Könyvelés

Itt a pénztárbizonylatokkal kapcsolatban három variációt kínál a program:

• Bizonylatkészítés
• Bizonylatkészítés könyveléssel
• Utólagos könyvelés

A Bizonylatkészítés és a Bizonylatkészítés könyveléssel menüpontok közötti különbség csupán annyi, hogy a második menüpontban az elkészített bizonylatok egyidejűleg rögzítésre kerülnek a főkönyvi könyvelésben is, emiatt ekkor több adatot kér a program.

Könyvelés nélküli bizonylatkészítés esetén a tételek az "Utólagos könyvelés" menüpontban várakoznak a hiányzó adatok pótlására. Az adatok pótlása után történik meg a könyvelésük.

A Szerviz→Beállítások→Könyvelési és számla paraméterek→Könyvelés állva jelölhetjük Pénztár könyveléskor figyelmeztet, ha már létezik a mögöttes bizonylatszám funkciót.

Bizonylatkészítés¶

Ebben a menüpontban az elkészített bizonylatok nem kerülnek rögzítésre a főkönyvi könyvelésben. Az elkészített bizonylatokat a Pénztár→Könyvelés→Utólagos könyvelés menüpontban könyvelhetjük le.

• Tömb

  A legördülő listáról, vagy a tömb kezdőbetűjének beírásával válasszuk ki a használni kívánt bizonylattömböt.

  Ezt előzetesen meg kell nyitnunk a Szerviz→Beállítások→Naplóformátumok→Pénztártömbök menüpont alatt.

  Minden megnyitott bizonylattömbhöz egy főkönyvi pénztárszámla rendelhető. Egy bizonylattömbön belül kiadási és bevételi pénztárbizonylat is készíthető.

  A tömb megadása után a következő mezőkben megjelenik a hozzá tartozó főkönyvi számlaszám, annak egyenlege, devizaneme, illetve a már kiállított bevételi és kiadási bizonylatok száma.

  A tételek felvitele során az egyenleg folyamatosan módosul.

• Kiadás/Bevétel

  A B illetve K gombokkal, illetve a legördülő listáról kiválaszthatjuk, hogy kiadási vagy bevételi pénztárbizonylatot fogunk készíteni.

• Bizonylat dátuma

  A pénzmozgás napja.

  A program a bevételi és kiadási bizonylatok dátumának növekedését (külön-külön) figyelemmel kíséri. Ezzel biztosítható, hogy a sorszámok növekedésével szinkronban a bizonylatok is időrendi sorrendben készüljenek el.

  Mindennek következtében a bevételi bizonylatok esetén nem adható meg az utolsó bevételi bizonylat dátumánál korábbi dátum, míg a kiadási bizonylatok esetében nem adható meg az utolsó kiadási bizonylat dátumánál korábbi dátum.

  Segédbillentyűk:

  • F11 - mai dátum

  • F12 - naptár

• Be-, kifizető neve

  Az alapbizonylaton megjelölt befizető vagy pénzt átvevő megnevezése. A program megjegyzi a korábban felvitt adatokat, amelyek közül az F12 gomb segítségével tudunk választani.

• Új (F5)

  Új pénzmozgás rögzítése a bizonylaton.

• Partner adószáma (F12)

  Megadása nem kötelező.

  Abban az esetben szükséges, ha a pénzmozgás készpénzes szállítói számla kiegyenlítéásére irényult.

  Az alap bizonylaton szereplő adószám beírása után automatikusan kitöltésre kerül a partner neve. Az adószám mezőben használható az F12 billentyű, mellyel a partnertörzsből tudjuk kiválasztani (ha korábban ott rögzítésre került) a készpénzes számla kiállítóját.

  Előfordulhat, hogy az adószám rögzítése után figyelmeztető üzenetet kapunk:

  Figyelem!

  Az adószám nem szerepel a partner törzsben!

  Ekkor az adószám mezőben, az F12 billentyűvel a partner törzset behíhatjuk és ott Törzsadatok→Partner felvétele leírtak szerint rögzíthetjük az új partnert.

• Kisadózó

  2022. augusztus 31. után nem kitölthető.

• Szöveg

  A pénzmozgáshoz tartozó szöveg. Hasznos az előre definiált szövegek használata. A már felvitt szövegek a szövegmezőben állva F12 gomb megnyomásával jeleníthetőek meg, illetve ezt követően F5 gombbal új szöveget tárolhatunk.

