Ellentétes előjelű könyvelések¶

A modul célja¶

Az Ellentétes előjelű könyvelések modul célja, hogy gyorsan azonosítsa azokat a könyvelési tételeket, amelyek a megszokott gazdasági logikával ellentétes oldalra kerültek könyvelésre.

A modul jelenlegi ellenőrzési szabálya szerint az alábbi eseteket keresi:

• az 5-ös és 8-as számlaosztály tételei nem a követel oldalon kellene megjelenjenek,
• a 9-es számlaosztály tételei nem a tartozik oldalon kellene megjelenjenek.

Ez az elemzés nem azt állítja automatikusan, hogy minden talált sor biztosan hibás, hanem azt, hogy ezek a tételek potenciálisan hibás oldalra könyvelt bejegyzések, ezért további ellenőrzést igényelhetnek.

Hol érhető el?¶

A modul az alkalmazás felső menüsorából nyitható meg:

Elemzések > Kapcsolati elemzések > Ellentétes előjelű könyvelések

Kinek szól a modul?¶

A modul minden olyan felhasználónak hasznos, aki gyorsan szeretné átnézni azokat a könyvelési tételeket, amelyek a megszokott számlaosztály-logikától eltérő oldalra kerültek. Különösen jól használható önellenőrzéshez, hibajavítás előkészítéséhez és a további vizsgálatot igénylő tételek priorizálásához.

Mit vizsgál a modul pontosan?¶

A modul az AuditXML könyvelési adatokból indul ki, és azokat a sorokat keresi, ahol:

• a követel oldali számla (K.számla) 5-össel vagy 8-assal kezdődik,
• vagy a tartozik oldali számla (T.számla) 9-essel kezdődik.

Egyszerű szakmai értelmezés¶

Miért fontos ez?¶

Az ilyen tételek tipikusan az alábbiakra utalhatnak:

• téves kontírozás,
• fordított könyvelési logika,
• javító vagy sztornó tétel,
• speciális gazdasági esemény,
• vagy adatminőségi probléma.

Előfeltételek és szükséges adatok¶

A modul futtatásához az alábbi feltételek szükségesek:

1. legyen megnyitott cég,
2. az AuditXML adatok legyenek betöltve,
3. a naplótörzs (auditxml_naplok) és a könyvelési nézet adatai rendelkezésre álljanak.

Milyen mezőkre támaszkodik a modul?¶

A vizsgálat többek között a következő mezőkből dolgozik:

• bizszam
• naplo_kod, naplo_nev
• teljdatum
• rogzitve
• tszamla, tszamla_nev
• kszamla, kszamla_nev
• osszeg
• partner_nev, partner_kod
• szoveg

A képernyő felépítése¶

A Ellentétes előjelű könyvelések modul képernyő 5 fő részre osztható:

1. Fejléc – a modul neve és rövid szakmai leírása
2. Szűrő blokk – ellenőrzési szabály, naplóválasztás, dátumszűrés, frissítés
3. Összesítő kártyák – találatok gyors áttekintése
4. Részletes táblázat – az azonosított tételek listája
5. Alsó műveleti sáv – lekérdezési statisztika, export, bezárás

A képernyőképen a felhasználó jellemzően az alábbi fő részeket látja:

• a felső fejlécet a modul nevével és rövid szakmai leírásával,
• a szűrőblokkot, ahol a napló- és dátumszűrés állítható,
• az összesítő kártyákat, amelyek a fő találati mutatókat mutatják,
• a részletes táblázatot, ahol a vizsgálandó tételek listája jelenik meg,
• az alsó műveleti sávot, ahol a lekérdezési statisztika, az export és a bezárás érhető el.

A használat folyamata lépésről lépésre¶

Alap használat¶

1. Nyissa meg az Ellentétes előjelű könyvelések modult.
2. Ellenőrizze a napló szűrőt.
3. Szükség esetén állítsa be a dátumszűrést.
4. Kattintson a 🔄 Frissítés gombra, vagy módosítsa a szűrőket.
5. Tekintse át az összesítő kártyákat.
6. Ellenőrizze a részletes táblázatot.
7. Kettős kattintással szükség esetén nyissa meg a partner részleteit.
8. Exportálja az eredményt Excel vagy CSV formátumba.

Mi történik megnyitáskor?¶

A modul induláskor:

• betölti az elérhető naplókat,
• alapértelmezésben mindegyiket kijelöli,
• ha a cég évszáma ismert, a dátumszűrést automatikusan az adott üzleti év elejére és végére állítja,
• ezután automatikusan lefuttatja az első lekérdezést.

Ez azért hasznos, mert a felhasználó rögtön kap egy kezdő eredményt, nem kell mindent kézzel beállítani.

Input mezők és szűrők részletes magyarázata¶

Frissítés gomb¶

A 🔄 Frissítés gomb újrafuttatja az elemzést az aktuális szűrőkkel.

Mikor érdemes használni?¶

• naplószűrés módosítása után,
• dátumszűrés módosítása után,
• új adatok betöltése után,
• export előtt, ha biztos akar lenni abban, hogy a legfrissebb lista látszik.

Napló szűrő¶

A Napló legördülő többválasztós lista. Minden napló külön jelölhető.

Lehetséges állapotok¶

Gombok a naplóválasztáshoz¶

A szűrő hatása az eredményre¶

A naplószűrés leszűkíti a vizsgálatot például:

• csak vegyes naplóra,
• csak banknaplóra,
• csak pénztárnaplóra,
• vagy csak adott üzleti terület naplójára.

Ez különösen hasznos, ha a felhasználó azt szeretné látni, hogy a probléma:

• mindenhol jelentkezik-e,
• vagy egy konkrét naplóhoz köthető.

Dátum szűrés¶

A dátumszűrés két mezőből áll:

• kezdő dátum (FromDate)
• záró dátum (ToDate)

A modul a teljdatum mező alapján szűr.

A szűrő működése¶

• ha csak kezdő dátum van megadva, a rendszer attól a naptól indul,
• ha csak záró dátum van megadva, a rendszer addig a napig vizsgál,
• ha mindkettő meg van adva, a két dátum közötti időszakot elemzi.

Érvényességi szabály¶

A kezdő dátum nem lehet későbbi, mint a záró dátum.

Ha ez mégis előfordul, a modul figyelmeztetést ad, és nem futtatja le a lekérdezést.

Szűrés törlése¶

A Szűrés törlése gomb kiüríti a dátumszűrést, majd automatikusan újratölti az adatokat.

Mire jó?¶

• gyors visszaállás a teljes adathalmazra,
• évközi szűrés utáni teljes körű ellenőrzés,
• szűrési hibák gyors javítása.

A vizsgálati logika szakmai magyarázata¶

A modul mögötti logika egyszerű, de szakmailag hasznos.

Ellenőrzési szabály¶

A rendszer azokat a tételeket keresi, ahol:

• a K.számla első karaktere 5 vagy 8,
• vagy a T.számla első karaktere 9.

Egyszerű logikai alakban¶

Találat = (K.számla 5/8-cal kezdődik) VAGY (T.számla 9-cel kezdődik)

Mit jelent ez könyvelési szempontból?¶

Általános esetben:

• az 5 és 8 számlaosztály jellemzően tartozik oldali növekedést mutat,
• a 9 számlaosztály jellemzően követel oldali növekedést mutat.

Ezért ha ezek ellenkező oldalon jelennek meg, az gyakran indokolja a további vizsgálatot.

Mikor lehet mégis helyes egy ilyen tétel?¶

A találat nem feltétlenül hiba. