Excel importálás adatbázisba¶

A modul célja¶

Az Excel importálás adatbázisba modul célja, hogy egy Excel munkafüzet kiválasztott lapjának adatait önálló, importált táblaként betöltse a megnyitott cég adatbázisába.

A modul különösen akkor hasznos, ha a felhasználó külső listákat, egyeztetési táblákat, partnerkimutatásokat vagy más strukturált Excel adatokat szeretne az alkalmazáson belül is felhasználni.

Az importált tábla később az alkalmazás lekérdező felületén is elérhető.

Hol érhető el?¶

A modul az alkalmazás felső menüsorából nyitható meg:

Fájl > Adatimport > Excel importálás adatbázisba

Előfeltételek¶

A modul használatához az alábbi feltételeknek kell teljesülniük:

• legyen megnyitott cég,
• a megnyitott cég adatbázisa legyen elérhető,
• rendelkezésre álljon egy importálni kívánt Excel fájl,
• az Excel fájl legalább egy adatlapot tartalmazzon,
• a fejlécsort és az importálandó lapot helyesen kell kiválasztani.

Mire használható a modul?¶

Az Excel importálás adatbázisba képernyő az alábbi feladatokat támogatja:

• Excel fájl kiválasztása,
• a munkafüzet lapjainak beolvasása,
• a fejlécsor megadása,
• a létrehozandó adatbázistábla nevének beállítása,
• opcionális leírás rögzítése,
• az oszlopok előnézetének és mintáinak megtekintése,
• az egyes oszlopok bevonásának vagy kihagyásának szabályozása,
• oszloptípusok automatikus vagy kézi beállítása,
• elsődleges kulcsnak szánt oszlop kijelölése,
• az adatok tényleges importálása az adatbázisba.

A képernyő felépítése¶

A képernyőképen a felhasználó jellemzően az alábbi fő részeket látja:

• a felső fejlécet a modul címével és rövid ismertetésével,
• a fájl- és importbeállítások blokkot, ahol az Excel fájl, a táblanév, a fejlécsor és a lap választható ki,
• a leírás és oszlopműveletek sort, ahol az import rövid megnevezése és az összes kijelölés kezelhető,
• a központi oszlopkonfigurációs táblát, ahol minden oszlop bevonása, neve és típusa szabályozható,
• az alsó állapotsávot, ahol a folyamat visszajelzése, az Excelben talált sorok száma és az import gomb jelenik meg.

A fő részek röviden¶

Milyen adatokkal dolgozik a modul?¶

A modul az Excel fájl tartalmát és a már korábban importált táblák metaadatait egyaránt figyelembe veszi.

Milyen input adatokkal dolgozik?¶

A modul működéséhez az alábbi inputok a legfontosabbak:

• az Excel fájl elérési útja,
• a kiválasztott munkalap,
• a fejlécsor száma,
• a kívánt adatbázistábla-név,
• az opcionális leírás,
• az oszloponkénti bevonási döntés,
• az oszlopok adatbázisbeli neve,
• az oszlopok adattípusa,
• az esetleges elsődleges kulcs oszlop.

Milyen feldolgozást végez a rendszer?¶

A modul a háttérben az alábbi műveleteket hajtja végre:

1. megnyitja a kiválasztott Excel fájlt,
2. kiolvassa a munkafüzet lapneveit,
3. a megadott fejlécsor alapján azonosítja az oszlopneveket,
4. mintasorokat gyűjt az első adatblokkból,
5. megszámolja az összes nem üres adatsort,
6. automatikusan javasol adattípust az egyes oszlopokhoz,
7. megtisztítja és egyedivé teszi az adatbázis-oszlopneveket,
8. importáláskor létrehozza vagy újralétrehozza a cél táblát,
9. soronként betölti az adatokat az adatbázisba,
10. eltárolja az import metaadatait és az oszlopkonfigurációt.

Hogyan készül az oszlopelőnézet?¶

A rendszer a kiválasztott lap alapján:

• kiolvassa a fejlécsor celláit,
• az első mintasorokból rövid előnézeti értékeket képez,
• minden oszlophoz javasol egy adatbázistípust,
• az Excel fejlécből érvényes adatbázis-oszlopnevet készít.

Az oszlopnevek tisztítása¶

Az Excel oszlopfejléceiből a rendszer adatbázis-kompatibilis neveket készít. Ennek során például:

• kisbetűsít,
• az ékezeteket egyszerűsíti,
• az érvénytelen karaktereket aláhúzásra cseréli,
• megakadályozza, hogy a mezőnév számmal kezdődjön,
• az ismétlődő neveket sorszámozással egyedivé teszi.

