Számlázási beállítások

A Beállítások→Beállítások a menüpontban kell a számlázáshoz szükséges beállításokat elvégezni, melyek közül néhányat még az első számla kiállítása előtt szükséges megtenni.

Új évi számlázás indításakor a program a beállításokat az előző évből átveszi.

Készlet¶

Ezen a fülön olyan beállítási paraméterek találhatók, melyek csak a Készlet modul használata esetén aktívak.

Számla1¶

Engedmény megadása számlázáskor

A számlakészítő ablakban az Engedmény mező aktívvá tehető ezzel a kapcsolóval. Ha nem fordul elő a számlákon engedmény, nincs szükség a bekapcsolására.
Számlázás kezdése tétel ablakon

Beállításával a számlakészítő ablakban alapértelmezettként (elsőként) a Tételek fül jelenik meg, vagyis itt indul a számlázás. (Alapesetben a "Vevő, számla adatok" fülön indul a számlakészítés.)
Számla és szállítólevél tárolása nyomtatással

Beállításával a számla vagy szállítólevél rögzítését követően megtörténik annak nyomtatása.

Kikapcsolása esetén nincs azonnali nyomtatás, így a számlák utólag, a Számlázás→Számlák keresése, módosítása vagy a Készlet→Számlázás→Számlák keresése, módosítása menüpontból, míg a szállítólevelek a Készlet→Számlázás→Szállítólevelek keresése menüpontból nyomtathatók.
Nyomtatási előnézet

A kinyomtatásra kerülő számla vagy szállítólevél nyomtatási előnézetét jeleníti meg ellenőrzés céljából. Hibás dokumentum esetén innen még visszaléphetünk a számlakészítő ablakra, ahol a hiba korrigálható, vagy a számlakészítés tárolás nélkül megszakítható. A kapcsoló akkor aktív, ha a "Számla és szállítólevél tárolása nyomtatással" funkciót is bekapcsoljuk.
Számla összevont könyvelése

Bekattintása esetén a számlán szereplő tételek főkönyvi könyvelése összevontan történik.

Az összevonhatóságot befolyásolja a termékek ÁFA kulcsa, árbevételi számlája, illetve a gyűjtőkódok. Amennyiben ezen adatok egy számlán belül eltérőek, úgy az összevonás csak olyan mértékben történik meg, ahogyan azt az adatok egyezősége lehetővé teszi. Az összevont könyvelési tételek szövegében a számla száma szerepel.

A funkció kikapcsolása esetén a számlán szereplő valamennyi termék nettó és ÁFA értéke külön könyvelési tételt eredményez. Ez esetben a könyvelési tételek szövegében a termék neve szerepel.
Nyomtatott számla példányszám

Itt adható meg, hogy közvetlenül a számlakészítés után hány példányban szeretnénk a papíralapú számlákat nyomtatni.

További példányok nyomtatása utólag, a Számlázás / Számlák keresése, módosítása menüpontban lehetséges.
Elektronikus számla példányszám

A mező elektronikus számlák készítésének jogosultsága esetén aktív.

Értéke jellemzően 1 vagy nulla, mely azt szabályozza, hogy a számlák elektronikus, XML formátumának elkészítését követően a program nyomtasson-e számlaképet, vagy sem.

Az elektronikus számlázás használatát külön leírás tartalmazza: Elektronikus számlák készítése
Számla kontírozva

Beállításával a számlán megjelenik a termékhez rögzített árbevételi főkönyvi számlaszám is, ezzel könnyítve a könyvelés kijelölésének folyamatát.
Számla cikkszámmal/ termékkóddal

A számlán megjelenik a számlázott termék belső kódja, cikkszáma.
Mennyiség 2 nélkül nyomtat

A számlán a másodlagos mennyiség adata nem jelenik meg.
Számlázás kezdése fk. számmal

A számlázás indításakor a Vevő számlaszám mezőben villog a kurzor, így a vevő főkönyvi szám szerinti kiválasztásával indul a számlakészítés.

