Elektronikus számlák készítése¶
A www.e-szamla.hu oldalt üzemeltető AppSol Informatikai Zrt.-vel közösen fejlesztett szolgáltatás az Interneten keresztül biztosítja a hitelesített elektronikus számlák kibocsátását és befogadását, biztonságos körülmények között.
A papíralapú bizonylatokat nélkülöző szolgáltatás megfelel az elektronikus számla jogszabályban előírt követelményeinek.
Az elektronikus számlázás funkció használatára külön díjazás ellenében (egyedi kód birtokában), illetve az AppSol Zrt.-vel történő online szerződéskötés esetén van lehetőség.
Indítási teendők¶
Az e-számlák kiállítása előtt a DimSQL programban az alábbi beállítások szükségesek:
Egyedi kód¶
Az elektronikus számlázás kóddal védett.
A használatához szükséges egyedi kódot a Dimenzió Kft. biztosítja, melyet a főképernyő Cégadatok vagy Védelmi kódok menüpontjában kell megadni.
Regisztrációs adatok megadása¶
A főképernyő Védelmi kódok menüpontjának ablakán, az „Elektronikus számlázás” fülön írjuk be az APPSOL Informatikai Zrt.-től kapott azonosítót és jelszót.
Cégadatok megfelelő bontása¶
A főképernyőn található Cégadatok menüpontban, a Cím szerkesztése gombra kattintva van lehetőség a címadatok megfelelő bontásban történő megadására.
Az elektronikus számlák miatt az Irányítószám – Település – Közterület neve – Közterület jellege szerinti bontás szükséges (számlázáskor ezeket ellenőrzi a program), ezért a címadatoknak a megfelelő mezőkben kell szerepelnie.
Amennyiben a Közterület jellegéhez nem tudunk mit beírni, akkor a legördülő listáról válasszuk a <nincs> opciót.
Számlázási beállítások¶
A Számlázás→Beállítások→Beállítások menüpontban el kell végezni az elektronikus számlakészítéshez szükséges beállításokat
| Nyomtatási előnézet | E-számla példányszám | Számlakészítés |
|---|---|---|
| Van pipa | 0 | XML fájlba |
| Van pipa | 1 | XML + nyomtatás |
| Nincs pipa | 0 | XML fájlba |
| Nincs pipa | 1 | XML + nyomtatás |
Elektronikus számlák készítése¶
A számlakészítés a normál számlakészítéssel azonos módon történik.
A számlakészítő ablakba történő első belépéskor a program ellenőrzi, hogy a számlakibocsátó cégadatai megfelelnek-e az elektronikus számlakészítés követelményeinek.
A számlakibocsátó hiányzó adatait a főmenü Cégadatok gombjára kattintva lehet megadni.
Amennyiben a program nem talál hiányzó adatot, elindul a számlakészítés.
A számlakészítés menete a papíralapú számlákétól a Vevő, számla adatok kitöltése (F2) fül alábbi mezőinél tér el:
Vevő
A számlakészítés során a program a vevő adatainál is ellenőrzi, hogy megfelelnek-e az elektronikus számlakészítés feltételeinek.
Emiatt egyrészt a vevő címadatait az Törzsadatok→Partner cím kezelése című részben leírtak szerint kell elvégezni.
Másrészt az e-számláról szóló értesítés kiküldése érdekében ismernünk kell a vevő e-mail címét. Az e-mail címet a partneradatokat tartalmazó ablak harmadik, „Számla / Készlet adatok” fülén, az Elektronikus számlázás részben kell megadni.
Előfordulhat, hogy a vevő már regisztrált ügyfele az APPSOL Informatikai Zrt.-nek, így rendelkezik saját e-számla azonosítóval. Ez esetben a vevő e-számla azonosítóját is meg kell itt adni.
Típus
A számlakészítés során a „Vevő, számla adatok kitöltése (F2)” fül Típus mező beállítása dönti el, hogy papíralapú, nyomtatott vagy elektronikus számla készül. E-számla partner vevőnek számlázáskor a számla típusa automatikusan „Elektronikus” -ra vált.
A két számlatípus elkülönítése nem igényel eltérő sorszámozást, vagyis emiatt nincs szükség külön számlatömbök létrehozására.
A számlakészítés egyéb lépéseiben a nyomtatott és elektronikus számlák között nincs eltérés.
