Jelentés készítő
Lehetőség van tetszőlegesen összeállított elemzések, jelentések készítésére.
A jelentéskészítő alrendszerben a felhasználó összeállíthat például szervezeti egység szintű főkönyvi kivonatot, mérleget, beszámolót, havi forgalmi összesítőt, pénzforgalmi kimutatást tetszőleges formában. A lekérdezési paraméterek könnyen és gyorsan összeállíthatók, tárolhatók. Az elkészített jelentés-formátum mentésével biztosított, hogy bármikor lehetőség legyen a mentett beállítások előhívására, szerkesztésére.
Az Új (F5) gomb segítségével létrehozhatunk egy új jelentést. Valamennyi jelentést egyedi névvel kell ellátni. A név megadása után történik a jelentés szerkesztése. A Törlés (F8) gombbal törölhetők, illetve az Átnevezés (F4) gombbal átnevezhetők a létrehozott jelentések.
A Szerkesztés (F10) gombra kattintva a szerkesztő-felületre jutunk, ahol az újként létrehozott üres jelentésbe a jobb egér gomb megnyomásával vehetünk fel összesítő-, illetve értéksorokat. A létrehozott sorok hierarchikusan épülnek egymásra, melynek rendszerét szintén magunk alakíthatjuk. Az értéksorok esetén beállítható az értékképzés módja (pl.: főkönyvből történő szűréssel, vagy kézi megadással), míg az összesítő sorok az alájuk tartozó összesítő- és értéksorokat összesítik.
Az összesítő sorok beállításai¶
Egy-egy összesítő sor vonatkozásában előfordulhat, hogy az alá tartozó értéksorokból számított összeget a felsőbb szintű összesítésekben ellentétes előjellel kell szerepeltetni (pl.: 1. összesítő sorban a bevételeket pozitív előjellel, míg a 2. összesítő sorban a kiadásokat negatív előjellel). Erre szolgál az előjel váltás kapcsoló, mely csak összesítő sorokon állva jelenik meg a képernyő bal felső részén.
A jelentéskészítőben a jobb egér gomb megnyomása után megjelenő lehetőségekkel újabb összesítő sorok hozhatók létre, a sorok átnevezhetők, törölhetők, sorrendjük megváltoztatható (le vagy fel mozgathatók), illetve az összesítő sor alá tartozó teljes ág részletezése elrejthető vagy megjeleníthető a kimutatásban.
Az összesítő sorokat egymás alatt is létre lehet hozni. A főösszesítő értékének megjelenítése érdekében szükséges lehet a legmagasabb szintű összesítő sor alá bemásolni az annak értékét adó összesítő-ágakat, azonban ezeket az ágakat célszerű elrejteni a kimutatásban, hogy csak a főösszesítő érték szerepeljen a jelentésen. (Pl.: az eredmény megjelenítéséhez nem mindig szükséges a bevételek vagy kiadások részletes kiírása.)
Az értéksorok beállításai¶
A kimutatás sorainak összege az értéksorok adataiból, majd azok összesítéséből képződik, vagyis értéksorok létrehozása nélkül nem kapunk adatot. Az értéksor nevének megadása után több paramétert is meg kell adnunk, melyek a következők:
Számítás alapja¶
-
Kézi értékmegadás
Választása esetén egy kézi értékmező jelenik meg, ahol beírható a sor értékét adó összeg.
-
Számlaszám
Választása esetén a főkönyvben könyvelt adatokból számított érték kerül a sorba.
-
Idegen számlaszám
Amennyiben a főkönyvi számlakartonokhoz idegen (külföldi) számlaszámot is rendeltünk, ezek alapján is megadható a sor értékének kigyűjtése.
-
Csoportkód
Amennyiben a főkönyvi számlakartonokhoz csoportkódokat rendeltünk, ezek alapján is megadható a sor értékének kigyűjtése.
A főkönyvből történő adatgyűjtés esetén (2., 3., 4. esetek) az értékszámítás feltételeinek megadására további mezők jelennek meg, melyek tartalma a következő:
Számítás módja¶
Ez a mező kézi értékmegadás választása esetén nem jelenik meg.
-
Normál egyenlegszámítás:
Ez esetben a megadott főkönyvi számlaszám-tartomány összevont egyenlege lesz a sor értéke.
-
Két tagú egyenlegszámítás:
Választása esetén a főkönyvi tételek szűrése két feltétel alapján történik. Azon tételek összevont egyenlege adja a sor értékét, mely tételekben a tartozik és követel főkönyvi számlaszámok a beállított tartományba esnek.
Értékképzés módja¶
Kizárólag Normál egyenlegszámítás választása esetén megjelenő mező.
