Kihagyás

AuditXML beolvasása

A modul célja

Az AuditXML beolvasása modul célja, hogy egy AuditXML fájl tartalmát a megnyitott cég adatbázisába betöltse, és ezzel előkészítse a további lekérdezéseket, kimutatásokat és elemzéseket.

A modul nem csak a tényleges importot indítja el, hanem megjeleníti:

  • a jelenlegi cég alapadatait,
  • a legutóbb betöltött AuditXML-ből kiolvasott cégadatokat,
  • valamint a korábbi betöltések előzményeit is.

Lényeg röviden

Ez a képernyő arra szolgál, hogy az AuditXML állományból a könyvelési adatokat egységesen betöltse az adatbázisba, és közben ellenőrizhetővé tegye, milyen cégadatok érkeztek az XML-ből, illetve mi történt a korábbi importok során.

Hol érhető el?

A modul az alkalmazás felső menüsorából nyitható meg:

Fájl > Adatimport > AuditXML beolvasása

Előfeltételek

A modul használatához az alábbi feltételeknek kell teljesülniük:

  • legyen megnyitott cég,
  • a megnyitott cég adatbázisa legyen elérhető,
  • rendelkezésre álljon egy érvényes AuditXML fájl,
  • az importálandó fájl ne legyen sérült vagy olvashatatlan.

Fontos

Új AuditXML betöltése előtt a rendszer törli az adott céghez korábban betöltött AuditXML adatokat. Emiatt az import mindig felülíró jellegű műveletnek tekintendő.

Mire használható a modul?

Az AuditXML beolvasása képernyő az alábbi feladatokat támogatja:

  • AuditXML fájl kiválasztása és betöltése,
  • a cég jelenlegi adatainak megjelenítése,
  • az XML-ben található cégadatok külön áttekintése,
  • az XML-ből kiolvasott cégadatok átmásolása a cég törzsadataihoz,
  • a korábbi betöltések eredményének és státuszának visszanézése.

A képernyő felépítése

AuditXML beolvasása főképernyő

A képernyőképen a felhasználó jellemzően az alábbi fő részeket látja:

  • a felső fejlécet a modul címével és rövid leírásával,
  • a cég adatai részt, amely a jelenlegi adatbázisban tárolt céges alapadatokat mutatja,
  • a betöltött AuditXML cégadatok részt, ahol az XML-ből kiolvasott adatok látszanak,
  • a másolás műveletet, amellyel az XML-ből érkező cégadatok átvezethetők a cég törzsadatai közé,
  • a betöltési előzmények táblát, ahol a korábbi importok időpontja, állapota és üzenete ellenőrizhető,
  • az alsó láblécet, ahol az AuditXML betöltése és a Bezárás művelet érhető el.

A fő részek röviden

Képernyőrész Leírás
Fejléc A modul megnevezése és rövid ismertetése
Cég adatai A jelenlegi adatbázisban tárolt céges törzsadatok
Betöltött AuditXML cégadatok Az XML-ből kiolvasott céghez tartozó metaadatok
Másolás gomb Az XML-ben talált cégadatok átemelése a cégadatok közé
Betöltési előzmények A korábbi importok naplója és státusza
Lábléc Az import indítása és a nézet bezárása

Milyen adatokkal dolgozik a modul?

A modul két fő adatforrással dolgozik: a megnyitott cég adatbázisával és a kiválasztott AuditXML fájllal.

Adatforrás Mire használja?
db_info tábla a jelenlegi cég alapadatainak megjelenítésére
auditxml_cegadatok tábla a már betöltött XML-ből származó cégadatok megjelenítésére
auditxml_betoltesek tábla a betöltési előzmények és státuszok megjelenítésére
kiválasztott AuditXML fájl az importálandó könyvelési és céges adatok forrása
megnyitott cég adatbázisa ide kerülnek be a betöltött AuditXML adatok

Milyen input adatokkal dolgozik?

A modul működéséhez az alábbi inputok a legfontosabbak:

  • a kiválasztott XML fájl elérési útja,
  • az XML-ben szereplő cégadatok,
  • az XML-ben található könyvelési struktúrák és tételek,
  • a megnyitott cég jelenlegi adatbázisa,
  • a felhasználó döntése arról, hogy induljon-e import,
  • a felhasználó döntése arról, hogy az XML cégadatai átírják-e a jelenlegi cégadatokat.

Milyen feldolgozást végez a rendszer?

