Törzsadatok

Ahhoz, hogy a Készlet modul törzsadatait rögzíteni tudjuk, az alábbi menüpontoknál részletezett adatokat kell felvinnünk.

Cikkcsoport¶

A cikkcsoport a cikkek (cikktörzs) csoportosítására szolgál.

A cikkcsoportnál megadott jellemzők a cikktörzs kialakításakor felkínálásra kerülnek, de módosíthatók, így gyorsabbá teszik a cikktörzs felvitelét. A modul megfelelő működéséhez legalább egy cikkcsoportot létre kell hoznunk.

A megjelenő ablak két részre osztott, ahol lehetőségünk van az Alapadatok (F2) és a Gyűjtők (F3) megadására. Cikkcsoportot felvinni az Új csoport (F5) gombbal tudunk.

Alapadatok (F2)¶

A cikkcsoport(ok)ra jellemző alap adatokat adhatjuk itt meg, illetve itt módosíthatjuk.

Már felvitt cikkcsoport esetében néhány adat nem szerkeszthető.

• Azonosító

  A cikkcsoport azonosítója, ami tetszőlegesen tartalmazhat számot és betűt is. Maximális hossza 10 karakter.

• Név

  A cikkcsoport neve.

• Típus

  Saját termék, vásárolt termék vagy szolgáltatás.

• Főkönyvi számla

  A cikkcsoport nyilvántartására szolgáló főkönyvi számlaszám.

• ELÁBÉ számla

  Az a főkönyvi számlaszám, amelyre készletértékesítés esetén az eladott áruk beszerzési értéke ráfordításként könyvelésre kerül.

• Árbevétel számla

  Az a főkönyvi számlaszám, amelyre készletértékesítés esetén a nettó árbevétel összege kerül.

• Vásárlási ellenszámla

  Az a főkönyvi számlaszám, amely beszerzés esetén a főkönyvben a készleteket nyilvántartó számla ellenszámlája lesz, mint követel oldali számla.

• Másodlagos költségszámla

  Ezt a mezőt akkor kell kitölteni, ha a Szerviz / Beállítások / Könyvelési és számlaparaméterek menüpont Könyvelés fülén a másodlagos költségelszámolás bejelölt. Ez esetben itt azt a főkönyvi számot kell megadni, amelyre költségelszámolás esetén a másodlagos főkönyvi tételt kell képezni.

• STK állomány vált.szla

  Saját termelésű készletek esetén az a, jellemzően 58-as kezdetű számlaszám, melyre a cikkek állomány-változása során másodlagos főkönyvi tételt kell képezni.

  Figyelem!

  A mező csak elsődleges 6-os/7-es könyvelés esetén aktív!

• Ártípus

  Elszámoló ár, FIFO módszer vagy mérlegelt átlagár.

• Vásárlási mozgásnem

  A készletnövekedés könyvelésére szolgáló mozgásnemek közül, az a mozgásnem, amely a beszerzések rögzítésére szolgál.

• Mennyiségi egység

  A cikk mennyiségi egysége.

• Besorolás

  A termék vámtarifa száma, vagy más statisztikai besorolási száma.

• Termékdíj

  Ezt a mezőt csak annál a terméknél kell kitölteni, amelynél a termékdíjat a számlán fel kell tüntetni, és a vevőre tovább kell hárítani. Ha a termékdíj a nettó értékesítési árban már benne van, akkor itt nem kell külön megadni.

Gyűjtők (F3)¶

Ezen a lapon beállíthatjuk, hogy a felvitt cikkcsoportok alá tartozó cikkek esetében milyen típusú gyűjtőket szeretnénk használni (általános gyűjtő, értékesítési kód, stb.), illetve azt, hogy egy-egy cikkcsoport termékeihez milyen értékű gyűjtőkódok tartozhassanak (pl.: az 1. cikkcsoport valamennyi termékéhez az általános gyűjtőkód értéke legyen mindig 11).

A készletnyilvántartás megfelelő kezeléséhez a Mennyiség 1 gyűjtőt mindenképpen használnunk kell.

A rendszer bármelyik gyűjtőkód használatát csak akkor engedélyezi, ha az a gyűjtőkód-típus a Kontrolling / Törzsadatok / Gyűjtők beállítása menüpont alatt a Készlet modulhoz be van kapcsolva.

