NAV online számla könyvelése¶
A NAV onlineszamla.nav.gov.hu-ról letöltött Kimenő/Beérkező számlák Vevő/Szállító/Pénztár naplón történő könyvelésére szolgál.
Első lépésként meg kell adnunk a cég https://onlineszamla.nav.gov.hu regisztrációjánál lévő - „Számlák kezelése és Számlák lekérdezése" jogosultságokkal rendelkező - technikai felhasználó adatokat a Számla választás / Számla letöltés / Technikai felhasználó menüpontban.
Könyvelés típusa:
- Bizonylatonként összevont - egyféle költség/árbevétel számla + kulcsonként összevont ÁFA tétel rögzítés.
- Bizonylaton belül ÁFA kulcsonként – lehet megadni költség / árbevétel számlát
- Számla tételenként - a legrészletesebb könyvelés, számlasoronként.
Bizonylatszám mező értéke / formátuma:
Folytatható a jelenlegi belső iktatószám (pl. IK22/###) beírva - mely újra sorszámozásra kerül, ha a listáról számlát távolítunk el vagy adunk hozzá. Végleges bizonylatszámot a Könyvelés-re kattintva kapunk.
Készpénzes számlák könyvelésekor, amikor a Tartozik vagy a Követel számla Pénztár FK számla (Bizonylatos pénztárban használt nem lehet!), akkor pl. PB vagy PK kezdetű formátum is megadható, mint pénztábizonylatszám. Ilyenkor automatikusan Pénztár naplóra kerülnek a lekönyvelt tételek.
Azonosító mező értéke / formátuma:
Vevő számláknál a számlaszám, szállító számláknál – ha eddig így használták - folytatható a jelenlegi belső iktatószám formátum (a számok helyére megfelelő számú # beírásával.)
ÁFA:
Szükséges megadni 1-1 alapértelmezett Fizetendő / Előzetesen felszámított (Levonható) ÁFA főkönyvi számlát, valamint a belföldi fordított ÁFA-s számlák könyveléséhez egy alapértelmezett fizetendő/levonható ÁFA számlapárt.
A Számla letöltés gombra felugrik „NAV Online számla rendszeréből letöltött számlák" ablak.
Számla letöltés: a számla kelte szerint letölthetőek a bejövő és kimenő számlák, külön-külön vagy együtt is. Az alapértelmezett letöltési dátumtartomány az aktuális hónap, illetve ha a könyvelési év az aktuális évnél korábbi: 12.01-
A már letöltött számlákra különböző szűrési feltételek állíthatóak be: a számla kelte, teljesítés dátuma, a fizetési mód szerint.
Számla betöltésnél alapértelmezetten a tárgyhónapot megelőző hónap 1. napjától kiállított számlák töltődnek be, de természetesen a Kiállítás dátuma ezután tetszés szerint módosítható, illetve gyorsgomb áll rendelkezésre az aktuális hónap beállításához
Szűrés mezőben az alábbi oszlopokra lehet szűrni, akár részkereséssel is: Számlaszám, Típus, Kategória, Adószám, Csoportos adószám, Név, Fizetési mód, Forma, Pénznem, Korrigált bizonylatszám, Forrás, Tranzakció száma.
A program szállító számláknál és pénztár kiadásoknál a mögöttes bizonylatszám mező, vevő számláknál pénztár bevételeknél az azonosító mező, mint számlaszám alapján már könyvelt, iktatott (Iktató modulban), valamint a letiltott (nem könyvelhetőnek jelölt) számlákat alapértelmezetten elrejti.
Elektronikus számlák:
Ezzel a szűrővel kizárólag azokat az e-számlákat jeleníthetjük meg, melyeknél a NAV adatszolgáltatás maga az elektronikus számla. Az Export gombra kattintva archiválni is tudjuk ezeket az elektronikus számlákat.
Más típusú elektronikus számlák - mint, pl. EDI, PKI (elektronikus aláírással és időbélyeggel ellátott) számlák, valamint azok melyeknél a PDF számla + a NAV adatszolgáltatásban küldött HASH kód biztosítja az adatok hitelességét, sértetlenségét - itt nem jelennek meg.
Partner szerkesztő:
- Ha adószám alapján automatikusan nem találja meg a partnert és a hozzá tartozó főkönyvi számot, itt behívható a Törzsadatok / Partnerek képernyő, ahol vagy új partnerként rögzíthető a cég és hozzá a sorban következő főkönyvi szám (Adatok lekérése gombra kattintva az adószám alapján gyorsan lekérhetőek és a törzsbe másolhatóak a NAV-nál nyilvántartott adatok).