Ellenkező esetben a Partner mezőben, név szerinti vevőválasztással indul a számlázás.
Általános gyűjtő egyéb adatokba (számla)

A számlán a termék neve alatt megjelenik az általános gyűjtőkód.
Teljesítés dátuma a mai dátum (helyesbítő számla)

Helyesbítő számla készítésekor a teljesítés dátumaként felajánlásra kerül az aktuális dátum, amely módosítható.
Fizetési határidő a teljesítés dátumából

A fizetési határidőt alapvetően a számla keltéhez viszonyítva számítja a program. (Számla dátuma + fizetési napok száma = fizetési határidő.)

A kapcsolóval a fizetési határidő a teljesítés dátuma alapján kerül kiszámításra.
Időszak kitöltése a teljesítés dátumából

Bekapcsolása esetén a számlázáskor (ill. szállítólevél készítésekor) a teljesítési dátum hónapjával egyezően állítja be a program az időszakot (kivéve sztornózáskor).
Boríték nyomtatása feladóval

Amennyiben a nyomtató alkalmas rá és megfelelőek a beállításai, úgy a Számlák keresése menüpontban lehetőség van a vevők részére borítékot nyomtatni.

A kapcsoló beállítása esetén a borítékra feladóként rákerül a számla kibocsátójának neve és címe.
Gyűjtők megadása kötelező

A kapcsoló beállítása esetén az alkalmazott gyűjtőkódok mezőjét kötelező kitölteni.
Utazási iroda számlázás

A kapcsoló beállításával aktívvá válik a Számlázás→Számlakészítés→Utazási iroda számla menüpont.
Gyűjtőkódok utólagos közös megadása

Bekapcsolása esetén a számla elkészítése után megjelenik egy ablak, melyen egységesen megadhatók a számlázott termékekre vonatkozó gyűjtőkódok. Ezek a kódok a számla tételeinél kitölthetők (aktív), de üresen hagyott gyűjtők helyére rögzülnek, így az előzőleg beírt gyűjtőkódokat nem módosítják.
Hiányzó adószám esetén figyelmeztetés

Bekattintása esetén a számla kinyomtatása előtt figyelmezteti a felhasználót az adószám hiányára. Belföldi adóalany esetén ezt pótolni kell, magánszemélynek történő értékesítés esetén az adószám mezőt üresen kell hagyni. 2020.december 31-ig ezekre a számlákra nem vonatkozik az adatszolgáltatási kötelezettség.
MSZSZE számlázás

A kapcsoló egyedi használatra készült speciális funkciót aktivál.

Használatával a számlafej "Vevő adatai" rovatában nem jelenik meg a vevő főkönyvi száma, míg a vevő neveként csak a név második része (partnerhez felvitt Név2 rovat) jelenik meg.

A számlafej "Egyéb adatok" rovatába kerül a vevő főkönyvi száma, a partneradatokba beírt név első része (Név1 rovat), valamint a partneradatok között megadott ügynökkód, mint tagszám.
Megrendelésszám ismétlődésének figyelése

Bekapcsolása esetén korábbi számlákon már szereplő megrendelésszám beírása után a program figyelmeztet, és felsorolja azokat a számlákat, melyeken a beírt szám már előfordult.
Számlatételek csoportosítása nyomtatáskor

A kapcsoló beállítása ellenére számlakészítéskor, a Tételek ablakon is módosítható a működés.

Használata esetén az azonos cikkszámmal, egységárral és ÁFA kulccsal számlázott termékek mennyiségi és értékbeli adatai összevonva, egy soron jelennek meg a számlán. A termékekhez felvitt egyéb adatok szintén összevonva, egymás után jelennek meg (a maximális hossz 255 karakter lehet).

A számlamásolatok, illetve módosító vagy érvénytelenítő számlák az eredeti számla beállítása alapján kerülnek nyomtatásra.
Csekkes számla formátuma

Nyomdai úton előállított, postai csekkel ellátott papírra történő számlázás szerződésmódosítást követően, egyedi kód birtokában lehetséges.

A csekkel ellátott, perforált papír biztosítása a felhasználó feladata.

A kapcsoló mellett kiválasztható, hogy a használt papír mérete A4-es szabvány szerinti, vagy egyedi (ME).

Nyomtatáskor a program a papírformátumnak megfelelően helyezi el az adatokat, és kitölti a csekk rovatait is.

Csekkes számla kiállítására csak a Számlázás→Számlakészítés→Magyar nyelvű forintos menüpontban van lehetőség, a "GHUN_CSEKK1" formátum kiválasztásával.