A cikkcsoport felvitelét a Bevitel (F10) gomb rögzíti.

Amennyiben meglévő cikkcsoportot akarunk módosítani, akkor a listán rá kell állnunk annak sorára.

Segítségül az Alapadatok fül Rendezés mezőjében beállíthatjuk a keresésnek legjobban megfelelő rendezési szempontot, majd a Keresés mezőbe beírhatjuk a keresett elem kezdő karaktereit.

A Részkereséssel kapcsoló bekattintása esetén a beírt karaktereket az adatokon belül is keresi a program.

A cikkcsoport kiválasztása után adjuk meg az új értékeket, majd a Bevitel (F10) gombbal rögzítsük a változásokat. (A Beviteli gomb akkor válik aktívvá, ha új csoport került felvitelre, vagy egy meglévő adataiban valamilyen módosítás történt.)

Törölni (Törlés – F8) csak Szolgáltatás típusú cikkcsoportot tudunk (mivel ott nem történik készletnyilvántartás), illetve saját vagy vásárolt készlettípus esetén olyan cikkcsoportot, amelyben még nem történt készletmozgás.

A Nyomtatás (F9) gomb segítségével listázhatjuk, és nyomtathatjuk a felvitt cikkcsoportokat.

Első lépésként a nyomtatási előnézet jelenik meg. Ez a képernyőn nagyítható, kicsinyíthető, illetve nyomtatható a kép felső részén látható ikonok segítségével.

Az Export (F6) gomb segítségével a cikkcsoportok listáját tetszés szerint exportálhatjuk XLS, HTML vagy CSV formátumú fájlba. A program az XLS kiterjesztést (Excel fájl) ajánlja fel.

A "Táblázatkezelő behívása" funkció bekattintása esetén a fájl mentése után megnyílik az Excel program, és láthatjuk az átvitt adatokat. Kikapcsolása esetén az állomány mentése a háttérben történik meg.

A "Fájlnév (kiterjesztés nélkül)" mezőben megadható az útvonal és a név, ahová az állomány mentésre kerül.

Cikktörzs¶

A termékek és szolgáltatások törzsét, vagyis a tényleges készletkönyvelési kartonokat itt lehet felvinni. A sikeres felvitel előfeltétele, hogy legalább egy cikkcsoport és egy raktár már létezzen az állományban.

Cikktörzset (adott terméket vagy szolgáltatást) felvinni az Új cikk (F5) gombra kattintva tudunk. A megjelenő ablak két részre osztott, elkülönül egymástól az Alap és könyvelési adatok (F3), és az Egyéb adatok (F7) megadása.

Alap és könyvelési adatok (F3)¶

• Cikkcsoport

  Az a cikkcsoport, amelyikbe a cikk tartozik. Az F12 billentyű megjeleníti a felvitt cikkcsoportok listáját.

• Cikkszám

  A cikk azonosító száma.

• Cikknév

  A cikk megnevezése, mely a cikkcsoport nevével egyezően kerül felajánlásra, de átírható.

• Mennyiségi egység

  Az elsődleges mennyiségi egység, mely a cikkcsoportban beállított adat szerint kerül felajánlásra, de átírható.

• Mennyiségi egység 2

  Másodlagos jellegű mennyiségi egység (pl.: hordók esetén az űrtartalom), azonban a rendszer csak az első mennyiségi egység alapján tartja nyilván a készleteket. Megadása nem kötelező.

• Nettó egységár

  A készlet-analitika indításakor a nyitókészlet egységára vagy elszámoló ára, illetve beszerzési egységára.

• Áfa %

  A cikk értékesítésekor alkalmazandó ÁFA kulcs. Amennyiben a cikket több ÁFA kulccsal is értékesíthetjük (pl.: belföldi eladás és export), úgy a számlák elkészítése előtt a megfelelő értékre kell módosítani az ÁFA kulcsot. A mezőben állva F1-gommbal behívható a Súgó az érvényes ÁFA kulcsokról.

• Vámtarifaszám

  Vámtarifaszám, vagy más statisztikai besorolási szám, mely a cikkcsoportban beállított adat szerint kerül felajánlásra, de átírható. Megadása nem kötelező.