Az elkészült számlák nem kerülnek azonnal továbbításra a vevő felé.
Az e-számlák kiküldésének menetét a következő pont tartalmazza.
Elektronikus számlák kezelése¶
Az elektronikus számlák kiküldésére a Számlázás→Kivonatok→Elektronikus számlák menüpont ad lehetőséget.
Az ablak alsó részén kiválasztható, hogy a vevő mikor kapjon e-mailben értesítést a számláról:
- a szolgáltató általi hitelesítés után, vagy
- a kiküldést követően azonnal (hitelesítés előtt)
Számlák kiküldése¶
A funkció az e-számlákat melléklet nélkül továbbítja.
A listában jelöljük ki a küldendő számlákat a sor eleji jelölőnégyzet bekattintásával.
A Számlák küldése gombra kattintva a program internetes kapcsolatot létesít az APPSOL Informatikai Zrt.-vel, ezután küldésre kerülnek a számlák adatait tartalmazó XML fájlok.
Az elektronikus számlák hitelesítését, vevő részére történő továbbítását, illetve tárolását az APPSOL Informatikai Zrt. biztosítja, aki a számlákat elektronikus aláírással és a kiállítás időpontját hitelesítő időbélyeggel látja el.
A kiküldött számlákat lila háttérszín jelöli, illetve az „Elküldve” oszlopban megjelenik a továbbítás időpontja.
Számlák kiküldése melléklettel¶
Ez az opció az e-számlákat melléklettel együtt továbbítja. Maximum 3db fájl csatolható a számlához, legfeljebb 2 Mbyte méretig, kétféle módon:
Melléklet csatolása a levélhez
A hiteles számla PDF-fel egy e-mail-ben, de külön fájl(ok)ban kerül kiküldésre. Ilyenkor külön csatolmányként nem kerül letárolásra a Dokumentumok közé az e-számla szerveren ( https://www.e-szamla.hu/ ), csak a számlával együtt kerül kiküldésre.
Melléklet csatolása a számla pdf-be
Ilyenkor a melléklet(ek) a hiteles számla PDF-be van(nak) beágyazva és kiküldve, és az e-számla szerveren is együtt kerülnek tárolásra, így utólag is bármikor letölthetőek a számlával együtt a felületről ( https://www.e-szamla.hu/ ).
A DimSQL szoftver a mellékletet nem tárolja.
Amennyiben a melléklet csatolása után az e-számla mégsem kerül elküldésre, úgy egy későbbi küldés előtt ismét csatolni kell a mellékletet.
Számla fizetve státusz beállítása¶
Ebben a menüpontban a pénzügyileg rendezett számlákat jelölhetjük meg.
A listában jelöljük ki a kiegyenlített számlákat a sor eleji jelölőnégyzet bekattintásával, majd kattintsunk a „Számla fizetve beállítása” gombra.
A kiegyenlített számlákat zöld háttérszín jelöli, illetve a „Fizetve” oszlop értéke N-ről I-re vált.
Számla újraküldése¶
Amennyiben az e-számlák adatait tartalmazó, már elküldött XML fájlok valamilyen okból nem érkeztek meg az APPSOL Informatikai Zrt.-hez, úgy kijelölésüket követően a „Számla újraküldése” gombbal ismét továbbíthatók.
Az e-számlák közötti keresés¶
Az ablak felső részén különböző beállításokat találunk, melyek a számlák közötti keresést szolgálják.
Az első kapcsoló segítségével beállítható, hogy a listán „Minden számla” vagy csak az „El nem küldött számlák” jelenjenek meg. Használata megkönnyíti a kiküldésre váró számlák keresését.
Egy legördülő listáról az alábbi szűrési lehetőségek közül választhatunk:
- Vevő neve
- Sorszám
- Létrehozva
- Elküldve
- Fizetve
Bármelyik opciót kiválasztása után pontosítanunk kell, hogy a megjelölt oszlopban milyen értéket keressen a program.
A „Vevő neve” és a „Sorszám” esetén elegendő a keresett adat első néhány karakterét beírni, vagyis nem szükséges a keresett érték pontos és teljes megadása.
A „Fizetve” oszlopban „I” – Igen vagy „N” – Nem értékekre kereshetünk.
A keresés a „Szűrés” gombra kattintva indul el.