Fájlok csatolása

Ez a funkció elsősorban a könyvelőirodák számára nyújt hasznos segítséget, de természetesen az egyedi felhasználók is hatékonyan használhatják mindennapi munkájukban. Lényege, hogy a könyvelés papíralapú bizonylatait az egyszerűbb visszakeresés, tárolás, későbbi kezelésük könnyítése érdekében elektronikusan tároljuk, majd a szkennelt bizonylatokat a könyvelési tételekhez rendeljük akár a könyvelés közben, akár utólag. A szkennelt bizonylathoz egyéb dokumentumok is csatolhatók, pl. szerződés, teljesítés-igazolás, vagy a partnertől kapott egyéb bizonylat.

A későbbiekben ezek a bizonylatok képernyőn megjeleníthetők, nyomtathatók, vagy pdf fájlként továbbküldhetők.

Külső bizonylat már eleve érkezhet elektronikus úton is (e-mail melléklet, NAV folyószámla kivonat), ezek szintén tárolhatók és hozzákapcsolhatók a könyveléshez. Ezek tetszőleges file-ok lehetnek, pl. PDF, Excel, Word vagy kép file is. Eredeti formájában csatolhatjuk hozzá a könyveléshez, és a visszakeresés után eredeti formájában kapjuk vissza, tehát a PDF-et PDF-ként a Word dokumentumot Word dokumentumként.

A könyveléshez csatolt dokumentumok az adatbázissal együtt mentésre kerülnek (de kérhető mentés ezek nélkül is), illetve visszatölthetők.

Általános információk¶

A funkció jelenleg az Iktató és Főkönyv modulba került beépítésre. Az adatrögzítés során a Számla iktatása, Számla iktatása könyveléssel vagy Iktatás utólagos könyveléssel menüpontoknál illetve a Listák/Iktatókönyv menüponthoz kapcsolódóan, a főkönyvben a naplókra való könyveléskor illetve a számlakarton nézegetőben végezhető el a szkennelt bizonylatok csatolása.

50 tétel felett licencdíj, szoftverkövetési díj vagy bérleti díj fizetési kötelezettséggel (egyedi kóddal) vehető igénybe.

Technikai követelmények¶

A csatolt állományok megjelenítését a számítógépre telepített alapértelmezett megjelenítő program végzi. Például a PDF file-t az Acrobat Reader, a Word dokumentumot a telepített Word szövegszerkesztő, stb. Tehát ha még nem történt meg, telepíteni kell azokat a programokat, amikkel a megjelenítés történik.

Minden dokumentum típushoz kell rendelkezni megjelenítővel, ellenkező esetben a dokumentum tárolása megtörténik és később is visszakereshető, de nem jeleníthető meg.

Működési feltételek¶

• Szkenner: Célszerű lapadagolós síkágyas szkennert használni. Ezzel a többoldalas, A4-es lapokból álló dokumentumok könnyebben beolvashatók, ugyanakkor a kisebb méretű pl. blokkok, a síkfelületre helyezve olvashatók be. Ahhoz, hogy a DimSQL programból működjön a beolvasás a szkennernek TWAIN kompatibilis driverrel kell rendelkeznie.

• Elhelyezés: A szkennert a könyvelő számítógépek közelében, kézközelben tanácsos elhelyezni, hogy minél kevesebb testmozgással használható legyen.

Általános működés¶

A bizonylatok beolvasását el lehet végezni az adatrögzítés előtt, közvetlenül a bizonylat tételeinek rögzítése után, vagy összegyűjtve a könyvelés után. A beolvasott dokumentum PDF fájlját kell a rögzített könyvelési tételhez (lekönyvelt bizonylathoz) rendelni. A beolvasáskor automatikusan generálódik egy fájl-név, ami átírható. A későbbiekben ezen a néven történik az azonosítása*.* (Pl. az exportált csatolt fájlok megőrzik ezt a nevet.)

A választott szkenner típusától függően egy oldalas vagy két oldalas másolás végezhető.

A rendszer a beolvasott bizonylatokat egy külön fájlban (gdb) tárolja az adott cég, adott cégévében.

A funkció működésének megismeréséhez javasoljuk a DimSQL25 nevű demo letöltését honlapunkról. A Bemutató Kft. adatbázisában lehetőség van az Iktató modulban kipróbálni a csatolt fájlok kezelésének módját.