A modul a háttérben az alábbi lépéseket hajtja végre:

  1. megnyitja a kiválasztott cég adatbázisát,
  2. betölti a meglévő cégadatokat,
  3. betölti a korábban importált XML cégadatokat és előzményeket,
  4. import indításakor megerősítést kér,
  5. törli a korábban betöltött AuditXML adatokat,
  6. létrehoz egy új betöltési naplóbejegyzést Folyamatban állapottal,
  7. stream alapú feldolgozással beolvassa az XML fő szekcióit,
  8. betölti az adatokat a megfelelő adatbázistáblákba,
  9. összesíti, hogy melyik adatkörből hány rekord került feldolgozásra,
  10. a betöltés eredményét Sikeres vagy Sikertelen státusszal naplózza.

Miért fontos ez?

A rendszer nem egyszerűen csak bemásolja a fájl tartalmát, hanem közben naplózza az import folyamatát, szakaszonként feldolgozza az XML tartalmát, és visszajelzést ad a betöltött rekordok számáról is.

Milyen adatköröket tölt be az import?

Az importfolyamat a fájl szerkezetét követve több fő adatkört dolgoz fel.

Adatkör Jelentés
XML adatok az állomány technikai és azonosító jellegű részei
Cégadatok az XML-ben szereplő céghez tartozó alapadatok
Naplók könyvelési naplók
Időszakok könyvelési vagy riportálási időszakok
Számlaszámok számlatükör és kapcsolódó azonosítók
Partnerek partner törzsadatok
Rögzítők a rögzítőkhöz kapcsolódó adatok
Bizonylatok főkönyvi bizonylatfej adatok
Tételek könyvelési sorok és tranzakciós adatok

Milyen számításokat és összesítéseket készít?

A modul elsődlegesen nem elemző képernyő, de az import során több fontos összesítést végez:

  • megszámolja az egyes adatkörökbe betöltött rekordokat,
  • összeállítja a sikeres import összefoglaló üzenetét,
  • naplózza az import indításának és befejezésének időpontját,
  • státuszt rendel a folyamathoz,
  • az XML-ben található címmezőkből formázott székhely adatot állít össze.

A székhely összeállítása

Az XML-ben a cím külön mezőkre bontva érkezhet. A rendszer ezekből állít elő egy egyesített, olvasható címet, például az alábbi elemekből:

  • irányítószám,
  • település,
  • közterület neve,
  • közterület jellege,
  • házszám,
  • épület,
  • lépcsőház,
  • emelet,
  • ajtó.

A használat folyamata lépésről lépésre

  1. Nyissa meg az AuditXML beolvasása modult.
  2. Ellenőrizze a felső részen, hogy a megfelelő cég van-e megnyitva.
  3. Kattintson a láblécben található AuditXML betöltése gombra.
  4. Válassza ki a megfelelő XML fájlt.
  5. Erősítse meg, hogy a korábbi AuditXML adatok törölhetők.
  6. Várja meg a betöltési folyamat végét.
  7. Ellenőrizze az XML-ből kiolvasott cégadatokat.
  8. Ha szükséges, kattintson a Másolás a cégadatokhoz gombra.
  9. Nézze meg a Betöltési előzmények táblában a folyamat eredményét.
Tipikus használati helyzet

Egy gyakori munkafolyamat:

  • megnyitja a megfelelő céget,
  • betölti az adott évhez tartozó AuditXML állományt,
  • ellenőrzi, hogy az XML cégadatai megfelelnek-e a nyilvántartott adatoknak,
  • szükség esetén átmásolja a frissebb XML cégadatokat a cég törzsadatai közé,
  • ezután továbblép a lekérdezésekhez és elemzésekhez.

Mezők és műveletek hatása

Elem vagy művelet Mire való? Hatása
AuditXML betöltése import indítása fájlválasztás után elindul az új AuditXML adatbetöltés
Cég adatai blokk jelenlegi cégadatok megjelenítése segít ellenőrizni, melyik adatbázisra történik az import
Betöltött AuditXML cégadatok blokk az XML-ből kiolvasott metaadatok megjelenítése lehetővé teszi a forrásadatok ellenőrzését
Másolás a cégadatokhoz XML cégadatok átvétele a db_info tábla egyes mezői frissülnek
Betöltési előzmények korábbi importok áttekintése visszakereshető az időpont, állapot és üzenet
Bezárás a nézet bezárása bezárja a modult

Másolás a cégadatokhoz hatása

Ez a művelet az XML-ből kiolvasott alábbi mezőket írhatja át a cégadataiban:

  • cégnév,
  • adószám,
  • székhely,
  • kapcsolattartó,
  • telefonszám,
  • módosítás időpontja.