A "GHUN_CSEKK1" formátum mellett kiválasztható, hogy a csekkes papír mérete A4-es szabvány (A4) szerinti vagy egyedi (ME) legyen.

A program a számlák valamennyi eredeti és másolati példányát csekkes formátumban nyomtatja, de a nyomtatóba csekkes papírt helyezni csak a vevő részére továbbítandó példány nyomtatásához szükséges.
Csekk függőleges korrekció

A nyomtató típusának megfelelően változtatható a sorok helyes elhelyezése a csekken. A beállított szám mínusz előjelű is lehet.
Számlázásnál blokknyomtató használata

Az elkészült számla blokknyomtatóra is nyomtatható.
Blokknyomtató port

Nyomtató tulajdonságainál beállított port megadása.
Blokknyomtató bal margó

A blokk bal oldali margójának értéke, vagyis a papír bal szélétől üresen hagyott karakterek száma.
Blokknyomtató lábléc

Külön beállítható szöveg a számla végére.
Gázolaj felhasználás - Oszlopok száma

Gázolaj felhasználás esetén a számlán megjelenítendő oszlopok számát lehet megadni.
Vevő e-mail címének megjelenítése

Elektronikus számlaküldés esetén a partneradatoknál rögzíteni kell a vevő számlabefogadásra alkalmas e-mail címét. Számlán történő megjelenítését a jelölő négyzetben történő jelöléssel kérhetjük.
XML számlák helye

Automatikus fogadás esetén szükséges kitölteni.
TYR számlázás

Egyedi számlafunkció. TYR számla nyomtatásakor a folyamatjelző megjelenik.
KP számla automatikus dátumbeállítása

A funkció bekapcsolásakor készpénzes számla kiállításakor a dátum-mezőkbe automatikusan a számla kiállításának napja kerül.

Számla2¶

Számlázásnál ÁFA kulcs kézi megadása

Bekapcsolásával biztosíthatjuk, hogy a számlakészítés során az F3 Tételek ablakon a Terméktörzsben megadott ÁFA kulcstól eltérjünk.
Példányszám nyomtatása a számlára

Bekapcsolása esetén a Beállítások→Számla1 fülön a Nyomtatott számlák példányszáma mezőben megadott érték szerint történik a megírt számlák kinyomtatása, s nyomtatáskor megjelenik a számlán az aktuális példányszám (pl. 2 példány esetén 2/1. példány, 2/2. példány).
Bruttó egységáras számlázás

Választása esetén számlakészítéskor a kiszámlázott termék, szolgáltatás bruttó egységárát adjuk meg.

Szintén a Számla2 fülön van lehetőség a Készlet modulból történő számlázás felhasználói igény szerinti beállításaira.

Deviza¶

Értékelési és ÁFA árfolyam megegyezik

Amennyiben a cég számviteli politikája alapján követeléseit és ÁFA kötelezettségét azonos árfolyamon értékeli, ezt a funkciót be kell kattintani. Ez esetben ugyanis a számlázás során egyetlen árfolyam-mező jelenik meg, illetve a beállításokban nincs szükség devizás ÁFA átvezetési számla megadására.
Devizás ÁFA átvezetési számla

Idegen devizában kiállított számla esetén a cég választásától függően eltérő árfolyamon is értékelhető a követelések és az ÁFA összege. Ekkor a vevőkövetelés értékelése a cég számviteli politikájában meghatározott árfolyamon történik, míg az ÁFA bevalláshoz eltérő árfolyamon történik a forintosítás. Az eltérő értékelés könyveléséhez technikai számla szükséges.

Ezen a számlán fog megjelenni az ÁFA két eltérő árfolyamú értékéléséből adódó különbözet, melyet később egy külön könyvelési tételben árfolyam-különbözetként rendezni kell.

Amennyiben az "Értékelési és ÁFA árfolyam megegyezik" funkció nincs bekattintva, úgy ez a mező nem maradhat üres.

Előleg¶

Az előlegszámlák és azokhoz kapcsolódó végszámlák készítése a szokásostól eltérő módon történik. A kiállított számlákhoz kapcsolódóan az előleg kezelése kétféle módon történhet. A cég választása szerinti módszert (egyszerű vagy átvezetéssel) itt kell jelölni.