Alapértelmezett csoportok¶

A szkennelt dokumentumokat a felhasználó célja szerint különböző csoportba lehet sorolni. Az itt szereplő beállításokkal a szkennelés során a besorolás menetét lehet leegyszerűsíteni.

A Szerviz→Beállítások→Dokumentumkezelő→Csoportok menüpont alatt meg lehet adni a csoportosítás módját, mely három beállítási lehetőséget kínál fel:

• Üres: alapértelmezett beállítás.
• Utolsó megjegyzése: megjegyzi az utolsó választást és legközelebb azt ajánlja fel.
• Egyedi: mindig ezt ajánlja fel a program a szkennelés során.

Bővebben lásd: Szkennelt dokumentumok csatolása→Csatolás adatrögzítéskor→Tételekhez csatolt dokumentumok kezelése→Csoportok

Szkennelt dokumentumok csatolása¶

Iktató->Listák->Iktatókönyv

Az Iktató és Főkönyv modul alkalmas arra, hogy a könyvelt bizonylatokhoz csatoljuk a szkennelt dokumentumokat.

A funkció működését az Iktató modulon keresztül mutatjuk be, de értelem szerűen ugyanígy működik a Főkönyvben történő adatrögzítés közben is.

Már iktatott tételekhez csatolás¶

Amennyiben az Iktató modulban korábban már rögzített tételhez szeretnénk dokumentumot csatolni, az kétféleképpen történhet, Szkenneléssel vagy Fájl hozzáadásával.

Már iktatott tételekhez csatolás szkenneléssel¶

Az Iktatókönyv megnyitása után a már iktatott tétel kijelölése, melyhez utólag szeretnénk a dokumentumokat csatolni, majd nyomjuk meg a Csatolt fájlok gombot.

Megjelenő Dokumentumok kezelése ablakon kattintsunk az Új fájl (F5) gombra majd pedig a Szkennelés (F11) gombra.

Szkenner ablaka megjelenik, ahol a szkennelést a Beolvasás gombbal indíthatjuk. A szkennelt dokumentumot a "Műveletek" gombjaival igazíthatjuk a kívánt irányba, kiegyenesíthetjük, törölhetjük az aktuális lapot (vagy összes lapot).

Szkenner szoftver GUI használata: a jelölőnégyzet bepipálása esetén a megjeleníthető a szkennerhez adott szoftver vezérlő ablaka.

Ebben az esetben láthatjuk a Beolvasás gomb megnyomásakor a különböző beállítási lehetőségeket (szkenner függő, példánkban Canon P-150):

Kisebb fájl méret érdekében javasoljuk az alábbi beállításokat:

• Mode: Black and White (Fekete-fehér)
• Dots per inch (Felbontás): 150 dpi

Az egyéb beállítási lehetőségek a szkenner típusától függően változhatnak.

Szintén ettől függ, hogy a beállított opciók menthetők, vagy nem menthetők, illetve az utolsó beállítás megőrzésre kerül-e?

Előfordulhat, hogy a szkennelés során a szállítói számlával egy fájlban egyéb dokumentumot (pl. szállítólevelet) szeretnénk csatolni. Ekkor a Szkennelés ablakban a Hozzáfűz funkciót kell kijelölni,

majd ismét a Beolvasás gombbal indítani a szkennelést.

A módszert alkalmazhatjuk akkor is, ha csak egy oldalt tudunk egyszerre beolvastatni, de szükséges a további oldalak szkennelése is.

Az így szkennelt dokumentumok egy fájlként kerülnek mentésre.

A Beszúr funkcióval lehetőség nyílik arra, hogy többoldalas dokumentumot tároljunk egy fájlban akkor is, ha a szkenner csak az 1 oldalas (Simplex) beolvasást támogat.

Pl. ha a már beszkennelt két oldal után a 2. oldal elé be szeretnénk szúrni egy újabb oldalt akkor a Beszúr funkció bekattintása szükséges, illetve az oldalszámok megjelenítésénél a második mezőben azt az oldalt kell megjeleníteni, mely elé be szeretnénk szúrni a kimaradt oldalt:

A szkennelés befejezése után a 3 oldalas bizonylat kerül mentésre.

A fentiek szerinti szkennelést Rendben (F10) gombbal fejezhetjük be.

Ekkor az Alapadatok ablakban átírhatjuk a fájl nevét a kívántra (pl. a már iktatott bizonylat iktatószámát – belső bizonylatszámát – ráírhatjuk) figyelembe véve, hogy a fájl nevében csak az operációs rendszer által megengedett karakterek szerepelhetnek. Kiterjesztés nem változtatható meg.