Figyelmeztetés

A másolás felülírja a jelenlegi cégadatokat. Csak akkor érdemes használni, ha biztos, hogy az XML-ben szereplő adatok pontosabbak vagy frissebbek.

Milyen paraméter milyen hatással van az eredményre?

Paraméter vagy állapot Várható hatás
kiválasztott XML fájl meghatározza, milyen adatok kerülnek az adatbázisba
megnyitott cég meghatározza, melyik adatbázisba történik a betöltés
korábbi AuditXML adatok megléte új importnál ezek törlésre kerülnek
XML cégadatok tartalma ez jelenik meg a cégadatok blokkban, és ebből frissíthetők a törzsadatok
címmezők kitöltöttsége befolyásolja, mennyire teljes a létrehozott székhely szöveg
import kimenetele a betöltési előzményekben Sikeres, Sikertelen vagy Folyamatban állapotként jelenik meg

A betöltési előzmények értelmezése

A betöltési előzmények táblázat minden importkísérlethez naplózza a legfontosabb információkat.

Oszlop Jelentés
ID a betöltési esemény azonosítója
Indítva a betöltés kezdési időpontja
Befejezve a betöltés lezárásának időpontja
Fájlnév a kiválasztott XML fájl neve
Státusz a folyamat állapota
Üzenet a rendszer visszajelzése vagy hibaüzenete

A státuszok jelentése

Státusz Jelentés
Folyamatban az import még fut vagy nem zárult le
Sikeres a betöltés befejeződött és a rendszer összesítést készített
Sikertelen a folyamat hibával megszakadt

Fontos működési sajátosságok

  • A modul mindig a megnyitott cég adatbázisával dolgozik.
  • Az import előtt a korábbi AuditXML adatok törlésre kerülnek.
  • Az XML feldolgozása stream alapú, ezért nagyobb fájlok esetén is hatékonyabb memóriahasználat várható.
  • A rendszer külön tárolja az XML-ből kiolvasott cégadatokat és a cég törzsadatait.
  • A cégadatok frissítése nem történik meg automatikusan, ahhoz külön felhasználói jóváhagyás szükséges.
  • A betöltés minden esetben naplózott művelet.

Használati javaslatok

  • Import előtt ellenőrizze, hogy valóban a megfelelő cég van-e megnyitva.
  • Ha ugyanahhoz a céghez újabb AuditXML állomány érkezik, számoljon azzal, hogy a korábbi AuditXML adatok törlődnek.
  • A Másolás a cégadatokhoz művelet előtt hasonlítsa össze a jelenlegi és az XML-ből származó adatokat.
  • Sikertelen import esetén nézze meg a Betöltési előzmények üzenet oszlopát.
  • Nagyobb import után célszerű ellenőrizni, hogy az előzményekben Sikeres státusz jelent meg.

Gyakori kérdések

Mi történik az előzőleg betöltött AuditXML adatokkal?

Új import indításakor a rendszer törli a korábban betöltött AuditXML adatokat az adott cég adatbázisából, és az új fájl tartalmát tölti be helyettük.

Miért látok külön cégadatokat és külön XML cégadatokat?

A két blokk nem ugyanazt jelenti. A cégadatok a jelenlegi adatbázisban tárolt törzsadatok, az XML cégadatok pedig a betöltött AuditXML állományból kiolvasott forrásadatok.

Mikor érdemes használni a Másolás a cégadatokhoz gombot?

Akkor, ha az XML-ben található céges alapadatok megbízhatóbbak vagy frissebbek, és szeretné ezeket átvezetni a cég nyilvántartott adatai közé.

Miért nincs XML cégadat megjelenítve?

Ennek oka lehet, hogy még nem történt AuditXML import, vagy a korábbi import nem tartalmazott olvasható cégadat szekciót.

Mit jelent a sikeres import üzenete?

A rendszer összefoglalja, hogy az egyes adatkörökből hány rekord került beolvasásra, például hány partner, bizonylat vagy tétel került az adatbázisba.

Összefoglalás

Az AuditXML beolvasása modul a könyvelési adatok adatbázisba töltésének központi belépési pontja.

Különösen hasznos akkor, ha:

  • új céges adatbázist kell feltölteni AuditXML forrásból,
  • frissített AuditXML állományt kell újratölteni,
  • ellenőrizni kell, hogy az XML milyen cégadatokat tartalmaz,
  • vissza kell nézni a korábbi importok eredményét és állapotát.

A modul segít abban, hogy a későbbi lekérdezések és elemzések megbízható alapadatokon fussanak, a felhasználó pedig gyorsan lássa, hogy a betöltés sikeres volt-e, és milyen adatmennyiség került feldolgozásra.