• Mögöttes bizonylatszám

  Megadása nem kötelező.

  Rögzítése abban az esetben szükséges, ha a pénzmozgás készpénzes szállítói számla kiegyenlítésre irányult.

• Összeg

  A ki- vagy befizetett összeg a mező után látható devizanemben.

• Rendben (F10)

  A rendszer visszalép az előző ablakba. A felvitt tételeket listázva láthatjuk.

Új tételt az Új (F5) megnyomásával vihetünk fel. Tételt módosítani a Szerkeszt (F4) gombbal, törölni a Töröl (F8) gombbal tudunk.

A Címletek gombra megjelenő ablakban lehetőség van az átvett, vagy kiadott készpénz címletek szerinti darabszámát megadni, mely alapján a program kiszámolja a bizonylat végösszegét. Ez megkönnyítheti a pénzszámolás kézi folyamatát.

A bizonylat rögzítése előtt a program ellenőrzi, hogy a bizonylat és a címletjegyzék végösszege megegyezik-e. Eltérés esetén figyelmeztetést kapunk, adott esetben a visszajáró összeg feltüntetésével.

Ha a felvitt tételek helyesek, a Rendben (F10) gombbal rögzíthetjük azokat.

Amennyiben a Szerviz→Beállítások→Könyvelési és számlaparaméterek menüpont Kerekítés fülén be van kapcsolva a pénztárbizonylatok végösszegének figyelése, akkor a forintos pénztári bizonylatok rögzítése előtt (vagyis nem egy-egy tétel felvitele előtt, hanem a teljes bizonylat rögzítésekor) a program megvizsgálja a rögzítendő bizonylat végösszegét.

Ha a végösszeg utolsó számjegye nem nulla vagy 5, úgy a program üzenettel figyelmezteti a felhasználót a kerekítési különbözet elszámolására.

Az üzenet tiltó jellegű, vagyis a bizonylat mindaddig nem rögzíthető, amíg a felhasználó kerekítéssel nem korrigálja a végösszeget.

A bizonylat rögzítés után kinyomtatható.

Nyomtatással kapcsolatos beállítások megtalálhatók a Beállítások→Könyvelés, nyomtatás, egyéb címszó alatt.

Bizonylatkészítés könyveléssel¶

Ebben a menüpontban az elkészített bizonylatok egyidejűleg rögzítésre kerülnek a főkönyvi könyvelésben is.

• Időszak

  Az időszak alapvetően a pénzmozgás hónapjával azonos (pl: január = 1). Az időszakot az ablak felső részére kattintva változtathatjuk meg. A könyvelt tétel a főkönyvben erre az időszakra rögzül.

• Tömb

  A legördülő listáról, vagy a tömb kezdőbetűjének beírásával válasszuk ki a használni kívánt bizonylattömböt. Ezt előzetesen meg kell nyitnunk a Szerviz→Beállítások→Naplóformátumok→Pénztártömbök menüpont alatt. Minden megnyitott bizonylattömbhöz egy főkönyvi pénztárszámla rendelhető. Egy bizonylattömbön belül kiadási és bevételi pénztárbizonylat is készíthető.

  A tömb megadása után a következő mezőkben megjelenik a hozzá tartozó főkönyvi számlaszám, annak egyenlege, devizaneme, illetve a már kiállított bevételi és kiadási bizonylatok száma. A tételek felvitele során az egyenleg folyamatosan módosul.

• Kiadás/Bevétel

  A B illetve K gombokkal, illetve a legördülő listáról kiválaszthatjuk, hogy kiadási vagy bevételi pénztárbizonylatot fogunk készíteni.

• Bizonylat dátuma

  A pénzmozgás napja.

  A program a bevételi és kiadási bizonylatok dátumának növekedését (külön-külön) figyelemmel kíséri. Ezzel biztosítható, hogy a sorszámok növekedésével szinkronban a bizonylatok is időrendi sorrendben készüljenek el.

  Mindennek következtében a bevételi bizonylatok esetén nem adható meg az utolsó bevételi bizonylat dátumánál korábbi dátum, míg a kiadási bizonylatok esetében nem adható meg az utolsó kiadási bizonylat dátumánál korábbi dátum.

  Segédbillentyűk:

  • F11 - mai dátum

  • F12 - naptár

• Be-, kifizető neve

  Az alapbizonylaton megjelölt befizető vagy pénzt átvevő megnevezése.

