Szokatlan időszaki kiugrások elemzése¶

A modul célja¶

A Szokatlan időszaki kiugrások modul célja, hogy azonosítsa a szokatlan időszaki kiugrásokat a könyvelési és számlaadatokban.

A modul nem egyedi tételszintű szabálytalanságokat keres elsődlegesen, hanem azt vizsgálja, hogy egy adott:

• főkönyvi számla,
• partner,
• napló,
• vagy NAV-os dimenzió

egy adott időszakban a saját korábbi viselkedéséhez képest rendellenesen megugrott-e.

Ez különösen hasznos akkor, amikor a felhasználó arra keres választ, hogy:

• mely hónapokban történt rendkívüli forgalomnövekedés,
• mely partnereknél vagy számláknál látható szokatlan aktivitás,
• hol jelenik meg év végi, hónap végi vagy egyéb időszaki torlódás,
• mely területeket érdemes könyvvizsgálati vagy vezetői szempontból előre sorolni.

A modul tehát kockázatjelző és priorizáló eszköz: segít megtalálni azokat a pontokat, ahol a részletesebb ellenőrzés indokolt lehet.

Hol érhető el?¶

A modul az alkalmazás felső menüsorából nyitható meg:

Elemzések > Időbeli elemzések > Szokatlan időszaki kiugrások

Kinek szól a modul?¶

A modul minden olyan felhasználónak hasznos, aki időszaki összehasonlításban szeretné felismerni a szokatlan forgalmi megugrásokat. Különösen jól használható akkor, ha a cél annak feltárása, hogy mely számlák, partnerek, naplók vagy NAV-dimenziók mutatnak a korábbi időszakokhoz képest rendellenes aktivitást.

Milyen üzleti és könyvvizsgálati kérdésekre ad választ?¶

A modul többek között az alábbi kérdésekre tud gyors választ adni:

• Mely főkönyvi számlák havi forgalma tér el jelentősen a korábbi hónapok átlagától?
• Mely partnereknél jelent meg szokatlan aktivitás?
• Mely naplókban torlódott fel a könyvelés?
• NAV adatok alapján mely partnerek vagy devizanemek mutatnak rendkívüli növekedést?
• Van-e olyan időszak, ahol a forgalom növekedése a darabszám növekedésével is együtt jár?
• Van-e olyan eset, ahol a forgalom megugrott, de a darabszám nem, vagy fordítva?

A képernyő felépítése¶

A képernyő 5 fő részre osztható:

1. Fejléc – a modul neve és rövid célleírása
2. Paraméterező és szűrő blokk – adatforrás, elemzéstípus, küszöbök és forrásfüggő szűrők
3. Összesítő kártyák – kiugrások számának és súlyának gyors áttekintése
4. Eredménytábla – az azonosított kiugrások részletes listája
5. Alsó műveleti sáv – lekérdezési statisztika, AI elemzés, export, bezárás

A képernyőképen a felhasználó jellemzően az alábbi fő részeket látja:

• a felső fejlécet a modul nevével és rövid célleírásával,
• a paraméterező blokkot, ahol az adatforrás, az elemzéstípus és a szűrők állíthatók,
• az összesítő kártyákat, amelyek a fő kiugrási mutatókat mutatják,
• a részletes eredménytáblát, ahol a kiugrások listája látható,
• az alsó műveleti sávot, ahol a statisztika, az AI elemzés, az export és a bezárás található.

A használat folyamata lépésről lépésre¶

Alap használati folyamat¶

1. Nyissa meg a Szokatlan időszaki kiugrások modult.
2. Válassza ki az adatforrást:
3. AuditXML könyvelési adatok, vagy
4. NAV számlaadatok
5. Válassza ki az elemzés típusát.
6. Állítsa be a kívánt paramétereket:
7. Küszöb (%)
8. Előzmény hó
9. Top N
10. Min. havi összeg
11. szükség szerint Napló vagy Irány
12. szükség szerint Dátum szűrés
13. Kattintson a 🔄 Frissítés gombra.
14. Tekintse át az összesítő kártyákat.
15. Elemezze a részletes táblázatot.
16. Ha szükséges, nyisson 🤖 AI elemzés ablakot.
17. Exportálja az eredményt Word, Excel vagy CSV formátumba.

Tipikus kezdő beállítás¶

Ha most használja először a modult, jó kiinduló beállítás lehet:

• Adatforrás: AuditXML könyvelési adatok
• Elemzés típusa: 📒 Havi főkönyvi forgalom
• Küszöb: 100%
• Előzmény hó: 6
• Top N: 100
• Min. havi összeg: 100 000 Ft
• Dátum szűrés: adott üzleti év

Ez egy jól értelmezhető első képet ad arról, hogy mely főkönyvi területeken van szokatlan havi mozgás.