Az előlegszámlák készítésének egyik feltétele, hogy rendelkezzünk olyan számlatömbbel, melyben kizárólag előlegszámlák készülnek.

Ehhez a Szerviz→Beállítások→Naplóformátumok menüpontban kell olyan számlatömböt felvennünk, melynél bekattintjuk az "Előlegszámla" kapcsolót.

Könyvelés módja: Egyszerű

Fentieken túl a helyes könyveléshez előre meg kell adnunk két főkönyvi számot.

Az első a vevőktől kapott bruttó előlegek nyilvántartására szolgáló számla (pl.: 453), a második az ilyen tételek ÁFA tartalmának elszámolására használt számla (pl.: 368).

Megadni csak a számlatükörben létező főkönyvi számokat lehet.

Példa a vevőktől kapott előleg egyszerű kezelésének lépéseire:
1. Elkészül az előlegbekérő levél, mely alapján nem könyvelünk semmit!
2. Az előleg-összeg beérkezésekor a kapott előlegről számlát kell kiállítani, melyre rá kell vezetni az előlegre utaló kifejezést. A számlán a teljesítés dátuma az előleg-összeg átvételének, jóváírásának napja. Ez a számla lesz az ÁFA bevallás bizonylata.
  
  Az előlegszámla kiállítása nem eredményez könyvelési tétel, vagyis a jóváírt előleget és a kapcsolódó ÁFA- fizetési kötelezettséget manuálisan kell könyvelni a főkönyvben:
  
  384 - 453 127.000 Vevőtől kapott előleg bruttó összege
  
  368 - 467 27.000 ÁFA fizetési kötelezettség előírása (adóalap: 100.000)
3. Végszámla kiállításakor a program által képzett főkönyvi tételek:
  
  311 - 911 400.000 Teljes nettó árbevétel
  
  311 - 467 108.000 Teljes ÁFA összeg (adóalap: 400.000)
  
  A számlán fel kell tüntetni a teljes ellenértéket, valamint azt, hogy a 127.000 Ft előleg-befizetés történt, így pénzügyileg 381.000 Ft teljesítendő.
  
  Előleg beszámításának könyvelését a program automatikusan végzi:
  
  453 - 311 127.000 Előleg bruttó összegének átvezetése a végszámla azonosítójára
  
  Fizetendő forgalmi adó helyesbítését a program szintén automatikusan könyveli:
  
  467 - 368 27.000 előleggel kapcsolatos ÁFA köt. visszavezetése (adóalap: 100.000)
Könyvelés módja: Átvezetéssel

Amennyiben az előlegszámla készítésekor szeretnénk ahhoz automatikus könyvelést kapcsolni, úgy kattintsunk az Átvezetéssel kapcsolóra. Ez esetben két átvezetési számla megadása szükséges (például a kapott bruttó előlegek átvezetésére szolgáló számla: 459, és az előleg ÁFA tartalmának átvezetésére használt számla: 369).

Megadni csak a számlatükörben létező főkönyvi számokat lehet.

Példa a vevőktől kapott előleg átvezetéssel történő kezelésének lépéseire:
1. Elkészül az előlegbekérő levél, mely alapján nem könyvelünk semmit!
2. Az előleg-összeg beérkezésekor a kapott előlegről számlát kell kiállítani, melyre rá kell vezetni az előlegre utaló kifejezést. A számlán a teljesítés dátuma az előleg-összeg átvételének, jóváírásának napja. Ez a számla lesz az ÁFA bevallás bizonylata.
  
  Az előlegszámla kiállításakor az alábbi tételek automatikusan bekerülnek a főkönyvbe:
  
  459 - 453 127.000 Vevőtől kapott előleg bruttó összege
  
  368 - 369 27.000 ÁFA fizetési kötelezettség előírása (adóalap: 100.000)
  
  A jóváírt előleget és a kapcsolódó ÁFA- fizetési kötelezettséget manuálisan kell könyvelni a főkönyvben:
  
  384 - 459 127.000 Vevőtől kapott előleg bruttó összege
  
  369 - 467 27.000 ÁFA fizetési kötelezettség előírása (adóalap: 100.000)
3. Végszámla kiállításakor a program által képzett főkönyvi tételek:
  
  311 - 911 400.000 Teljes nettó árbevétel
  
  311 - 467 108.000 Teljes ÁFA összeg (adóalap: 400.000)
  
  A számlán fel kell tüntetni a teljes ellenértéket, valamint azt, hogy a 127.000 Ft előleg-befizetés történt, így pénzügyileg 381.000 Ft teljesítendő.
  
