A devizanem megadása kötelező.

  Kétnyelvű, de forintos számla készítésekor devizanemként HUF-ot, árfolyamként pedig 1-et kell megadni.

  A vevőkövetelés értékelése a cég számviteli politikájában meghatározott árfolyamon történik, míg az ÁFA elszámolásához ettől eltérő árfolyamot is választhat a cég.

  Amennyiben a Beállítások / Beállítások menüpont Deviza fülén az "Értékelési és ÁFA árfolyam megegyezik" funkció aktív, csak egy árfolyammező jelenik meg, hiszen valamennyi devizás összeg átszámítása azonos árfolyamon történik. Ez esetben nem keletkezik értékelési különbözet.

  Ha a "Értékelési és ÁFA árfolyam megegyezik" funkció nincs bekattintva, két különböző árfolyamot kell megadnunk, hiszen a követelést és a nettó árbevételt a számviteli politikában választott árfolyamon kell könyvelni, azonban az ÁFA összegét más, jellemzően MNB árfolyamon kell bevallani.

  Mivel a számlák készítésekor a háttérben azok automatikus könyvelése mindig megtörténik, ezért az eltérő értékek könyveléséhez technikai számla szükséges. Ezt a számlaszámot a Beállítások / Beállítások menüpont Deviza fülén, a Devizás ÁFA átvezetési számla mezőben kell megadnunk.

  Ezen a főkönyvi számlán fog megjelenni az ÁFA két eltérő árfolyam alkalmazásából adódó különbözete. Amennyiben a számlázás mellett főkönyvi könyvelés is történik, úgy ezt az árfolyam-különbözetet később, egy külön könyvelési tételben rendezni kell.

  Előfordulhat, hogy a számla kiállításakor még nem ismerjük az adott napi árfolyamot. Ez esetben a devizanem megadása után az Értékelési árfolyam mező üresen hagyható, de az ÁFA árfolyam mezőt kötelező kitölteni, mivel az ÁFA törvény értelmében a számlán az ÁFA forintosított összegét fel kell tüntetni. Kivétel ez alól az az eset, amikor a számla ÁFA tartalma nulla, hiszen ilyenkor nincs szükség árfolyamra a nullás ÁFA összeg forintosításához.

  Hiányzó értékelési árfolyam esetén a rendszer nem tudja a háttérben lekönyvelni a számla forintos összegeit, ezért a számlát egy listán tárolja, ahonnan az később kiválasztható.

  Amennyiben a számlázás mellett főkönyvi könyvelés is történik, úgy az utólagos könyvelés az értékelési árfolyam pótlásakor fog megtörténni. (Az utólagos könyvelés a Számlázás / Devizás számlakönyvelés menüpontban végezhető el.)

  Deviza számla készítéskor a választható ÁFA kulcsok listája megtalálható az Általános leírások→Érvényes ÁFA kulcsok listában.

  Példa devizában számlázott tételek könyvelésére

  Adatok:

  EU tagországba kiszámlázott nettó összeg: 1.000 EUR

  ÁFA összege (adólevonási joggal járó adómentes kulcs): 0 EUR

  Követelések értékelési árfolyama: 290 Ft/EUR

  ÁFA árfolyam: 289 Ft/EUR

  Devizás ÁFA átvezetési számla: 399

  Rögzített tételek, ha a cég követeléseit és ÁFA kötelezettséget eltérő árfolyamon értékeli:

  T: 316 - K: 931 290.000 Ft Nettó árbevétel 290 Ft/EUR értékelési árfolyamon

  T: 316 - K: 399 0 Ft ÁFA alap 290 Ft/EUR ért. árfolyamon: 290.000

  T: 399 - K: 467 0 Ft ÁFA alap 289 Ft/EUR ÁFA árfolyamon: 289.000 Ft

  Utólagosan könyvelendő rendező tétel nincs, hiszen a 399 egyenlege nulla. (Eltérés csak az ÁFA alap forintos összegében van, de ez analitikus adat, így a főkönyvi tételekben nem látható.)