  A program megjegyzi a korábban felvitt adatokat, amelyek közül az F12 gomb segítségével tudunk választani.

• Új (F5)

  Új pénzmozgás rögzítése a bizonylaton.

• Könyvelési oldal

  A könyvelési oldalt a program automatikusan beállítja attól függően, hogy pénzbevételt vagy kiadást rögzítünk.

• Tartozik/Követel számla

  Az ellenszámla megadásának helye. Az F12 gomb megjeleníti a számlatükröt, amiből a megfelelő soron állva ENTER megnyomásával kiválasztható a számlaszám.

• ÁFA számla

  Az ÁFA számla megadásának helye.

  Több tétel egymás utáni felvitele esetén az ÁFA számla megadásakor az előző ÁFA számlát hozza fel a rendszer. Így ha ismételten a 4662-es ÁFA számlára könyvelünk, akkor elegendő csak a 4-es számot beütni, és 4662 ÁFA számlát hozza fel a program.

ÁFA nélküli tételnél egy ENTER-rel továbbléphetünk.

• ÁFA oldal

  ÁFA számla megadása esetén jelenik meg.

  A program a tipikus ÁFA oldalt ajánlja fel.

• Előleg / Előleg beszámítás

  Bekattintásakor indokolt ha a készpénzes számla előleget tartalmaz vagy végszámlát könyvelünk. Főkönyv→Könyvelés→Szállító napló→Adott előlegek könyvelése

• Gyűjtőkódok

  Amennyiben a Kontrolling→Törzsadatok→Gyűjtők beállítása menüpont alatt a Pénztár modulra beállítottuk egyes gyűjtőkódok használatát, akkor a tételfelvitel során megjelennek ezen gyűjtőkódok megadására szolgáló mezők.

• Adószám

  Megadása nem kötelező.

  Abban az esetben szükséges, ha a pénzmozgás készpénzes szállítói számla kiegyenlítéásére irényult.

  Az alap bizonylaton szereplő adószám beírása után automatikusan kitöltésre kerül a partner neve. Az adószám mezőben használható az F12 billentyű, mellyel a partnertörzsből tudjuk kiválasztani (ha korábban ott rögzítésre került) a készpénzes számla kiállítóját.

  Előfordulhat, hogy az adószám rögzítése után figyelmeztető üzenetet kapunk:

  Figyelem!

  Az adószám nem szerepel a partner törzsben!

  Ekkor az adószám mezőben, az F12 billentyűvel a partner törzset behíhatjuk és ott Törzsadatok→Partner felvétele leírtak szerint rögzíthetjük az új partnert.

• Azonosító

  Vevői vagy szállítói számlákat érintő tételek esetén megjelenő mező. Pénzügyi azonosító, a számla sorszáma. Kitöltése kötelező.

  Segédbillentyű:

  • F12 - megjeleníti a nyitott tételeket

• Mögöttes bizonylatszám

  Megadása nem kötelező.

  Rögzítése abban az esetben szükséges ha a pénzmozgás készpénzes szállítói számla kiegyenlítésére irányult.

• Korrigált biz.szám

  Korrekciós számlák (pl: érvénytelenítő vagy módosító számlák) könyvelésekor, itt kell megadni az eredeti (korrigált) számla sorszámát.

• Telj. dátum

  ÁFA könyvelése esetén megjelenő mező. A számla teljesítési dátuma, az ÁFA kimutatásokban kezelt dátumbesorolás alapja.

• ÁFA időszak

  A teljesítés napjából automatikusan kitöltésre kerülő mezők (év/hónap). Átírható.

• Szöveg

  A pénzmozgáshoz tartozó szöveg.

  Hasznos az előre definiált szövegek használata. A már felvitt szövegek a szövegmezőben állva F12 gomb megnyomásával jeleníthetőek meg, illetve ezt követően F5 gombbal új szöveget tárolhatunk.

  Ajánlatos a Főkönyv modul Beállítások→Felhasználói paraméterek→Fenntartás ablakban a szöveg fenntartását bejelölni, így több hasonló tétel felvitelekor a szöveg mezőn egy Enter-rel átléphetünk.

• Adó (Adóablak)

  ÁFA számla használata esetén jelenik meg, az adóalapok és a hozzátartozó ÁFA bevitelére szolgál.

  A bevitel módja lehet bruttó vagy nettó.