- Ha létezik a partner a törzsben, de nincs megfelelő főkönyvi szám hozzárendelve, akkor első körben adószámra, annak hiányában a cégnév első 5 karakterére történik a keresés.
- Olyan számlák is kiválaszthatóak könyvelésre, melyekhez az adószám alapján nem talált a program Főkönyvi számot, mert pl. készpénzes számla révén nincs is rá szükség (csak pénztár számlával szemben könyvelünk). Ha viszont vevőt/szállítót rögzítünk és üres az FK. szám mező, akkor érdemes a Partner szerkesztővel (F2) ellenőrizni, hogy nincs-e már fent a partner + a hozzá tartozó FK.szám. A partnernév alapján lehet egyezés, így csak az adószámot kell pótolni.
- Csoportos ÁFA alany számláinál a NAV XML-ben sokszor csak az „5-ös adókódú" csoportazonosító szám szerepel adószámként, a „4-es adókódú" csoporttag adószám hiányzik. Amennyiben a csoportazonosító számot helyesen rögzítettük a partnertörzsben, akkor a számlához a program így is megtalálja a Partnert /FK számot. Új partner felvitelnél az adószám mezőbe automatikusan bekerül a NAV adatszolgáltatásból a belföldi adóalany partner adószámának első 8 számjegye. FIGYELEM! Ez csoportos ÁFA alanyoknál lehet a 177-tel kezdődő csoportazonosító szám is, melyet a partnertörzsben a „Csoport azonosító" mezőbe kell átírni. Ilyenkor a csoporttag saját (4-es adókódú) adószámáról nem kapunk adatot az adatszolgáltatásban, így azt kézzel kell megadni.
- Közösségi vagy harmadik országbeli adóalany felé – nem DimSQL programmal - kiállított számlák esetében a Partner hozzárendelés még nem működik, ilyenkor a Vevő Fk számot és adószámot is NAV-os könyveléskor kell megadni.
Bizonylat megtekintés:
A már lekönyvelt számlákhoz kapcsolódó bizonylatok itt megtekinthetőek.
Számlák: a Törzsadatok / Számlák megjelenítése.
Frissítés: bizonyos esetekben – főként a program módosításakor – szükség lehet a már letöltött számlák adatainak frissítésére. Ezt mindig aktuálisan az új verzió leírásában jelezzük.
Tételek megjelölése: a könyvelésre alkalmas számlák egyszerre kiválaszthatóak, illetve a kijelölés meg is szüntethető.
Nem könyvelhető: a cégnek tévesen kiállított, vagy a könyvelésbe nem kerülő számláknál beállítható, hogy nem könyvelhető, így még véletlenül sem választhatóak ki könyvelésre és a listáról is lekerülnek.
Számla XML: a NAV adatszolgáltatás XML megtekinthető kétféle nézetben.
Export: itt lehetőség van az aktuális lista nézet Excel exportjára, valamint azon elektronikus számlák archiválására (egyesével vagy az összes elektronikus számlát), ahol a NAV adatszolgáltatás maga az elektronikus számla.
A kijelölt számlák könyvelése:
A könyvelni kívánt számlák előtti négyzet bekattintásával, majd a Rendben (F10)-re visszatérünk a Könyvelési felületre, ahol még az alábbi beállításokat elvégezhetjük:
Nulla ÁFA könyvelése:
Szállító számláknál kikapcsolhatjuk a 0 összegű Áfa könyvelését (alanyi vagy tárgyi adómentes számlák).
Szerkesztés után a következő tételre lép:
Tétel könyvelés végén a Rendben (F10)-re a következő tételre lép a listában.
Automatikusan megnyitja szerkesztésre a következő tételt:
Tétel könyvelésé végén a Rendben (F10) re meg is nyitja a következő tétel könyvelési ablakát.
Számlák eltávolítása (F8)
Alkalmazható csak a kijelölt számlára vagy az összes számlára is.
Szerkesztés (F4)
Megadhatóak a hiányzó Árbevétel / Költség számlák vagy szükség szerint módosítható az ÁFA számla vagy a Partner FK számla.
A Szöveg mezőben működik az F12, azaz új saját szövegeket lehet elmenteni.
Mivel a Fizetési határidő nem kötelező mező a NAV adatszolgáltatásban, elképzelhető, hogy ez az adat is hiányzik. Kézi beírás mellett, a Telj.dátum mező értéke is átmásolható ide az ott lévő >> gombbal.
Készpénzes számlákat közvetlenül Pénztár naplóra is lehet könyvelni, ha bevételnél a Tartozik számla, illetve kiadásnál a Követel számla olyan Pénztár főkönyvi számla, melyet a Bizonylatos pénztár modulban nem használnak, azaz a Szerviz/Beállítások / Naplóformátumokban nincs Pénztártömb hozzárendelve.