Javasolt táblanév képzése¶

Az importált tábla alapértelmezett neve az Excel fájlnévből képződik. A rendszer ezt megtisztítja, majd import_ előtaggal látja el.

Például egy Partnerek 2024.xlsx fájlból jellemzően egy import_partnerek_2024 jellegű táblanév lesz.

Milyen adattípusokat ismer fel a rendszer?¶

A modul automatikus típuskövetkeztetést használ a minták alapján.

Milyen dátumformátumokat tud felismerni?¶

A rendszer több tipikus formátumot is figyelembe vesz, például:

• yyyy-MM-dd
• yyyy.MM.dd
• yyyy/MM/dd
• dd.MM.yyyy
• dd/MM/yyyy
• MM/dd/yyyy

A használat folyamata lépésről lépésre¶

1. Nyissa meg az Excel importálás adatbázisba modult.
2. Kattintson a Böngészés gombra, és válassza ki az Excel fájlt.
3. Ellenőrizze vagy módosítsa a javasolt adatbázistábla-nevet.
4. Állítsa be a megfelelő fejlécsor számát.
5. Válassza ki a kívánt munkalapot.
6. Tekintse át az oszlopelőnézetet.
7. Jelölje ki, mely oszlopok kerüljenek be az adatbázisba.
8. Szükség esetén módosítsa a mezőneveket és adattípusokat.
9. Ha szükséges, jelöljön ki egy elsődleges kulcsnak szánt oszlopot.
10. Opcionálisan adjon meg leírást az importhoz.
11. Kattintson az Importálás gombra.
12. Ellenőrizze az állapotsáv visszajelzését.

Mezők és műveletek hatása¶

Az Importálás művelet hatása¶

Importáláskor a rendszer:

• törli az azonos nevű meglévő táblát, ha van ilyen,
• újra létrehozza a táblát a kiválasztott oszlopokkal,
• soronként beolvassa az Excel adatokat,
• eltárolja az importhoz tartozó metaadatokat,
• a tábla elérhetővé válik a későbbi lekérdezésekhez.

Milyen paraméter milyen hatással van az eredményre?¶

Mit jelent az állapotsáv?¶

Az alsó sáv a feldolgozás során folyamatos visszajelzést ad.

Fontos működési sajátosságok¶

• Az importált tábla a későbbiekben a lekérdező felületen is használható.
• A rendszer csak a nem üres sorokat számolja adatként.
• Az oszloptípusokat a minták alapján automatikusan javasolja, de ezek manuálisan módosíthatók.
• Egyszerre csak egy oszlop jelölhető elsődleges kulcsnak.
• Az import tranzakcióban fut, ezért hiba esetén a részleges betöltés visszagörgethető.
• Az azonos táblanévvel végzett új import a korábbi importált táblát lecseréli.

Használati javaslatok¶

• Import előtt ellenőrizze, hogy a fejlécsor valóban a mezőneveket tartalmazza-e.
• Ha az Excelben vannak cím- vagy összesítő sorok, a fejlécsor számát ennek megfelelően állítsa be.
• Azonosítók esetén gondolja át, hogy valóban számtípust vagy inkább szöveget szeretne tárolni.
• Ha a mezőnevek később lekérdezésekben is szerepelnek, érdemes beszédes, rövid oszlopneveket hagyni.
• Felülírás előtt ellenőrizze a figyelmeztetést, különösen akkor, ha a meglévő tábla már használatban van.

Gyakori kérdések¶

Összefoglalás¶

Az Excel importálás adatbázisba modul abban segít, hogy a felhasználó külső, strukturált Excel adatokat rendezett, lekérdezhető formában tudjon beemelni az alkalmazás adatbázisába.

Különösen hasznos akkor, ha:

• külső listákat szeretne egyesíteni a céges adatokkal,
• saját kontroll- vagy egyeztető táblákat akar lekérdezhetővé tenni,
• olyan adatokat szeretne az alkalmazásban használni, amelyek nem AuditXML-ből érkeznek,
• fontos, hogy az Excelből származó adatok később is visszakereshetők és újra lekérdezhetők legyenek.

A modul használatával a nyers Excel adatokból jól strukturált adatbázistábla készül, ami megbízható alapot ad további lekérdezésekhez, szűrésekhez és összevetésekhez.