  Választása történhet B vagy N gombokkal, vagy a Space billentyű megnyomása után a nyilakkal.

  Bruttó választása esetén a bruttó összeg ÁFA tartalmát határozza meg a gép, nettó választása esetén az ÁFA alapból az ÁFA kulcs alapján számítja ki az ÁFA összeget.

  A táblázat bal oldalán található jelölő négyzetekkel az egyes ÁFA sorok kikapcsolhatók. Például 5 %-os ÁFA ritkán fordul elő, így azt a jelölőnégyzetből kivéve gyorsabban felvihetjük az ÁFÁ-s tételeket, hiszen nem kell Enter-rel végiglépegetnünk az üresen hagyott sorokon. (Ha szükséges egy kattintással visszaállíthatók.)

  Az alaphoz tartozó ÁFA-t a program számolja ki. Ha a számlán eltérő kerekítés miatt más összeg szerepel, úgy egérrel az ablakra kattintunk, majd bevisszük a megfelelő összeget. Ekkor a program felkiáltó jellel jelzi a pontatlan ÁFA értéket. Adóablakból a Rendben gombbal léphetünk ki, majd ismét a Rendben gombra kattintva befejezhetjük a tétel felvitelét.

  Általános leírások → Érvényes ÁFA kulcsok

• Összeg

  Ha a tétel ÁFÁ-t nem érint, az összeget nem az adóablakban, hanem külön megjelenő összeg mezőben tudjuk megadni.

  Amennyiben a Szerviz→Beállítások→Könyvelési és számlaparaméterek menüpont Kerekítés fülén be van kapcsolva a készpénzes kiegyenlítés kerekítés automatikus elszámolása, illetve kitöltöttek a nyereség és veszteség elszámolására szolgáló számlák mezői, akkor a vevői vagy szállítói azonosító alapján felajánlott nyitott végösszeg (0 vagy 5 végződésű értékre) átírása után a program a kerekítési különbözetet automatikusan lekönyveli.

  Az összeg mező kitöltése után szintén a Rendben gomb zárja le a felvitelt.

• G. E. kód (F6)

  Amennyiben gazdasági esemény kód használatával szeretnénk könyvelni, akkor az Új (F5) gomb helyett a G.E. kód (F6) gomb megnyomásával megjelenik egy ablak, ahol a Főkönyv→Törzsadatok között rögzített eseménykódok között választhatunk.

A felvitt tételeket listázva láthatjuk. Új tételt az Új (F5) megnyomásával vihetünk fel. Tételt módosítani a Szerkeszt (F4) gombbal, törölni a Töröl (F8) gombbal tudunk.

A Címletek gombra megjelenő ablakban lehetőség van az átvett, vagy kiadott készpénz címletek szerinti darabszámát megadni, mely alapján a program szorzással kiszámolja a bizonylat végösszegét. Ez megkönnyítheti a pénzszámolás kézi folyamatát.

A bizonylat rögzítése előtt a program ellenőrzi, hogy a bizonylat és a címletjegyzék végösszege megegyezik-e. Eltérés esetén figyelmeztetést kapunk, adott esetben a visszajáró összeg feltüntetésével.

Ha a felvitt tételek helyesek, a Rendben (F10) gombbal rögzíthetjük azokat.

Amennyiben a Szerviz→Beállítások→Könyvelési és számlaparaméterek menüpont Kerekítés fülén be van kapcsolva a pénztárbizonylatok végösszegének figyelése, akkor a forintos pénztári bizonylatok rögzítése előtt (vagyis nem egy-egy tétel felvitele előtt, hanem a teljes bizonylat rögzítésekor) a program megvizsgálja a rögzítendő bizonylat végösszegét.

Ha a végösszeg utolsó számjegye nem nulla vagy 5, úgy a program üzenettel figyelmezteti a felhasználót a kerekítési különbözet elszámolására.

Az üzenet tiltó jellegű, vagyis a bizonylat mindaddig nem rögzíthető, amíg a felhasználó kerekítéssel nem korrigálja a végösszeget.

A bizonylat rögzítés után kinyomtatható.

Nyomtatással kapcsolatos beállítások megtalálhatók az Beállítások→Könyvelés, nyomtatás, egyéb címszó alatt.