Fordított Áfa-s szállító számlák**hoz kapcsolódó ÁFA tételek is automatikusan lekönyvelhetőek! Ehhez az ÁFA paramétereknél meg kell adni a megfelelő Fizetendő/Levonható ÁFA főkönyvi számokat, könyveléskor pedig az **FA ÁFA mezőben ki kell választani a megfelelő ÁFA kulcsot.
Az ÁFA ablakban a kulcsra / adóalapra/ÁFA összegre jobb egérgombbal kattintva %-ban megadható a levonásra kerülő ÁFA, így pl. a Telefonszámláknál 70%. Ezzel együtt a számlán szereplő tényleges ÁFA összege is kitöltésre kerül, mellette a Nettó összeg zöldre változik és az egeret a mezőn tartva látjuk is a számszerű változást.
Ha pénzforgalmi ÁFA-s számlát Pénztár FK számlával szemben könyvelünk, a „Pénzforg.elszámolás" jelölés automatikusan letiltásra kerül. Egyéb esetben e számlák könyvelése ugyanúgy történik, mint a normál könyvelés esetén: az Áfa számla mezőbe továbbra is a megfelelő ÁFA számlát kell beírni, - a pénzforgalmi elszámolás jelölés miatt - viszont a könyvelés a számlaparaméterek szerinti Pénzforgalmi ÁFA technikai számlákra történik.
Csoportos adatcsere
Ha a kiválasztott számlákat ugyanarra a költség/árbevétel számlára (azonos gyűjtőkódokra stb.) könyvelnénk, akkor felugró ablakban a „Csere" négyzetek bepipálásával válaszhatjuk ki, hogy mely mezőket szeretnénk azonos értékekkel feltölteni. A „Felülírás" bekattintása akkor szükséges, ha már egy kitöltött mező adatát szeretnénk megváltoztatni pl. vevő/száll. FK számla helyett egységesen Pénztár FK számlára könyvelünk.
Könyvelés
A könyvelés véglegesítése. Mindaddig, amíg hiányos az adatbevitel jelzi, hogy éppen melyik kötelező mezőbe vár adatot.
Előző tétel (ALT+E) / Következő tétel (ALT+K)
Az előző / következő tételpár első tételére ugrik.
Tételek megjelölése
Az összes tétel megjelölése / jelölés törlésén kívül a Szöveg mező tartalma alapján is ki lehet jelölni sorokat (pl. Csoportos Adatcseréhez)
Számlák ellenőrzése
A könyvelés véglegesítése előtt lekérhető, hogy hiányzik-e még valamilyen kötelező adat.
Export
Az aktuális lista kiexportálható DimSQL Excel feladás formátumba, mely a hiányzó adatok kitöltése után befogadható a Szerviz / Adatbázis / Feladások / XLS feladás fogadása menüpontban.
Egyéb funkciók – Főkönyvi szám keresés szamlazz.hu fájl alapján
A Számlázz.hu =>Listák =>ÁFA listák menüpontból kiexportált Excelt fájl lehet beolvasni ebben a menüpontban a Paraméterek / Vevő számlák mezőben lévő mappa ikonra kattintva.
Használhatjuk úgy, hogy már létező Főkönyvi számokat rendelünk hozzá a kiválasztott vevő számláinkhoz, az Excelben lévő számlaszám és vevő név alapján. Azaz ezekhez a számlákhoz a NAV letöltést követően automatikusan nem talált a program partnert és hozzá FK számot (pl. adószám hiánya miatt vagy mert egyáltalán nincs partnerként rögzítve). Ilyenkor az „Ismeretlen vevőhöz automatikus főkönyvi szám rendelése" jelölőnégyzetet nem kattintjuk be. Természetesen csak akkor lesz sikeres az összerendelés, ha az Excelben lévő vevő név és a Főkönyvi szám megnevezés megegyezik.
Másrészt akkor érdemes használni, ha magánszemély részére kiállított számlák kerülnek könyvelésre kiválasztásra, amikor a NAV-tól semmilyen vevő adat nem áll rendelkezésre. Ilyenkor az „Ismeretlen vevőkhöz automatikus főkönyvi szám rendelése" bekattintásával és Vevő számlacsoport választással a számlához automatikusan felvihető új főkönyvi szám az Excelben megtalált vevő névvel. Az új főkönyvi szám + vevő név először – mintegy ajánlásként - zöld színnel jelenik meg a listában. Az adatok véglegesíthetőek vagy el is távolíthatóak az Egyéb funkciók 2. vagy 3. menüpontjára kattintva.