Kitölthető a Megnevezés mező (pl. a Szállító megnevezése), és a Megjegyzés (pl. melyik időszakra vonatkozik a szkennelt bizonylat vagy akár a kontír tételt is feltüntethetjük), majd a mentéshez kattintsunk a Mentés (F10) gombra.

Rossz sorrend, vagy egyéb ok miatt a szkennelt dokumentumot elvethetjük a Mégsem (ESC) gombbal.

A mentett dokumentumot már nem lehet szerkeszteni (pl. beszúrni, hozzáfűzni).

Már iktatott tételekhez csatolás fájl hozzáadásával¶

Lehetőség van arra is, hogy a szkennelt dokumentumon kívül olyan egyéb bizonylatot (kimutatást, szerződést) is tároljunk az iktatott tételhez, amelyik számítógépünk valamelyik mappájában már rendelkezésre áll.

Már iktatott tétel kijelölése, melyhez utólag szeretnénk a dokumentumokat csatolni, majd kattintsunk a Csatolt fájlok gombra.

Ennek menete kétféleképpen történhet

1. A csatolni kívánt fájl behúzásával ("fogd és vidd" módszerrel) fájlkezelőből

2. Kattintsunk az Új fájl (F5) majd a Fájl hozzáadása (F5) gombokra, ezek után kitallózhatjuk az iktatott tételhez csatolandó egyéb fájlt (fájlokat). Ez nem csak pdf, hanem Word dokumentum, Excel fájl, de akár kép is lehet.

   A tallózás után ügyeljünk a fájltípus kiválasztására, majd a Megnyitás után az Alapadatok ablakban a már korábban ismertetett módon kitölthetők a szükséges mezők. (Alul látható az ily módon csatolt bizonylat elérési útja is.)

A könyvelési tételhez való hozzárendelés a Mentés (F10) gombbal történik.

Iktatott tételekhez csatolt dokumentumok kezelése¶

A fenti két menüpontban elvégzett csatolást követően még mentés előtt a dokumentumkezelő ablakban megjelenik az általunk szkennelt és elnevezett pdf fájl, illetve a fájl hozzáadásával csatolt egyéb fájl.

Dokumentumok kezelése¶

A Dokumentumok kezelése ablakban kettős kattintással vagy a pdf kijelölése és Megtekint (F9) gombbal megnézhetjük a dokumentumot.

Ugyanehhez az iktatott könyvelési tételhez további dokumentumok is csatolhatók az Új fájl (F5) gombbal, lehet törölni a már szkennelt és mentett dokumentumot Törlés gombbal, illetve elvégezhető a Dokumentum kezelése ablakban kijelölt dokumentum (dokumentumok) exportja a Export (F6). Több dokumentum kijelölését végezhetjük a Shift és Right mutató nyíllal vagy a Ctrl billentyű segítségével.

A Módosít (F4) gombbal a dokumentum azonosító alapadatait (Fájlnév, Megnevezés, Megjegyzés) írhatjuk felül.

Stílus¶

Csoportok¶

A rendszer lehetőséget nyújt arra, hogy a könyvelési tételhez csatolt dokumentumokat csoportosítsuk. Alapbeállításként a Számlák és Szerződések szerepelnek, de szabadon létre lehet hozni a felhasználó igénye szerint egyéb csoportokat is.

Az Szerviz→Beállítások→Dokumentumkezelő→Csoportok menüpont alatt meg lehet adni az csoportosítás módját, mely három beállítási lehetőséget kínál fel:

• Üres

  A programban ez van alapbeállításként megadva. Ebben az esetben a fájl csatolása közben kell megadni a megfelelő csoportot.

• Utolsó megjegyzése

  Megjegyzi az utolsó választást és legközelebb azt ajánlja fel.

• Egyedi

  A listából kiválasztjuk az általunk használni kívánt csoportot és a program a fájl csatolásánál mindig ezt fogja felkínálni.

A Csoportok szerkesztése, illetve a dokumentumokhoz való hozzárendelés a fájl alapadatainak meghatározása ablakban is történhet.

Új csoport felvétele a Szerkesztés gombbal történhet

A csoportok kialakítása során célszerű végig gondolni, hogy a későbbiekben milyen lekérdezésekre van szükség a tételekhez tartozó dokumentumokra vonatkozóan.

