DATools¶

1. A program célja¶

A DATools a DigitAudit program kiegészítője, amely a régebbi (tipikusan már könyvvizsgált) cég-évek tömeges archiválását és szükség esetén törlését támogatja.

Fő üzleti cél:

• tárhely felszabadítása a helyi gépen/szerveren,
• régebbi évek rendezett mentése,
• mentések ellenőrizhetősége,
• mentett évek visszakereshetősége.

A program két mentési célhelyet támogat:

• helyi/hálózati könyvtár,
• AuditArchivum szolgáltatás (Dimenzió Kft, Nextcloud alapú felhőtárhely).

2. Mire képes a DATools¶

A program fő funkciói:

1. Tömeges mentés cég-évek alapján

2. szűrés (év, cégnév, típus, csoport, archiválási állapot stb.),

3. kijelölés (egyedi vagy mind),
4. archiválás DA2 vagy ZIP formátumban,

5. mentés helyi mappába vagy felhőbe (AuditArchivum).

6. Cég-évek törlése

7. kijelölt adatbázis-évek végleges törlése,

8. kapcsolódó dokumentummappa törlése,
9. haladás kijelzése.

3. Előfeltételek és fontos tudnivalók¶

3.1. Licenc és bejelentkezés¶

• A program használatához érvényes regisztrációs/licenckulcs szükséges.
• A kulcs géphez kötött ellenőrzésen megy át.
• Mentés és törlés előtt DigitAudit felhasználónév/jelszó alapú bejelentkezés történik.

3.2. Konfigurációs fájlok¶

• A DigitAudit kapcsolat adatai a digitaudit.ini fájlból töltődnek.
• A DATools saját beállításait DATools.ini-ben tárolja (pl. temp mappa, mentési cél, felhős felhasználónév megjegyzése).

3.3. Biztonsági figyelmeztetés¶

A törlés végleges művelet. A kapcsolódó adatok (adatbázis + dokumentummappa) is törlődnek. Mindig legyen ellenőrzött mentés a törlés előtt.

4. Főképernyő áttekintése¶

A főablak három fő fülből áll:

• Bejelentkezés
• Regisztrációs adatok
• Névjegy

A bejelentkezés után elérhető fő műveletek:

• Mentés
• Törlés
• Ellenőrzés
• Kilépés

5. Mentés folyamata (részletes)¶

5.1. Mentési képernyő blokkjai¶

A mentési ablak fő részei:

Program információk¶

• Gépkód
• DigitAudit felhasználó
• Felhasználási mód (pl. helyi / távoli asztal)
• DigitAudit mappa
• Adatbázis típus
• Adatbázis elérési út

Szűrési feltételek¶

• Évtől / Évig
• Cég név
• Cég típus
• Iktatókód
• Csoport
• Archiválási állapot
• Szűrők törlése

Cég-év lista¶

• kijelölő oszlop,
• év, cégnév, állapotmezők, verzió stb.
• Mindent kijelöl / Kijelölést töröl

Mentés helye és adatai¶

• Cél típusa:
• Könyvtár
• AuditArchivum szolgáltatás
• Felhős felhasználónév/jelszó (AuditArchivum esetén)

Mentés tulajdonságai¶

• Archiválás típusa:
• DA2 (DigitAuditban tölthető vissza)
• ZIP (önállóan kicsomagolható)
• Tömörítési szint
• Cél könyvtár

Ideiglenes könyvtár¶

• temp útvonal megadása/kiválasztása, ha az alapértelmezett mappában kevés a szabad hely, akkor érdemes egy nagyobb tárhelyű meghajtó könyvtárát megadni,
• szabad tárhely kijelzése.

5.2. Javasolt mentési lépéssor¶

1. Ellenőrizze a Program információk blokkot (jó adatbázis, jó felhasználó, jó környezet).

2. Állítsa be a szűrőket (például régebbi évekre).

3. Jelölje ki a mentendő cég-éveket.

4. Válassza ki a cél típust:

   • helyi/hálózati könyvtár, vagy
   • AuditArchivum szolgáltatás.

5. AuditArchivum esetén adja meg a felhasználónevet és jelszót.

6. Állítsa be az archiválás típusát (DA2 vagy ZIP) és tömörítést.

7. Ellenőrizze az ideiglenes mappa szabad helyét.

8. Indítsa a Mentés műveletet.

9. A mentés végén ellenőrizze a sikeres visszajelzést.

5.3. DA2 vs ZIP – mikor melyiket?¶

DA2:

• célzottan DigitAudit-kompatibilis archiválás,
• visszatöltéshez ajánlott, ha később DigitAuditból kell helyreállítani.

ZIP:

• általános formátum,
• önállóan is kicsomagolható, nem kell a DigitAudit a futtatáshoz, mivel tartalmazza azt is,
• hosszabb távú, platformfüggetlen tároláshoz ajánlott

5.4. Mentés a felhőbe (AuditArchivum)¶

A DATools az AuditArchivum szolgáltatás felé WebDAV kapcsolattal dolgozik (Nextcloud alap). A kapcsolat a felhasználónév/jelszó alapján ellenőrzésre kerül.

Gyakorlati tanács:

• először kis mintán (1-2 cég-év) tesztelje,
• utána indítsa a teljes tömeges mentést.

5.5. Mit tartalmaz a mentési csomag (működési szintű áttekintés)¶

A mentés során a program:

• céghez tartozó adatbázis(oka)t archivál,
• a kapcsolódó könyvvizsgálati mappát is becsomagolja,
• ellenőrző hash-listát készít (DATools.dat),
• szükség esetén feltölti a kész archivumot a felhőbe.

6. Törlés funkció (részletes)¶

A törlés képernyőn:

• ugyanúgy szűrhető és kijelölhető a cég-év lista,
• látható törlési folyamat panel (év, cég, haladás),
• egyértelmű figyelmeztetés jelenik meg a végleges törlésről.

A művelet eredménye:

• a kijelölt adatbázis-évek törlődnek,
• a kapcsolódó nyilvántartásból is kikerülnek,
• a kapcsolódó dokumentummappa is törlődik.

Fontos:

• a törlés visszaállítása nem garantált,
• csak ellenőrzött mentés után végezze el.

7. Ajánlott üzemeltetési gyakorlat¶

1. Tömeges futás előtt

2. ellenőrizze a szabad helyet,

3. teszteljen 1-2 cég-éven.

4. Tömeges futás közben

5. ne futtasson párhuzamos, nagy I/O terhelésű feladatokat ugyanazon a táron,

6. felhős mentésnél stabil kapcsolatot biztosítson.

8. Gyakori hibák és elhárításuk¶

9. Példa ajánlott napi/heti workflow¶

• Szűrés régi évekre (pl. aktuális évnél régebbi, lezárt státusz).
• Kijelölés és mentés (először helyi vagy felhő, belső szabály szerint).
• Csak sikeres ellenőrzés után törlés.
• Rövid belső naplózás (mit, mikor, hová mentettek).

10. Fontos korlátok és felelősségi megjegyzés¶

• A DATools nagyban gyorsítja a mentés/törlés adminisztrációját, de nem helyettesíti a belső adatmegőrzési szabályzatot.
• A végleges törlés előtt mindig legyen szervezetileg jóváhagyott és ellenőrzött mentés.

11. További információ¶

DigitAudit termékoldal: https://www.dimenzio-kft.hu/termekek/digitaudit