AuditXML konvertálása Excel-be¶

A modul célja¶

Az AuditXML konvertálása Excel-be modul célja, hogy a megnyitott cég AuditXML adatait strukturált, több munkalapos Excel fájlba exportálja.

A modul lehetővé teszi, hogy a felhasználó eldöntse, mely adatkörök kerüljenek az exportba:

• teljes tétel export,
• metaadatok és adatminőségi adatok,
• törzsadatok külön munkalapokon.

A létrejövő Excel fájl később jól használható szűréshez, egyeztetéshez, kimutatásokhoz és további elemzéshez.

Hol érhető el?¶

A modul az alkalmazás felső menüsorából nyitható meg:

Fájl > Export / konverzió > AuditXML konvertálása Excel-be

Előfeltételek¶

A modul használatához az alábbi feltételeknek kell teljesülniük:

• legyen megnyitott cég,
• a céghez tartozó AuditXML adatok már legyenek betöltve,
• legyen jogosultság és elegendő tárhely az Excel fájl mentéséhez.

Mire használható a modul?¶

Az AuditXML konvertálása Excel-be képernyő az alábbi feladatokat támogatja:

• a kívánt exportmunkalapok kiválasztása,
• a fő exportnézet típusának meghatározása,
• metaadatok és adatminőségi adatok külön exportja,
• törzsadatok külön munkalapokra bontása,
• teljes, formázott Excel munkafüzet létrehozása,
• a létrejött fájl azonnali megnyitása.

A képernyő felépítése¶

A képernyőképen a felhasználó jellemzően az alábbi fő részeket látja:

• a felső fejlécet a modul címével és rövid leírásával,
• a munkalapok kiválasztása részt, ahol az exportba kerülő adatkörök állíthatók be,
• a fő adatok blokkot, ahol a teljes exportnézet típusa választható ki,
• a metaadatok és adatminőség blokkot, ahol az ellenőrzési és leíró adatok kapcsolhatók be,
• a törzsadatok blokkot, ahol a külön munkalapokra kerülő listák jelölhetők ki,
• az alsó állapotsort és műveleti gombokat, ahol az export indítása és a bezárás érhető el.

A fő részek röviden¶

Milyen adatokkal dolgozik a modul?¶

A modul a megnyitott cég AuditXML adatbázisából dolgozik, és több különböző adatkört tud egyetlen Excel munkafüzetbe összegyűjteni.

Milyen input adatokkal dolgozik?¶

A modul működéséhez az alábbi inputok a legfontosabbak:

• a felhasználó által bejelölt exportopciók,
• a kiválasztott fő exportváltozat,
• a betöltött AuditXML adatok,
• az aktuális céghez tartozó adatbázis,
• a mentés célfájlja és helye.

Milyen feldolgozást végez a rendszer?¶

A modul a háttérben az alábbi fő lépéseket hajtja végre:

1. ellenőrzi, hogy van-e megnyitott cég,
2. ellenőrzi, hogy legalább egy exportálható munkalap ki van-e választva,
3. bekéri a mentési helyet és fájlnevet,
4. létrehozza az Excel munkafüzetet,
5. a kijelölt adatkörök szerint sorban elkészíti a munkalapokat,
6. beolvassa az adatokat az adatbázisból,
7. fejlécet, formázást, oszlopszélességet és fagyasztott fejlécsort alkalmaz,
8. elmenti a kész .xlsx fájlt,
9. szükség esetén felajánlja a fájl megnyitását.

A fő exportváltozatok működése¶

A modulban a fő adatok blokkban három lehetőség közül lehet választani.

Fontos szabály¶

A két teljes exportváltozat közül egyszerre csak egy választható. Ha a felhasználó a Ne exportáljon fő adat lapot lehetőséget választja, egyik teljes nézet sem kerül az exportba.

Mi a különbség a két teljes export között?¶

A két teljes exportváltozat ugyanabból az AuditXML adatbázisból dolgozik, de eltérő szerkezetű fő munkalapot készít.

• Az egyik a szokásos teljes tételnézetet adja vissza.
• A másik alternatív, eltérő szemléletű fő exportstruktúrát készít.

A felhasználói szempontból ez azt jelenti, hogy a fő munkalap elrendezése és az összegek megjelenítési logikája eltérhet a választott módtól függően.

Mit tartalmaz az adatminőség munkalap?¶

Ha a felhasználó bekapcsolja a metaadat- és adatminőség-elemeket, a rendszer egy külön Adatminőség munkalapot hoz létre.