A szkennelt vagy hozzáadott dokumentumok alapadatainak megadásakor a megfelelő csoport előtti jelölőnégyzetbe történő kattintással lehet a kívánt csoportot meghatározni.

Egy dokumentum több csoporthoz is hozzárendelhető.

A Dokumentumkezelő ablakban ellenőrizhető, hogy a kijelölt dokumentum melyik csoportba tartozik. (A kijelölés akkor is szükséges, ha csak egy dokumentum látható az ablakban.) Ha elfelejtettük a csoportbesorolást megadni, a Módosít (F4) gombbal visszatérhetünk és pótolhatjuk.

A már felvett csoportok nevei törölhetők a táblából a DEL billentyűvel. Ha a törölt csoporthoz korábban már rendeltünk dokumentumot, akkor ennél a dokumentumnál az összes csoport-hozzárendelés törlésre kerül, újból el kell végezni a csoporthoz való hozzárendelést.

A Dokumentumkezelő ablakból a Mentés (F10) gombbal térhetünk vissza a listázott Iktatókönyvhöz. Itt kék színnel jelölve látjuk azokat az iktatott tételekhez, melyekhez csatoltunk dokumentumot. Amennyiben szükséges a későbbiekben a kék színű sorokhoz még csatolhatunk további dokumentumokat is a fent leírtak (Csatolt fájlok/Új fájl) szerint.

Dokumentum csatolás könyvelés közben¶

Lehetőség van arra, hogy a beérkező számlák könyvelésével együtt végezzük el a csatolt dokumentumok hozzárendelését. Ezt elvégezhetjük az Iktató modulban a Számla iktatása, a Számla iktatása könyveléssel vagy Iktatás utólagos könyveléssel menüpontokban, Főkönyvben a könyvelés menüpontban.

Az adatrögzítés előtt vagy után (de még a mentés – Rendben előtt) csatolhatjuk a dokumentumot, ha a könyvelőablak (vagy iktató ablak) Csatolt fájlok fülre kattintunk. Ezt követően a korábban már leírt módszer szerint tudjuk a számlát beszkennelni, majd csatolni a rögzítésre váró tételhez.

A könyvelés és a dokumentum csatolása között tudunk váltani az Alapadatok (Alt + ++a+) és a Csatolt fájlok (Alt + C) fülre való kattintással.

A Rendben (F10) gombbal megtörténik a könyvelési bizonylat és a hozzácsatolt dokumentum mentése.

Az Iktatókönyvben és a Főkönyv→Számlakartonon kék színnel jelölve jelennek meg a csatolt dokumentumot is tartalmazó tételek.

Fájlok exportálása¶

Iktató→Listák→Iktatókönyv→Fájlok exportálása

A könyveléshez csatolt dokumentumokat exportálhatjuk – nem csak egyesével, hanem az Iktatókönyvből kijelölt tételekhez kapcsolt összes dokumentumot, vagy meghatározott csoportjukat.

Menete

Iktatókönyvből ki kell jelölni a szükséges sort, sorokat. Az egymás alatt található sorok kijelölésére a Shift és Down megnyomásával van lehetőség. Ha több különálló sort akarunk kijelölni, tartsuk lenyomva a Ctrl billentyűt majd kattintsunk a kijelölendő sorokra.

Miután kiválasztottuk az exportálandó sorokat kattintsunk a Fájlok exportálása gombra.

A megjelenő Export ablakban tallózással ki kell jelölni a mentés helyét.

A funkció a Főkönyvi tételekhez csatolt dokumentumok esetében is elvégezhető Kivonatok→Tételek listázása→Bizonylatok listázása menüpontban Iktatóhoz képest annyi a változás, hogy itt nincs lehetőség a sorok kiválasztására, a szűrési feltételek beállítása után végezhető el a fájlok exportálása.

A exportált fájlok a mentés helyén a következő névvel azonosíthatók be: az iktatószám kiegészül a csatolt fájl nevével.

Iktató beállítások¶

Iktató/Beállítások

Iktatás feladása¶

A Számla iktatása funkció esetén is csatolhatunk az iktatott tételekhez fájlokat, de ezek a feladásba nem kerülnek be. Az utólagos könyveléshez viszont hasznos segítség a beszkennelt számlák megtekintése. Ehhez javasoljuk, hogy a feladással együtt az Iktatókönyvben állva (kijelölve a szükséges tételeket) végezzük el a Fájlok exportálása funkciót. Az exportált állományt a feladással együtt elküldhetjük a könyvelőnek, könyvelőirodának.

