Díjbekérők

A vevőkövetelések behajtása napjainkban sajnos sok vállalkozás számára jelent problémát.

A kintlévőségek kezelésének egyik módszere lehet az előzetes díjbekérő küldése, majd a kiegyenlítést követően számla kibocsátása.

A díjbekérő továbbítása történhet e-mailben is, hiszen elektronikus aláírás és időbélyegző nélkül is érvényes, így a cég számára nem jelent többletköltséget.

A követelések kiegyenlítése után a díjbekérőkből számla vagy előlegszámla készülhet.

Azt, hogy a díjbekérőből számlát vagy előlegszámlát kell-e kiállítani, a fizetési határidő és a teljesítés időpontjának viszonya határozza meg. (A szabályok és számlázási esetek részletezésére nem kívánunk kitérni.)

Díjbekérők használatához elsőként az erre jogosító adókódot és egyedi kódot kell beírnunk a főképernyő „Védelmi kódok” vagy „Cégadatok” ablakán. (A kódokat a Dimenzió Kft. biztosítja, az erről szóló szerződést követően.)

A díjbekérő készítésének egyik feltétele, hogy rendelkezzünk legalább egy Díjbekérő-tömbbel, aminek a felvitele a Szerviz→Beállítások→Naplóformátumok menüpontban történik, új számlatömb létrehozásához hasonló módon.

A Naplóformátumok menüpontban a legördülő listáról válasszuk a „Díjbekérőtömb” opciót, majd kattintsunk az Új gombra.

A mezőket a számlatömbök nyitásakor megszokott módon kell kitölteni (lásd: Számlatömbök pont).

Díjbekérők készítése¶

A díjbekérők kiállítása történhet

magyar nyelvű forintos,
kétnyelvű (magyar-angol vagy magyar-német) devizás,
magyar nyelvű devizás

menüpontokban.

A folyamat alapvetően a számlakészítéssel azonos, így a vevők, termékek/szolgáltatások, egyéb adatok, megjegyzések, gyűjtőkódok bevitele, vagy a fordított adózás megjelölése a számlázási folyamattal megegyező.

Díjbekérő esetén azonban néhány adatra nincs szükség, ezért az ablakon nem láthatók az alábbi mezők:

teljesítési dátum
ÁFA számla
kisadózás jelölése
pénzforgalmi elszámolás jelölése
devizás díjbekérők esetén az árfolyamok mezői
Nyomtatott / Elektronikus típus beállítására szolgáló Típus mező (inaktív)
„Előleg elsz.” gomb
„Gar. visszat.” gomb
Vevőlista fül
Számlacsomag import fül

A díjbekérők alján automatikusan megjelenik a „Jelen bizonylat ÁFA visszaigénylésre nem jogosít.” felirat. Kétnyelvű számlákra a felirat angol vagy német nyelven is rákerül.

Alapértelmezés szerint a díjbekérők papírra nyomtatott formában készülnek.

Amennyiben a díjbekérőt elektronikus formában (pl.: PDF fájlban) kívánjuk elkészíteni, úgy ez virtuális nyomtató (pl.: PDF Creator) használatával lehetséges.

A díjbekérő nyomtatási példányszáma megegyezik a számlákra vonatkozóan beállított példányszámmal, mely a Számlázás→Beállítások→Beállítások ablak Számlázás fülén található.

Az elkészített díjbekérőket a program nem könyveli, mivel azok még nem dokumentálnak gazdasági eseményt. (Könyvelésre a pénzösszeg beérkezésekor, illetve annak számlázásakor lesz szükség.)

Díjbekérők módosítása, érvénytelenítése¶

A díjbekérők nem minősülnek számviteli bizonylatnak, ezért helyesbítésük vagy sztornózásuk a számlákétól eltérő. (Pl.: nincs szükség érvénytelenítő dokumentumra, negatív összegekkel.)

Hibás díjbekérők javítása a következő módon történik:

A rontott díjbekérőt jelöljük meg semmisként a Kivonatok / Díjbekérők listázása menüpontban, a Lezárás gomb használatával.
Amennyiben szükséges, készítsünk új díjbekérőt, a helyes adatokkal.

Számlázás díjbekérők alapján¶

Az elkészült díjbekérőkből a Számlázás menü

Díjbekérőből normál számla, vagy
Díjbekérőből előlegszámla alpontjaiban készíthetők számlák,

az alábbi variációk szerint:

Normál számla, mely a felhasznált díjbekérő típusa szerint lehet:
- magyar nyelvű forintos
- kétnyelvű (magyar-angol vagy magyar-német) devizás
- magyar nyelvű devizás
Előlegszámla, mely a felhasznált díjbekérő típusa szerint lehet:
- magyar nyelvű forintos
- kétnyelvű (magyar-angol vagy magyar-német) devizás
- magyar nyelvű devizás

Az itt készült előlegszámlák a Számlázás→Számlakészítés menü alpontjaiban, a szokott módon számíthatók be a végszámlák kiállítása során.

Előlegszámla készítéséhez előleg típusú számlatömb szükséges. Amennyiben még nincs előleges számlatömbünk, úgy azt a Szerviz→Beállítások→Naplóformátumok menüpontban létre kell hozni.

Mindkét menüpontban elsőként a még nem számlázott díjbekérők jelennek meg, illetve mód van azok partner szerinti szűrésére.

A kívánt díjbekérőt dupla kattintással, vagy annak során állva a Számlázás gombbal kell kiválasztanunk.

Ezt követően megjelenik a számlázó ablak, ahová a díjbekérőből kiolvasott adatok betöltődnek. A dátumok mezőibe az aktuális nap kerül, így azokat manuálisan kell javítani.

A kiállított számla alján feltüntetésre kerül az alapul szolgáló díjbekérő sorszáma.

A díjbekérők alapján történő számlázás során jelenleg nincs lehetőség a termékadatok módosítására.

Amennyiben a díjbekérőtől eltérő tartalmú számlára van szükség (pl.: más mennyiséggel vagy összeggel), úgy a Számlázás→Számlakészítés alpontjaiban lehet kiállítani a számlát, valamennyi adat kézi kitöltésével.

A felhasznált díjbekérő ismételt számlázására nincs lehetőség, mivel a számlázható díjbekérők listáján többször már nem jelenik meg.

Díjbekérők lekérdezése¶

Az elkészült díjbekérők a Kivonatok→Díjbekérők listázása menüpontban érhetők el.

Itt lehetőség van a díjbekérők közötti keresésre, azok nyomtatására, illetve lezárására. Lezárt díjbekérőből nem készíthető számla, azok a díjbekérőből történő számlázás menüpontjaiban nem jelennek meg. Lezárni tehát olyan díjbekérőt célszerű, melyet biztosan nem fogunk kiszámlázni (pl.: rontott díjbekérőt).

A listán alapértelmezés szerint csak a nyitott díjbekérők jelennek meg. A „minden díjbekérő” opció bekattintásával láthatóvá válnak a számlázott vagy lezárt díjbekérők sorai is, melyeket eltérő háttérszín jelöl.

Díjbekérők évek közötti kezelése¶

A következő évi állomány létrehozásának és megnyitásának folyamata során a Szerviz→Adatbázis→Számla/Készlet nyitás menüpont futtatásával a nyitott díjbekérők elérhetők a következő évi állományban.

Amennyiben előző évi díjbekérőt kívánunk számlázni a Számlázás→Számlázás →Díjbekérőből számla (normál) vagy Díjbekérőből előlegszámla menüpontokban elvégezhetjük.