• Termék kategória

  2016. január 1-től megkövetelt adóhatósági ellenőrzési funkció által támasztott követelmények helyes kezelése érdekében néhány kiemelt termék, szolgáltatás értékesítése esetén a kapcsolódó jellemzők megadása szükségessé válhat a számlán. Ezeket a termékeket jelölni kell a terméktörzsben:

  • Szárazföldi közlekedési eszköz
  • Légi közlekedési eszköz
  • Vízi közlekedési eszköz
  • Ásványolaj
  • Árverési tétel
  • Dohány áru

• Cikkcsoporttól eltérő beállítások

  Bejelölése esetén a cikkcsoportból átörökített alábbi adatok átírhatók, vagyis a cikkre vonatkozóan egyedivé tehetők:

  • Főkönyvi számlaszám
  • ELÁBÉ számla
  • Árbevétel számla
  • Vásárlás ellenszámla
  • Másodlagos költségszámla
  • STK állományváltozás számla
  • Gyűjtőkódok

Miután kialakítottuk a cikktörzset, lehetőség van a nyitó készlet-mennyiségek felvitelére.

A Nyitó készlet (F7) gombbal az induló (leltár szerinti) készletmennyiségeket tudjuk megadni raktári bontásban, vagyis előzetesen legalább egy raktárat létre kell hozni a programban. A felvitt mennyiségi értéket a nettó egységárként megadott összeggel szorozza a program, és ez alapján képzi a nyitókészlet értékét.

Szerkesztéssel lehetőség van inaktív cikkek jelölésére, ezek szürke színnel jelennek meg a törzsben. Az ily módon jelölt cikkek nem jelennek meg számla kiállításakor a cikktörzs keresésekor.

Egyéb adatok (F3)

Ezen a lapon igény szerint megadhatjuk a cikk egyéb adatait (idegen név1, idegen név2, idegen cikkszám, gyártási cikkszám, vonalkód, garancia, garancia helye, ártípusok, stb.).

Az Ár1-Ár5 mezők öt különböző értékesítési ár megadását teszik lehetővé. (A főmenü Törzsadatok→Törzsadatok→Partnerek menüpontjában lehetőség nyílik arra, hogy az öt árkategória valamelyikét hozzárendeljük a vevőhöz, így értékesítéskor a besorolásnak megfelelő árat kínálja a program.)

Kétféle devizanem és deviza ár rögzíthető. Számlakészítéskor az itt rögzített devizanem és ár betöltődik. Számlát csak azonos devizanemben kiállított szállítólevélből lehet készíteni.

A cikk felvitelét a Bevitel (F10) gomb rögzíti.

Amennyiben meglévő cikkszámot akarunk módosítani, akkor a Lista (F2) lapon rá kell állnunk annak sorára.

Segítségül a Rendezés mezőben beállíthatjuk a keresésnek legjobban megfelelő rendezési szempontot, majd a Keresés mezőbe beírhatjuk a keresett elem kezdő karaktereit. A Részkereséssel kapcsoló bekattintása esetén a beírt karaktereket az adatokon belül is keresi a program.

A cikkszám kiválasztása után a Szerkesztés (F4) gombbal adjuk meg az új értékeket, majd a Bevitel (F10) gombbal rögzítsük a változásokat.

Törölni (Törlés – F8) csak olyan cikket tudunk, amely Szolgáltatás típusú cikkcsoportba tartozik (hiszen ott nem történik készletnyilvántartás), illetve saját vagy vásárolt készlettípus esetén olyan cikkszámot, amelyben még nem történt készletmozgás.

A Nyomtatás (F9) és Export (F6) gombok működése a Cikkcsoportnál leírtakkal azonos.

Mozgásnem¶

A mozgásnemek a készletváltozások kategorizálására szolgálnak (pl.: vásárlás, felhasználás, leltárhiány, többlet, stb.).

A készletmozgások szabadon definiálhatók, de a program rendelkezik automatikusan létrehozott, belső mozgásnemekkel is (pl.: nyitás, szállítólevél, számlázás, stb.), melyek a "Belső mozgásnemek megjelenítése" kapcsolóval válnak láthatóvá. A belső mozgásnemek módosítására nincs lehetőség. Az értékesítés készletmozgásának rögzítése a készletnyilvántartásban a számlázáson keresztül automatikusan történik.

Új mozgásnemet az Új mozgás (F5) gombbal tudunk felvinni. A megjelenő ablak két részre osztott, elkülönül egymástól az Alapadatok (F2) és a Beállítások (F3) megadása.