Adatforrások és elemzési típusok¶

A modul két fő adatforrással dolgozik, és az adatforráshoz illeszkedő elemzéstípusokat kínál fel.

AuditXML adatforrás¶

Választható elemzések:

NAV adatforrás¶

Választható elemzések:

Mi a különbség az AuditXML és a NAV adatforrás között?¶

Input adatok és paraméterek¶

Kötelező előfeltétel¶

A modul csak akkor futtatható, ha:

• van megnyitott cég,
• a cég adatbázisa elérhető,
• az adott adatforrás adatai betöltésre kerültek.

A képernyő fő input mezői¶

Input adatmezők a háttérben¶

A modul a kiválasztott adatforrástól függően többek között az alábbi mezőket használja:

AuditXML esetén¶

• teljdatum
• osszeg
• tszamla, tszamla_nev
• kszamla, kszamla_nev
• partner_kod, partner_nev
• naplo_kod, naplo_nev

NAV esetén¶

• issue_date
• invoice_direction
• supplier_name, customer_name
• supplier_tax_number, customer_tax_number
• invoice_gross_amount_huf
• currency_code

A paraméterek hatása az eredményekre¶

Ez a rész különösen fontos, mert ugyanaz az adatállomány egészen más eredményt adhat eltérő paraméterezéssel.

Adatforrás¶

Ez a legfontosabb beállítás, mert teljesen meghatározza, hogy milyen adatokból dolgozik a modul.

• AuditXML választás esetén inkább könyvelési anomáliák láthatók.
• NAV választás esetén inkább számlázási anomáliák láthatók.

Elemzés típusa¶

Ez határozza meg, hogy a kiugrás melyik dimenzióban értelmeződjön.

Például:

• főkönyvi számla szinten ugyanaz a jelenség lehet látható,
• partner szinten viszont nem,
• vagy fordítva.

Ezért érdemes ugyanazt az időszakot több nézetben is lefuttatni.

Küszöb (%)¶

Azt mondja meg, hogy mekkora eltérést tekintsen a rendszer már figyelemre méltónak.

Magasabb érték esetén: - kevesebb találat lesz, - de jellemzően súlyosabb esetek maradnak bent.

Alacsonyabb érték esetén: - több találat lesz, - de nő a zaj és az enyhébb eltérések száma.

Példa:

• 50% → érzékenyebb beállítás
• 100% → az aktuális érték legalább kétszerese a történeti átlagnak
• 200% → csak nagyon erős ugrásokat mutat

Előzmény hó¶

Azt mondja meg, hogy legalább hány korábbi hónap legyen ahhoz, hogy a rendszer megbízható történeti összehasonlítást végezzen.

Kisebb érték (3): - gyorsabban ad eredményt, - de kevésbé stabil történeti alap.

Nagyobb érték (12): - stabilabb történeti összevetés, - de kevesebb dimenzió fog bekerülni, ha nincs elég előzmény.

Top N¶

Csak a megjelenített találatok számát korlátozza.

• 50 → gyorsabb áttekintés
• 100 → általános használatra megfelelő
• 200 / 500 → mélyebb feltáró vizsgálathoz

Napló¶

Csak AuditXML esetén látható.

Hatása: - leszűkíti az elemzést a kiválasztott naplókra, - segít egy-egy könyvelési terület külön vizsgálatában, - csökkenti a találati listát és növeli a fókuszt.

Irány¶

Csak NAV esetén látható.

Értékek: - Mindkettő - Bejövő - Kimenő

Hatása: - lehetővé teszi, hogy külön vizsgálja a beszerzési és az értékesítési oldalt.

Min. havi összeg¶

Ez egy gyakorlati zajszűrő.

Segít kizárni: - kis összegű, kevésbé releváns kilengéseket, - olyan eseteket, amelyek statisztikailag látványosak, de üzletileg nem jelentősek.

Dátum szűrés¶

A teljes vizsgált időszakot korlátozza.

Tipikus használat: - adott üzleti év, - negyedév, - hónapzárási periódus, - év végi vizsgálat.

Output adatok és eredmények értelmezése¶

Összesítő kártyák¶

A modul 4 fő mutatót jelenít meg:

A kártyák mellett egy rövid következtetés panel is megjelenik, amely az eredmények súlyát szövegesen összefoglalja.

A táblázat oszlopai¶

Mit jelent a Z-score?¶

A Z-score azt mutatja meg, hogy az aktuális időszaki érték mennyire tér el a korábbi időszakok megszokott szintjétől.