  Rögzített tételek, ha a cég követeléseit és ÁFA kötelezettséget azonos árfolyamon értékeli:

  T: 316 - K: 931 289.000 Ft Nettó árbevétel 289 Ft/EUR árfolyamon

  T: 316 - K: 467 0 Ft ÁFA alap 289 Ft/EUR árfolyamon: 289.000 Ft

  Utólagosan könyvelendő rendező tétel nincs, mivel a 399 számlán nem keletkezett egyenleg.

Magyar nyelvű devizás számla készítése¶

Ez a menüpont szolgál a magyar nyelvű, idegen devizában kiállítandó számlák elkészítésére.

A számlázás folyamata megegyezik az előző pontokban leírtakkal (Magyar nyelvű forintos számla készítése, és Kétnyelvű devizás számla készítése pontok).

Utazási iroda számla készítése¶

Egyedi igények alapján működő funkció, mely a speciális ÁFA-elszámolást (árrés szerinti adózást) alkalmazó utazásszervezők számlázását szolgálja.

A funkció aktiválásához a Számlázás→Beállítások→Beállítások menüpont Számlázás fülén be kell kapcsolni az "Utazási iroda számlázás" opciót.

Az utazási irodai számlakészítés sajátosságai¶

Utazási iroda számlák kiállítása az alábbiakban tér el az előzőekben már ismertetett számlakészítési folyamattól:

• Megrendelésszám

  A megrendelésszám mező kitöltése kötelező, a beírható adatok formátuma kötött.

  A megrendelésszámnak 6-os karakterrel kell kezdődnie, továbbá csak számokat és "/" jeleket tartalmazhat, a következő tagolás mintájára: 6/23/4567

• Devizanem

  A devizanem megadása kötelező.

  Forintos számla készítésekor devizanemként HUF-ot, árfolyamként pedig 1-et kell megadni.

• Pax

  A pax mező kitöltése kötelező. A szolgáltatást igénybe vevő személyek megadására szolgál. Amennyiben a fő pontosan nem határozható meg, úgy a mezőbe 0 (nulla) kerüljön.

• Mennyiségek

  Amennyiben a számlázott termék esetén elsődleges és másodlagos mennyiség egyaránt értelmezhető, úgy a nettó ár a két mennyiségi egység, valamint a nettó egységár szorzata lesz (pl.: Reggeli esetén 3 nap x 20 fő x 1.000 Ft/fő = 60.000 Ft).

• A számla könyvelése

  A számla főkönyvben történő rögzítésekor a nettó végösszeg a 9-es számlaosztálybeli árbevételi számla helyett egy ún. pozíciószámra kerül.

  A pozíció főkönyvi számát a számla tárolásakor a program létrehozza.

  A pozíció főkönyvi száma 436-os kezdetet kap, és szerepel benne a megrendelésszám.

  Bekerülnek továbbá a főkönyvbe a pozíciószámon keletkezett árrés későbbi elszámolásához szükséges adatok is.

  A pozíciószámok zárására a Főkönyv és Kontrolling modulok használata esetén van lehetőség.

• Tételek

  Alapértelmezett beállítás a számlatételek felvitelekor a Közvetített szolgáltatás, de Szerkesztéssel megszüntethető a jelölőnégyzetben szereplő beállítás.

Számla xml import¶

Egyedi igényeket szolgáló, speciális funkció.

Lehetőséget nyújt külső programból kapott adatok alapján történő belföldi forintos, kétnyelvű deviza és magyar deviza számlakészítésre, egy előre meghatározott formátumú XML fájl betöltésével.

XML számlák figyelése¶

A Számlázás modul Beállítások menüben megadható az XML számlák helye. Ha ez kitöltött, akkor a menüpont elkészült xml számlákat megnyitja és fogadja.

Előlegszámla és végszámla készítése¶

Valamennyi számlakészítés során lehetőség van előlegszámla, illetve azt beszámító végszámla készítésére.

Ehhez az alábbi beállításokat kell megtenni:

1. A Szerviz→Beállítások→Naplóformátumok menüpontban fel kell venni egy Előleg típusú számlatömböt (lásd: Számlatömbök pont).

2. A Számlázás→Beállítások→Beállítások menüpont Előleg fülén meg kell adni a könyveléshez szükséges főkönyvi számlaszámokat (lásd: Beállítások→Előleg pont).