Alapadatok (F2)¶

• Azonosító

  A mozgásnem egyedi azonosítója, mely számokból és betűkből egyaránt állhat. Maximális hossza 5 karakter.

• Megnevezés

  A mozgásnem neve.

• Jelleg

  A mennyiségi vagy értékbeli változás irányát jelöli.

  + készletnövekedés

  – készletcsökkenés

  R raktárközi forgalom

  E értékhelyesbítés (mennyiségi változás nélkül)

Beállítások (F3)¶

Itt a mozgásnem alkalmazásához kapcsolódó főkönyvi könyvelést kell beállítani, a tartozik és követel számlák kijelölésével.

A mozgásnem jellegétől függően a cikkhez tartozó főkönyvi szám paraméterét (FK) a program a megfelelő (növekedés esetén tartozik, csökkenés esetén követel) mezőbe automatikusan beilleszti.

A 6-7 számlaosztály használata esetén másodlagos költségszámla is megadható.

A főkönyvi számok megadása az alábbi módszerekkel történhet:

• speciális rövidítések használatával, amelyek hivatkozást jelentenek a cikktörzsben rögzített főkönyvi számlákra, így a rendszer az ott beírt számokra könyvel.

  Például vásárlás esetén T: FK - K: VE

  A rövidítések az alábbi, cikkcsoportban definiált főkönyvi számlákat helyettesítik:

  • FK: a cikk főkönyvi számlaszáma

  • EL: a cikk értékesítésekor az ELÁBÉ főkönyvi számlaszáma

  • AR: a cikk értékesítésekor az árbevétel főkönyvi számlaszáma

  • VE: a vásárláskor alkalmazott ellenszámla

  • MK: másodlagos költségszámla

  • STK: saját termelésű készlet állomány változásának számlája

• közvetlen módon, a számlaszámok konkrét megadásával

  Például vásárlás esetén T: FK - K: 269

  Ebben az esetben a könyvelést a rendszer csak a megadott számokra tudja elvégezni, módosításukra a mozgás rögzítésekor már nincs lehetőség.

• a "?" karakter használatával egy karakter helyettesítésére

  Például vásárlás esetén T: FK - K: 269?

  Ebben az esetben a mozgás rögzítésekor a számadatok nem módosíthatók, de utánuk (a ? helyére) bármilyen szám beírható (de csak egy karakter, mely létező főkönyvi számot ad meg), így szélesebb a választható számlaszámok köre.

• a "*" karakter használatával több karakter helyettesítésére

  Például vásárlás esetén T: FK - K: 269*

  Ebben az esetben a mozgás rögzítésekor a számadatok nem módosíthatók, de utánuk (a * helyére) bármi beírható (akár több számjegy is, mely létező főkönyvi számot ad meg), így szélesebb a választható számlaszámok köre. Felhasználás mozgásnemnél például célszerű Tartozik számláként az "51*" felvitele.

• a "0" karakter használata csak a másodlagos költségszámla mezőjébe írható, melynek lényege, hogy a mozgásnem használata esetén a másodlagos költségszámla mező nem tölthető ki.

A mozgásnem felvitelét a Bevitel (F10) gomb rögzíti.

Amennyiben meglévő mozgásnemet akarunk módosítani, akkor a listán rá kell állnunk annak sorára.

Segítségül az Alapadatok fül Rendezés mezőjében beállíthatjuk a keresésnek legjobban megfelelő rendezési szempontot, majd a Keresés mezőbe beírhatjuk a keresett elem kezdő karaktereit. A Részkereséssel kapcsoló bekattintása esetén a beírt karaktereket az adatokon belül is keresi a program. A mozgásnem kiválasztása után adjuk meg az új értékeket, majd a Bevitel (F10) gombbal rögzítsük a változásokat.

Törölni (Törlés – F8) csak olyan mozgásnemet tudunk, amellyel még nem történt készletmozgás.

A Nyomtatás (F9) és Export (F6) gombok működése a Cikkcsoportnál leírtakkal azonos.

Sávos engedmény¶

A menüpont egy fejlesztés alatt álló funkcióhoz készült.