Egyszerűen fogalmazva:

• alacsonyabb érték → kisebb eltérés,
• magasabb érték → erősebb kiugrás.

A modul a százalékos eltérés mellett ezt is figyelembe veszi, hogy a találatok ne csak üzletileg, hanem statisztikailag is értékelhetők legyenek.

Kockázati szintek¶

A rendszer automatikusan kockázati kategóriát rendel a sorokhoz.

• Magas → erős kiugrás, kiemelt figyelem indokolt
• Közepes → figyelemre méltó eltérés
• Alacsony → kisebb, de a küszöböt elérő eltérés

AI elemzés funkció¶

A 🤖 AI elemzés gomb külön ablakot nyit, ahol a rendszer szöveges összefoglalót tud készíteni a találatok alapján.

Az AI elemzés bemenete többek között:

• a kiválasztott adatforrás,
• az elemzés típusa,
• a paraméterek,
• az összesítő adatok,
• a kockázati megoszlás,
• a legfontosabb dimenziók,
• és az első 50 találat részletes listája.

Mire jó az AI elemzés?¶

• gyors szöveges összefoglaló készítésére,
• munkadokumentáció első vázlatának előállítására,
• vezetői vagy könyvvizsgálói megbeszélés előkészítésére,
• Word export kiegészítésére.

Export lehetőségek¶

Az 📤 Export gomb legördülő menüt nyit, ahol több kimeneti formátum érhető el.

Milyen következtetések vonhatók le az eredményekből?¶

A modul eredményeiből többféle következtetés is levonható.

Tipikus ellenőrzési következtetések¶

• Egy adott főkönyvi számla havi forgalma szokatlanul megugrott.
• Egy partner forgalma vagy számlaszáma eltér a megszokott mintától.
• Egy naplóban időszak végi torlódás figyelhető meg.
• NAV oldalon egy vevő vagy szállító aktivitása szokatlanul magas.
• Egy devizanem használata hirtelen megemelkedett.

Tipikus üzleti következtetések¶

• Bizonyos partnereknél túlzott koncentráció vagy hirtelen növekedés jelent meg.
• Egyes időszakokban a működés nem egyenletes, hanem torlódó jellegű.
• A havi aktivitás jobban ingadozik, mint ami a korábbi időszakok alapján indokolt lenne.

Mit nem jelent automatikusan egy kiugrás?¶

Nem jelenti automatikusan azt, hogy:

• hiba történt,
• szabálytalanság történt,
• csalás történt,
• vagy a könyvelés hibás.

A kiugrás sokszor lehet:

• szezonális hatás,
• egyszeri beruházás,
• szerződéses csúcsidőszak,
• év végi rendezés,
• vagy teljesen valós üzleti esemény.

Ezért a modul eredményeit mindig üzleti és számviteli kontextusban kell értelmezni.

Hogyan segíti a modul a napi munkát?¶

A modul segít abban, hogy:

• gyorsabban felálljanak a kockázati prioritások,
• célzottabban lehessen mintát választani,
• kiszűrhetők legyenek a részletes vizsgálatra alkalmas időszakok,
• korábban észrevehetők legyenek az év végi vagy időszaki torlódások,
• jobban érthetővé váljon a forgalom időbeli alakulása,
• dokumentálható, strukturált összefoglaló készüljön.

Korlátok és fontos tudnivalók¶

• A modul havi aggregációval dolgozik, ezért nem minden napi szintű anomália fog látszódni.
• A találatok minősége függ a betöltött adatok teljességétől és minőségétől.
• Kevés előzményhónap esetén a történeti összehasonlítás kevésbé stabil.
• A magas százalékos eltérés kis bázisnál félrevezető lehet, ezért fontos a Min. havi összeg használata.
• Az AI elemzés csak támogatja, de nem helyettesíti a szakmai értelmezést.

Gyakori kérdések¶

Összefoglaló¶

A Szokatlan időszaki kiugrások modul egy olyan elemző modul, amely gyorsan és áttekinthető módon mutatja meg, hogy mely időszakokban, mely dimenziókban és milyen mértékben tértek el az adatok a megszokottól.

A modul legnagyobb előnye, hogy:

• egy közös felületen kezeli az AuditXML és a NAV adatforrást,
• rugalmasan paraméterezhető,
• a találatokat rangsorolja,
• támogatja a szakmai értelmezést AI összefoglalóval,
• és jól dokumentálható exportokat ad.

Röviden: ez a modul nem azt mondja meg, hogy biztosan hiba történt-e, hanem azt, hogy hol érdemes először keresni.