   Erre akkor is szükség van, ha az adatbázisban nem történik főkönyvi könyvelés, mivel a program a háttérben automatikusan rögzíti a főkönyvi tételeket.

   A hatályos jogszabályi rendelkezések szerint a kapott előlegről utólag kell számlát kiállítani, melyre rá kell vezetni az előlegre utaló kifejezést.

   Az előleg, illetve az ahhoz kapcsolódó ÁFA kötelezettség könyvelése az előleg átvételekor/jóváírásakor a felhasználó által kerül könyvelésre, ezért az előlegszámla kiállításakor a program nem képez főkönyvi tételt.

   A megfizetett előlegek könyveléséhez ki kell jelölni a bruttó előleg összegét nyilvántartó (pl.: 453), illetve az előleg ÁFA kötelezettségét nyilvántartó (pl.: 368) számlákat. Ezen számlákat kell megadni a Számlázás→Beállítások→Beállítások menüpont Előleg fülén is.

   Főkönyvi könyvelés esetén az előleg átvételének/jóváírásának rögzítését tehát a felhasználó az alábbi példa szerint végzi el

   T: 384 – K: 453 127.000 Vevőtől kapott előleg bruttó összege

   T: 368 – K: 467 27.000 ÁFA kötelezettség előírása (adóalap: 100.000, ÁFA: 27%)

   A végszámlán fel kell tüntetni a teljes ellenértéket, a beszámított előleget, és a rendezendő különbözet összegét.

   A végszámla elkészítése során a program az alábbi példa szerint képzi a könyvelési tételeket:

   T: 311 – K: 911 400.000 Teljes nettó árbevétel

   T: 311 – K: 467 108.000 Teljes ÁFA összeg (adóalap: 400.000, ÁFA: 27%)

   T: 453 – K: 311 127.000 Előleg bruttó összegének átvezetése a végszámla azonosítójára

   T: 467 – K: 368 27.000 előleg ÁFA-tartalmának visszavezetése (adóalap: 100.000)

   Éves nyitáskor az előző években el nem számolt előlegszámlák átkerülnek az új évi adatbázisba. Amennyiben ezt követően az előző évben megtörténik az előleg elszámolása, úgy az éves nyitás megismétlése után az új évi állományban ez az előlegszámla már nem számítható be.

Előlegszámla kiállítása¶

Előlegszámla kiállítására – a fentebb leírt beállítások után – valamennyi számlakészítő menüpontban lehetőség van.

Előlegszámla készítése esetén a számla fejlécében található adatok (vevő, dátumok, egyéb adatok stb.) megadása változatlan módon történik. Az eltérést a számlatömb kiválasztása jelenti, mivel előlegszámla csak előleg típusú számlatömbből állítható ki. A számlakészítő ablak Számlatömb mezőjében tehát válasszunk speciális, előlegszámla típusú tömböt.

A kapott előleg nettó összegét és ÁFA kulcsát az F3 – Tételek fülön szerepelő Új előlegtétel gombra kattintva adhatjuk meg.

Lehetőség van egy előlegszámlára több tételt, különböző ÁFA kulcsokkal felvinni, illetőleg minden előlegtételhez egyedi szöveges megjegyzést írni, az Egyéb gombra kattintva.

Ezt követően a számla nyomtatható.

Ahogyan az előlegszámla-készítés bevezetőjében olvasható, az előlegszámla kiállítása nem eredményez főkönyvi könyvelést.

Végszámla kiállítása¶

A végszámla kiállítása során a számla fejlécében található adatok (vevő, dátumok, egyéb adatok stb.) megadása változatlan módon történik. A számlatömbök közül a szokásost kell választani, vagyis ez esetben nem lehet előleg típusú tömböt kijelölni.

A számlakészítő ablak Tételek fülén a szokott módon adjuk meg az értékesített termékek vagy szolgáltatások adatait (név, mennyiség, teljes ár).

Ezt követően kerül a számlára a levont előleg összege, melyre az ablak jobb alsó sarkában található "Előleg elsz." gomb szolgál.