A szkennelt pdf bizonylatok nagy mérete miatt ez nem mindig oldható meg. Helyette javasoljuk a Dimenzió szerverre történő feladást (lásd Dimenzió szerverre).

Iktatás fogadása¶

Az Iktatás feladásában készített feladási fájl beolvasása.

Feladás Dimenzió szerverre¶

A Számla iktatása funkció esetén az iktatott tételekhez kapcsolódó csatolt fájlok is feladásra kerülnek a Dimenzió szerverére titkosított csatornán keresztül. Ebben az esetben tehát a csatolt (szkennelt) fájlok is feladásra kerülnek ezzel megkönnyítve a munkát.

Ezt a menüpontot csatolt fájlok nélkül is lehet alkalmazni.

Fogadás Dimenzió szerverről¶

A Dimenzió szerverre feladott fájlokat tudjuk ebben a menüpontban fogadni.

Módosult Szerviz funkciók¶

A könyveléshez kapcsolt dokumentumok az adatbázissal együtt menthetők, igény szerint visszatölthetők. Ezért az említett két funkció átdolgozásra került a DimSQL programban. Az átalakítás lehetőséget adott arra, hogy mindkét folyamat bővüljön ellenőrző funkciókkal.

Mentés¶

Szerviz→Adatbázis→Mentés

A mentési folyamatnál alapértelmezett beállítás az "Adatbázis + csatolt fájlok" mentése. Amennyiben átkattintunk az "Adatbázis" típusra, nem történik meg a könyveléshez csatolt dokumentumok mentése. Erre akkor kerülhet sor pl. ha a Dimenzió Kft-nek szükséges mentés készítése az adatbázis javítása, vizsgálata miatt.

A mentés adatbázisának kiterjesztése: .DIMBCK

(Mentés után Lekérdező mód használata funkció az ún. hordozott adatbázis esetén értelmezhető csak.)

Visszatöltés¶

Szerviz→Adatbázis→Visszatöltés

Alapértelmezett beállítás az "Adatbázis + csatolt fájlok" visszatöltése".

Amennyiben csatolt fájlok nélküli adatbázist szeretnénk visszatölteni akkor az "Adatbázis" típusra kell átkattintani.

(Visszatöltés után normál mód használata funkció: hordozott adatbázis esetén értelmezhető.)

A visszatöltés indítása után végzi el a program azokat az ellenőrző funkciókat, melyek némileg lassíthatják a folyamatot, de a felhasználók biztonsága érdekében hasznosak. Pl. figyelmeztet eltérő cégnév esetén, eltérő könyvelési év esetén.

Ha dokumentum nélküli adatbázist töltünk vissza (pl. Dimenziótól kapott javított adatbázis esetén), a dokumentumok nem vesznek el az eredeti adatbázisból.

Általános¶

Szerviz→Beállítások→Általános

A menüpontban lehetőség van a DimSQL ablak kezdeti megjelenítésének megváltoztatására. Beállítása esetén a következő programindításkor fog a kívánt helyre kerülni a képernyőn a DimSQL ablaka. Egyedileg szükséges Cégadatbázisonként megadni. A funkció hasznos abban az esetben, ha könyvelés közben szeretnénk látni a szkennelt (vagy e-mailben kapott és csatolt) dokumentumot. A képernyőkép ezzel a módszerrel megosztható, a DimSQL ablaka mellett megjeleníthető a másik oldalon a beszkennelt számla. A megjelenítés nagymértékben függ a monitor méretétől.

Áthúzással is lehet az ablakot mozgatni. Ilyenkor a programból való kilépésig őrzi meg a program a beállítást.

Dokumentumkezelő¶

Szerviz→Beállítások→Dokumentumkezelő

A dokumentumok kezelésével kapcsolatban jelenleg az alábbi beállítás alkalmazható:

• Csatolt fájl Megjegyzés ablakának megjelenítése a fájl megnyitása esetén

Bekapcsolása esetén a csatolt fájl megtekintésekor megjelenik a Megjegyzés ablak, ahol további információk rögzítésére van lehetőség. A képernyőn mozgatható a célszerű munkavégzéshez.

Dokumentumok újraszervezése¶

Szerviz→Egyebek→Dokumentumok újraszervezése

Csatolt fájlok kezelése esetén futtatható menüpont: a dokumentumok és bizonylatok tábla kapcsolatait átnézi és frissíti, ha eltérést talál.