Beállítások

Iktató tömbök¶

Iktatótömbök nyitása¶

Az Iktató modul használata előtt, illetve minden új évi iktatás indításakor legalább egy iktatótömböt létre kell hoznunk. Egyszerre több iktatótömb használata is lehetséges.

Új tömb az Új (F5) gomb megnyomása után hozható létre.

• Iktatótömb neve

  Az iktatótömb megjelölésére szolgáló szöveg.

• Formátum

  Az iktatott tételek sorszámozásának formátuma adható itt meg. A bizonylatok sorszámozását kettős kereszt (#) karakterekkel, míg az évszámra történő utalást konkrét számokkal, egyéb egyedi megjelölést pedig betűkkel lehet jelölni.

  Így például 20xx/##### formátum megadása esetén az első iktatott számla bekerülési sorszáma 20xx/00001 lesz.

  A sorszámok hossza legfeljebb 13 karakter lehet.

  Két azonos formátumú tömb nem nyitható meg.

• Könyvelés

  Az iktatás kétféleképpen történhet, könyveléssel, vagy könyvelés nélkül.

  • Könyveléssel

    A könyveléssel iktatott tételek azonnal vagy utólag rögzítésre kerülnek a főkönyvben.

  • Könyvelés nélkül

    A könyvelés nélkül beállított iktatótömbök lehetővé teszik, hogy az Iktató modult önálló pénzügyi rendszerként alkalmazzuk, egy főkönyvtől elkülönített állományban.

    Ez esetben az iktatott számlák könyvelésére az iktatás adatbázisában nincs lehetőség.

    Különállóan (például más telephelyen) telepített iktató állomány esetén a könyvelés nélkül iktatott számlák adatai átadhatók a főkönyvi adatbázis részére, ahol megtörténik a könyvelésük. Ebben az esetben a különálló Iktató modul önálló pénzügyi rendszerként is használható, mivel abból utalási listák készíthetők (Listák / Utalási lista 2), illetve abban a kiegyenlítések is egyszerűen rögzíthetők (Iktatás / Kiegyenlítések rögzítése).

• Típus

  Amennyiben az Iktató modul önálló pénzügyi rendszerként üzemel, úgy lehetőség van a vevők irányába kiállított számlák, illetve azok pénzügyi rendezésének nyilvántartására is.

  A szállítói (bejövő), illetve vevői (kimenő) számlák nyilvántartását külön iktatótömbökben kell vezetni, ezért a tömb létrehozásakor meg kell jelölni, hogy milyen típusú számlák rögzítésére szolgál (Szállító / Vevő).

• Induló sorszám

  Megadható, hogy az első számla milyen sorszámot kapjon. Ha a megadott érték nulla vagy 1, az első számla sorszáma 1 lesz.

• Számlaszám elejének felajánlása

  Az iktatás során a program felajánlja az itt megadott számlaszám-kezdetet.

  Kötelezően ezzel kezdődik:

  Ha az iktatás során használt főkönyvi számlaszám kizárólag a „Számlaszám elejének felajánlása” mezőbe írt számokkal kezdődhet, úgy a funkció bekattintásával megoldható az, hogy iktatás során a felajánlott számlaszám-kezdet ne legyen megváltoztatható.

• Igazoltatás használata

  Az iktatás során a számlát igazolni jogosult személy megadására szolgál.

  A Rendben (F10) gomb megnyomása után látható a felvitt tömbök listája. Törölni a Törlés gombbal tudunk, de csak olyan tömböt, amelyben még nem történt iktatás.

Iktatás feladása (különálló iktató állományban)¶

Ebben a menüpontban történik a főkönyvi állománytól elkülönítetten, könyvelés nélküli módra állított tömbökbe iktatott tételek átadása a főkönyvi állomány részére. (A „Könyveléssel” módra beállított tömbök tételei nem adhatók fel.)

A program a könyvelés nélküli módra állított tömbök valamennyi iktatott tételét feladja, és a tételek fogadásakor ellenőrzi, mely tételek kerültek korábban már fogadásra a főkönyvi adatbázisba, így kizárja a többszörös fogadás lehetőségét.

Az Útvonal mezőben tallózással vagy kézi begépeléssel meg kell adni az elkészítendő feladás-fájl útvonalát és nevét. Az adatok könyvelés felé történő továbbítása a feladás-fájl elküldésével történik (pl.: e-mailhez csatolva).

Feladás fogadása (főkönyvi állományban)¶

Az Iktató→Beállítások→Iktatás fogadása menüpontban történik a főkönyvi állománytól elkülönített iktatásból érkező feladás-fájl fogadása.

A fogadást követően megtörténhet az iktatott bizonylatok könyvelése.

Az iktatott tételek fogadása előtt a fogadó állományban létre kell hozni egy Iktatótömböt, a Iktató→Beállítások→Iktató tömbök menüpontban. A tömb neve és a sorszámozás formátuma tetszőleges lehet, de létrehozásakor a „Könyveléssel” beállítást kell választani.

A feladás fogadásakor az iktatótól kapott feladás-fájl elérési útvonala és neve tallózással vagy kézi begépeléssel adható meg.

A fogadás során az iktatott tételek betöltődnek az Utólagos könyvelés listára, ahol elvégezhető a könyvelésük (Iktatás→Iktatás utólagos könyvelése).

A feladás-fájlok az iktatott bizonylatoknál megadott főkönyvi számokat és azok megnevezését is tartalmazzák, a partneradatokat azonban nem.

Amennyiben egy iktatással érintett főkönyvi szám még nem létezik a főkönyvi állomány számlatükrében, úgy a fogadás folyamata ezt létrehozza.

Abban az esetben, amikor az iktatással érintett főkönyvi szám már létezik a főkönyvben, a fogadás folyamata azt nem módosítja.

Ezért, ha a különálló Iktató adatbázisban vagy a Főkönyv állományában módosításra kerül egy főkönyvi szám megnevezése, ez a módosítás nem fog automatikusan a másik állományban jelentkezni, vagyis mindkét állományban külön-külön, manuálisan kell a szükséges módosítást elvégezni.

Mivel a feladás-fájl nem tartalmaz partneradatokat (pl.: címek), ezért azok változását szintén kézileg kell regisztrálni mindkét állományban.