A megjelenő lista tartalmazza a kiválasztott vevő részére korábban kiállított, teljes egészében még be nem számított előlegszámlákat. A beszámításra kerülő előlegszámlát jelöljük ki annak pipálásával. A kapott előleg adatai megjelennek a megfelelő ÁFA kulcs sorában.

Ha az előlegből csak egy részt kívánunk beszámítani, úgy a "Tételből felhasználandó nettó" mezőben módosíthatjuk az összeget, melyet a Mentés gombbal rögzíthetünk.

Több részletben történő beszámítás esetén a fel nem használt részt a program nyilvántartja, és a következő beszámítás alkalmával a maradvány-összeget ajánlja fel.

Többtételes előlegszámlából történő végszámla kiállítása esetén előfordulhat kerekítésből adódó különbözet a két számla végösszege miatt. Ez még a végszámla készítése során korrigálható: az előleg elszámolása listában az ÁFA ablakban módosítható az adó összege.

A Kilépés gombbal visszajutunk a számlakészítő ablakra, ahonnan a számla a szokott módon nyomtatható.

Az elkészült számlán látható a teljes vételár, az abból levont, beszámított előleg összege, illetve a rendezendő különbözet. Az Egyéb adatok rovatban feltüntetésre kerül a beszámított előlegszámla sorszáma.

Ahogyan az előlegszámla-készítés bevezetőjében olvasható, a végszámla kiállítása során könyvelésre kerül a teljes árbevétel és ÁFA kötelezettség, illetve az előleg-beszámítás tételei (bruttó összeg és ÁFA).

Az előleg és végszámla készítésről bővebben olvashat a Számlázás→Előleg számlák kiállítása című ismertetőnkben.

Csekkes formátumú számla készítése¶

Speciális eset a csekkes számlaformátum készítése, vagyis a számla letéphető csekkel ellátott papírra történő nyomtatása, a csekk gépi kitöltésével.

A funkció használatára külön díjazás ellenében van lehetőség. Ez esetben az adókód mellett ún. egyedi kódra is szükség van, melyet a Dimenzió Kft. biztosít.

A megfelelő feloldó kódok birtokában csekkes számla kiállítására a magyar nyelvű forintos számla készítése menüpontban van lehetőség, a "GHUN_CSEKK1" formátum kiválasztásával, vagyis csekkes számla csak magyar nyelvű, forintos számla esetén készíthető, devizában kiállított esetén nem.

A "GHUN_CSEKK1" formátum mellett kiválasztható, hogy a csekkes papír mérete A4-es szabvány (A4) szerinti vagy egyedi (ME) legyen. Nyomtatáskor a program a papírformátumnak megfelelően helyezi el az adatokat.

A nyomtató típusától függően lehet beállítani a csekken megjelenő sorok helyes elhelyezését. Erre szolgál a Beállítások menüpont számlázás fülén a "Csekk függőleges korrekciója" melletti mező, melybe a beírt számoktól függően függőleges irányba lehet a csekkre kerülő adatok elhelyezését szabályozni.

A csekkel ellátott, perforált papír biztosítása a felhasználó feladata.

A program a számlák valamennyi eredeti és másolati példányát csekkes formátumban nyomtatja, de a nyomtatóba csekkes papírt helyezni csak a vevő részére továbbítandó példány nyomtatásához szükséges.

Gázolaj felhasználáshoz kapcsolódó számla készítése¶

A számla készítése során a program kiszámolja a gázolaj felhasználást termékenként, majd kigyűjti a megfelelő kategóriába és megjeleníti a számlán. Amennyiben több terület is szerepel a számlán, ezt a háttérben kezeli és ennek megfelelően számol. A gázolaj felhasználást összesíti a program, amely szintén rákerül a számlára és a gázolaj egységár megjelenítésével a kiszámolt forint összeg is szerepelni fog a bizonylaton.

Új gázolaj egységár a számla készítése során is felvihető, ha "Gázolaj ár" mezőre duplán rákattintunk.

A gázolaj felhasználásról kiállítandó számla készítésének feltételeiről bővebben a Számlázás→Gázolaj felhasználás című ismertetőnkben talál.