Rontott bizonylatok javítási lehetőségei¶

Hibás pénztárbizonylat kiállítása több okból is előfordulhat:

• téves összegű bizonylat kiállítása
• téves irányú bizonylat kiállítása (pl.: bevételi helyett kiadási bizonylat készítése)
• rontott bizonylat kiállítása
• téves dátumú bizonylat kiállítása (későbbi dátum megadása)

Téves összegű bizonylat javítása¶

Amennyiben téves összeg került egy bizonylatra, úgy célszerű egy új, ugyanolyan adatokkal (dátum, szöveg, stb.) ellátott bizonylatot készíteni a különbözet összegéről.

Ha az eltérésre csak később (pl.: a következő pénztár-ellenőrzés napján) derül fény, úgy a korrigáló bizonylatot a zárás napjának dátumával lehet kiállítani.

Téves irányú, vagy rontott bizonylat javítása¶

Rontott bevételi bizonylat ellentételezése történhet:

• ugyanolyan adattartalmú (dátum, szöveg, stb.), de negatív összegű bevételi bizonylat kiállításával

• ugyanolyan adattartalmú (dátum, szöveg, stb.) és összegű kiadási bizonylat kiállításával

Rontott kiadási bizonylat ellentételezése történhet:

• ugyanolyan adattartalmú (dátum, szöveg, stb.), de negatív összegű kiadási bizonylat kiállításával

• ugyanolyan adattartalmú (dátum, szöveg, stb.) és összegű bevételi bizonylat kiállításával

Amennyiben szükséges, a korrigáló (ellentételező) bizonylat kiállítása után el kell készíteni a helyes bizonylatot.

Téves dátumú bizonylat javítása¶

A program a bevételi és kiadási bizonylatok dátumának növekedését (külön-külön) figyelemmel kíséri. Ezzel biztosítható, hogy a sorszámok növekedésével szinkronban a bizonylatok is időrendi sorrendben készüljenek el.

Mindennek következtében a bevételi bizonylatok esetén nem adható meg az utolsó bevételi bizonylat dátumánál korábbi dátum, míg a kiadási bizonylatok esetében nem adható meg az utolsó kiadási bizonylat dátumánál korábbi dátum.

Amennyiben tévesen későbbi dátummal készül el egy bizonylat (pl.: június 3. helyett június 23.), úgy – a fent leírt működés miatt – a helyes és téves dátum közötti időszakra (jún. 3-23.) nem lehet bizonylatot rögzíteni.

Ez esetben a téves dátum javításához programozói beavatkozásra van szükség, vagyis az adatbázis mentését el kell juttatni a fejlesztő részére.

Utólagos könyvelés¶

Könyvelés nélküli bizonylatkészítés esetén a tételek az „Utólagos könyvelés” menüpontban várakoznak a hiányzó adatok pótlására. Az adatok pótlása után történik meg a könyvelésük.

• Tömb

  A legördülő listáról, vagy a tömb kezdőbetűjének beírásával válasszuk ki azt a pénztártömböt, amelynek bizonylatát könyvelni szeretnénk.

  A tömb megadása után a következő mezőkben megjelenik a hozzá tartozó főkönyvi számlaszám, annak egyenlege, devizaneme. Az adatsor alatt látható a tömb könyveletlen bizonylatainak listája.

• Bizonylat kiválasztása

  A tömb bizonylatainak listáján álljunk a könyvelni kívánt bizonylat sorára, majd kattintsunk a Könyvelés gombra. A lista fejléc rovataira kattintva lehetőség van sorrendváltásra.

  A megjelenő ablak felső részében láthatjuk a kiválasztott bizonylat adatait, de azokban módosítani nem lehet. Megváltoztatható adat csupán az időszak dátuma. Ezt az ablak felső részére kattintva változtathatjuk meg. A könyvelt tétel a főkönyvben erre az időszakra rögzül.

  Az ablak alsó részében a bizonylathoz tartozó tételek listája látható. Itt a pénztár főkönyvi számlaszáma Tartozik vagy Követel oldalon látható, az ellenszámla mezője üres. A program a Szerkesztés (F4) gombon áll, vagyis várja a könyvelési tétel hiányzó adatainak bevitelét.

• Tételválasztás

  A tételek listáján a kurzormozgató nyilak vagy az egér segítségével álljunk a könyvelni kívánt sorra. A könyveletlen tételek szürke mezőben láthatók.

• Szerkesztés (F4)

  A részben kontírozott tétel hiányzó adatait itt adhatjuk meg.

  A könyvelés folyamata a „Bizonylatkészítés könyveléssel” menüpontban leírtak alapján történik.