Ez többféle adatkört foglalhat össze:

Milyen számításokat végez itt a rendszer?¶

A modul ennél a munkalapnál elsősorban nem számítást, hanem strukturált összegzést és címkézett megjelenítést végez. Például:

• kiolvassa az egyes ellenőrzési mennyiségeket,
• címkézi a mezőket,
• formázza a számokat és dátumokat,
• egy munkalapra rendezi az eltérő metaadatforrásokat.

Mit tartalmaznak a törzsadat munkalapok?¶

A törzsadatok külön munkalapokra bonthatók.

Hogyan épülnek fel ezek a lapok?¶

A rendszer minden kijelölt törzsadatlapnál:

• létrehozza a munkalapot,
• felteszi a fejlécsort,
• lekérdezi az adott adatbázistáblát,
• soronként kiírja az adatokat,
• automatikus oszlopszélességet és fejlécfagyasztást alkalmaz.

Milyen formázást kap az export?¶

A létrejövő Excel fájl nem nyers export, hanem vizuálisan előkészített munkafüzet.

A rendszer többek között az alábbi formázásokat alkalmazza:

• kiemelt címsorok,
• színezett fejlécsorok,
• formázott dátum- és számmezők,
• automatikus oszlopszélesség,
• túl széles oszlopok korlátozása,
• fejlécsor fagyasztása,
• alapvető sorhatár-formázás.

Fejlécblokk megjelenítése¶

A rendszer figyelembe veszi az alkalmazás Excel export beállítását is. Ha ez aktív, a munkalapok tetején kiegészítő fejlécblokk jelenhet meg, például:

• exportcím,
• cégnév,
• exportálás időpontja.

A használat folyamata lépésről lépésre¶

1. Nyissa meg az AuditXML konvertálása Excel-be modult.
2. Válassza ki, hogy készüljön-e teljes fő adatlap, és ha igen, melyik változatban.
3. Jelölje be a kívánt metaadat- és adatminőség-elemeket.
4. Jelölje be a szükséges törzsadat munkalapokat.
5. Ha gyorsan szeretne dolgozni, használja a Mind kijelölése vagy Mind törlése gombokat.
6. Kattintson az Export gombra.
7. Adja meg a mentési helyet és fájlnevet.
8. Várja meg az exportálás befejezését.
9. Szükség esetén nyissa meg az elkészült Excel fájlt.

Mezők és műveletek hatása¶

Mikor nem indul az export?¶

Az export nem indul el, ha:

• nincs megnyitott cég,
• nincs egyetlen kiválasztott exportlap sem,
• a felhasználó megszakítja a mentési hely kiválasztását.

Milyen paraméter milyen hatással van az eredményre?¶

Mit jelent az állapotüzenet?¶

Az alsó sáv és az export közbeni overlay folyamatosan visszajelzést ad arról, hogy a rendszer éppen melyik szakaszban tart.

Fontos működési sajátosságok¶

• A két teljes fő exportváltozat közül egyszerre csak egy lehet aktív.
• A metaadat és adatminőség elemek egy közös munkalapra kerülnek.
• A törzsadatok külön munkalapokra kerülnek.
• Az export formázott Excel munkafüzetet készít, nem nyers adatdumpot.
• Nagyobb adatmennyiség esetén az exportálás több percet is igénybe vehet.
• A sikeres export után a rendszer felajánlja a fájl megnyitását.

Használati javaslatok¶

• Ha teljes körű áttekintésre van szükség, válasszon teljes fő adatlapot és kapcsolja be a fontos kiegészítő lapokat is.
• Ha csak törzsadatokra van szüksége, kapcsolja ki a fő adatlapot, így kisebb és áttekinthetőbb fájlt kap.
• Nagy export esetén érdemes előre megtervezni, mely lapokra van valóban szükség.
• Az elkészült fájlt célszerű Excel szűrőkkel, rendezéssel és pivot táblákkal tovább elemezni.
• Ha ismétlődően ugyanazt az exportstruktúrát használja, a gyors kijelölő gombokkal gyorsabban újra beállítható a kívánt kombináció.

Gyakori kérdések¶

Összefoglalás¶

Az AuditXML konvertálása Excel-be modul abban segít, hogy a felhasználó a betöltött AuditXML adatokat jól strukturált, többlapos, tovább feldolgozható Excel munkafüzetként vigye ki az alkalmazásból.

Különösen hasznos akkor, ha:

• külső elemzéshez vagy egyeztetéshez Excel formátumra van szükség,
• a teljes tételállományt szeretné áttekinteni,
• a törzsadatokat külön listákban szeretné vizsgálni,
• metaadatokat és adatminőségi információkat is szeretne mellékelni az exporthoz.

A modul használatával a nyers AuditXML adatállományból olyan Excel fájl készül, amely alkalmas szűrésre, összesítésre, prezentálásra és további részletes vizsgálatra is.