  Előleg beszámításának könyvelését a program automatikusan végzi:
  
  453 - 311 127.000 Előleg bruttó összegének átvezetése a végszámla azonosítójára
  
  Fizetendő forgalmi adó helyesbítését a program szintén automatikusan könyveli:
  
  467 - 368 27.000 előleggel kapcsolatos ÁFA köt. visszavezetése (adóalap: 100.000)

Szövegek¶

A számlázás során használatos, különböző fizetési módok esetén szükséges szövegek rögzíthetők ebben a menüpontban. Ezek a szövegek láblécként jelennek meg a számla végén.

Szöveg tárolható készpénzzel, átutalással, csekkel, bankkártyával teljesítendő, már teljesített, továbbá utánvétellel vagy barterrel kiegyenlített számlázás esetére.

Lehetőség van a számla, illetve szállítólevél fejlécén megjelenő információk megjelenítésére is. a "Szöveg a számla fejrészében" menüponttal. Az itt bevitt adatok megjelennek a kiállított számlán a számlakibocsátó azonosítására szolgáló adatok között. Olyan információk rögzítését lehet itt elvégezni, melyeket a felhasználó feltétlenül fel szeretne tüntetni a számlán cégadatai között, pl. FELIR kód. A beírt adatoktól függően a számla fejrésze rugalmasan változik.

A beírt szövegek formázhatók, majd az azonosításukra szolgáló név megadásával elmenthetők.

Számlatömb ellenőrzés¶

Beállítható a Számlatömb – Főkönyvi számlaszám kapcsolat figyelése, amely ellenőrzi, hogy a kiválasztott számlatömbben csak olyan vevő részére készülhet számla, aki az összerendelés során megadott vevőcsoportba tartozó főkönyvi számlaszámmal rendelkezik.

A számlázás során értelmezhető számlatömb – vevőszám csoport összerendeléseket a következők szerint lehet megadni:

Kattintsunk be a "Számlatömb-vevőszámla kapcsolat ellenőrzése" jelölőnégyzetet.
A számlatömbök listájáról válaszunk ki egy tömböt (pl.: Belföldi).
A Vevőszámla-csoport mezőbe írjuk be a választott tömbben számlázható vevőszámok kezdetét (pl.: 311). Egyszerre csak egy vevőszám-kezdet adható meg!
Kattintsunk a Bevitel gombra.
Ha a kiválasztott tömbben (pl.: Belföldi) más kezdetű vevőszámok is értelmezhetők, ismét válasszuk ki a számlatömböt.
A Vevőszámla-csoport mezőbe írjuk be azt a vevőszámla-kezdetet, amely a tömbben még elfogadható (pl.: 312).
Ismét kattintsunk a Bevitel gombra.
A fentiek szerint adjuk meg a további számlatömb-vevőcsoport kapcsolatokat is (pl.: Devizás – 316).
A Rendben gombra kattintva lépjünk ki a menüpontból.

Fenti teendőket új évi számlázás indításakor ismételten be kell állítani, mivel az összerendelések csak az adott évi számlatömbökre vonatkoznak.

A megfelelő kapcsolatok beállítása után számlakészítéskor a program ellenőrzi a kiválasztott tömb és vevő kapcsolatának helyességét.

Hibás választás esetén figyelmeztetést kapunk, illetve nem készül el a számla.

Új vevő felvitele¶

Amennyiben olyan vevő részére kell számlát készíteni, aki a nyilvántartásban még nem szerepel, szükséges a főkönyvi számlaszám, és az új partner adatainak rögzítése.

Ennek módszerét megtalálja: ==Törzsadatok→Partner felvétel, ==Törzsadatok→Partner cím kezelés

Sok készpénzes vevő esetén elegendő egy főkönyvi számlát felvenni (pl. 311001 Készpénzes vevők). Ilyenkor a partnerek listáján Törzsadatok→Törzsadatok→Partnerek a Számlák gombra kattintva hozzá tudjuk rendelni minden egyes készpénzzel fizető partnerhez ugyanazt a főkönyvi számlaszámot (példánkban 311001).