Használata akkor indokolt, ha a vevőknek a vásárlási értéktől függő árengedmény kívánunk adni. Az itt felvitt árengedmények csak a sávos engedmény alkalmazására kijelölt partnerek (Főmenü→Törzsadatok→Törzsadatok→Partnerek menüpont alatt állíthatók be) részére történő számlázásnál veszi figyelembe a program. Ebben az esetben az ártípus alapján beolvasott értékesítési egységárat a megadott százalékkal csökkenti a program, és csökkentett egységáron számlázza a terméket.

Új engedménysáv felvitele az Új engedmény (F5) gombbal lehetséges.

Ezt követően az alábbiakat kell megadni:

• Kód

  Az engedménysáv egyedi azonosítója, mely számokból és betűkből egyaránt állhat. Maximális hossza 5 karakter.

• Alsóhatár

  Az a minimális vásárlási érték, melyre alkalmazható az engedmény.

• Felsőhatár

  Az a maximális vásárlási érték, melyre alkalmazható az engedmény.

• Engedmény

  Az engedmény százalékban kifejezett mértéke.

Az adatokat a Bevitel (F10) gomb rögzíti.

Engedményt törölni annak során állva, a ++Törlés (F8)++ gombbal tudunk.

A Nyomtatás (F9) és Export (F6) gombok működése a Cikkcsoportnál leírtakkal azonos.

Raktár¶

Az egymástól elkülönülő raktárak, telephelyek azonosítására szolgál. A Készlet modul használatához minimum egy raktárt létre kell hozni.

Új raktárt felvenni az Új raktár (F5) gombbal lehetséges.

Ezt követően az alábbiakat kell megadni:

• Azonosító

  A raktár egyedi azonosítója, mely számokból és betűkből egyaránt állhat. Maximális hossza 5 karakter.

• Név

  A raktár megnevezése.

Az adatokat a Bevitel (F10) gomb rögzíti.

Amennyiben meglévő raktárt akarunk módosítani, akkor a listán rá kell állnunk annak sorára.

Segítségül az Alapadatok fül Rendezés mezőjében beállíthatjuk a keresésnek legjobban megfelelő rendezési szempontot, majd a Keresés mezőbe beírhatjuk a keresett elem kezdő karaktereit. A Részkereséssel kapcsoló bekattintása esetén a beírt karaktereket az adatokon belül is keresi a program. A raktár kiválasztása után adjuk meg az új értékeket, majd a Bevitel (F10) gombbal rögzítsük a változásokat.

Törölni (Törlés – F8) csak olyan raktárt tudunk, amellyel kapcsolatban még nem történt készletmozgás.

A Nyomtatás (F9) és Export (F6) gombok működése a Cikkcsoportnál leírtakkal azonos.

Számla könyvelési sémák¶

Ez a menüpont akkor működik, ha a Készlet→Beállítások→Készlet és számla beállítások menüpont Készlet fülén a "Számlák könyvelése egyedi sémák alapján" opciót bekapcsoltuk.

Felvehetünk több könyvelési sémát, melyek használatával a számlázáshoz kapcsolódó főkönyvi könyvelés variációi előre definiálhatók.

Új sémát felvenni az Új csoport (F5) gombbal lehetséges.

Ezt követően az alábbiakat kell megadni:

• Név

  A séma egyedi megnevezése.

• ELÁBÉ számla

  Az a főkönyvi számla, melynek tartozik oldalára számlázáskor az eladott áru beszerzési értékét kell könyvelni. Az F12 gomb megjeleníti a számlatükröt, melyből a számlaszám kiválasztható.

• Árbev. számla

  Az a főkönyvi számla, melynek követel oldalára számlázáskor a nettó árbevételt kell könyvelni. Az F12 gomb megjeleníti a számlatükröt, melyből a számlaszám kiválasztható.

Az adatokat a Bevitel (F10) gomb rögzíti.

Meglévő sémát törölni a Törlés – F8 gombbal tudunk.

A Nyomtatás (F9) és Export (F6) gombok működése a Cikkcsoportnál leírtakkal azonos.

Nyitás lezárása¶

Erre a menüpontra a Készlet modul indításakor van szükség, vagyis amikor a készlet nyitó értékét nem lehet az előző évi záró értékekből átvenni. (Az előző évi adatbázis alapján történő nyitás leírása külön pontban olvasható.)

A nyitó adatok felvitele és ellenőrzése után ezzel a menüponttal lehetséges a nyitó állomány lezárása.