-
Tartozik-Követel:
A megadott főkönyvi szám(ok) mindkét oldalának forgalmát figyelve képzi a program a sor értékét, vagyis a tartozik forgalomból levonja a követel forgalmat. Amennyiben a tartozik forgalom nagyobb, a sor értéke pozitív lesz.
-
Követel-Tartozik:
A megadott főkönyvi szám(ok) mindkét oldalának forgalmát figyelve képzi a program a sor értékét, vagyis a követel forgalomból levonja a tartozik forgalmat. Amennyiben a tartozik forgalom nagyobb, a sor értéke negatív lesz.
-
Tartozik:
A megadott főkönyvi szám(ok) tartozik forgalmának összessége adja a sor értékét.
-
Követel:
A megadott főkönyvi szám(ok) követel forgalmának összessége adja a sor értékét.
Bekerülési feltétel¶
Kizárólag Normál egyenlegszámítás választása esetén megjelenő mező.
-
Mindig bekerül:
Választása esetén a számított összeg minden esetben bekerül a sor értékébe.
-
Összesítve, ha az egyenleg pozitív:
Választása esetén a számított összeg csak akkor kerül be a sor értékébe, ha az eredmény pozitív.
-
Összesítve, ha az egyenleg negatív:
Választása esetén a számított összeg csak akkor kerül be a sor értékébe, ha az eredmény negatív.
-
Tételesen, ha az egyenleg pozitív
- Tételesen, ha az egyenleg negatív
Időszak szűrése¶
Az értéksorok számítása történhet a jelentés nyomtatása előtt beállított külső megadás szerinti időszakokra vonatkozóan, melyet a főablakon, a Beállítások menüpont alatt adhatunk meg.
A Beállítások menüpontban két időszak-tartomány állítható be:
-
Nyitó időszak tól-ig:
Az itt megadott időintervallum adatait a jelentéskészítő nyitó adatként kezeli (pl.: II. negyedévi lista esetén az I. negyedév nyitásként történő beállításához a 0-3 időszakokat lehet megadni).
-
Tárgyidőszak tól-ig:
Az itt megadott időintervallum adatait a jelentéskészítő tárgyidőszaki adatként kezeli (pl.: II. negyedévi lista esetén az II. negyedév tárgyidőszakként történő beállításához a 4-6 időszakokat lehet megadni).
Az időszak külső beállítás szerinti szűrése három variációban lehetséges:
-
Halmozott külső megadás szerint:
Ez esetben az adatok időszakszűrése a Beállítások menüpontban megadott nyitó időszak kezdetétől a tárgyidőszak végéig tart.
-
Nyitó külső megadás szerint:
Ez esetben az adatok időszakszűrése a Beállítások menüpontban megadott nyitó időszak kezdetétől annak végéig tart.
-
Tárgyidőszak külső megadás szerint:
Ez esetben az adatok időszakszűrése a Beállítások menüpontban megadott tárgyidőszak kezdetétől annak végéig tart.
Belső megadás szerinti időszakszűrés választása esetén a jelentés szerkesztésekor, az értéksorra vonatkozóan (soronként eltérően) adhatjuk meg az időszak szűrését.
Gyűjtőkódok szerinti szűrési lehetőségek¶
Az értéksorokba kerülő összegek számításához gyűjtőkódok, illetve csoportkód szerinti keresési szempontok is beállíthatók.
Valamennyi kód szűrése történhet belső beállítással. Ebben az esetben lehetőség van az értéksorra vonatkozó konkrét kódok szűrési feltételként történő megadására.
Ha nem jelöljük ki a belső beállítás lehetőségét, úgy a külső megadás szerinti értékeket hozza a jelentés, melyet a főablakon, a Beállítások menüpontban, a nyomtatás előtt lehet beállítani.
A jelentés lekérdezése¶
A jelentés sorainak összeállítása után, visszalépve a külső ablakra a program rákérdez, hogy kérjük-e a végrehajtott változások mentését.
A külső ablakon a kimutatás nyomtatható vagy Excel fájlba exportálható.
Excel fájlba történő áthelyezéskor kiválasztható, hogy a művelet egy új Excel fájlt hozzon létre, vagy egy már létező fájlba kerüljön a kimutatás. Utóbbi esetben meg kell adni a már meglévő fájl elérési útvonalát és annak a munkalapnak a nevét, ahová az adatok kerüljenek, vagy – amennyiben a kimutatásnak a meglévő fájlban új munkalapot kívánunk létrehozni – az új munkalap elnevezését.
Az exportálás végrehajtása után megnyílik az Excel program és láthatjuk az átvitt adatokat.
A külső ablakon lehetőség van továbbá a jelentés sorainak beállítását kimenteni vagy egy másik mentést betölteni. A beállítások kimentésekor létrehozott fájl neve szabadon megadható, de kiterjesztése kötelezően ".jel” lesz, és betöltéskor csak az ilyen típusú fájlok közül lehet választani.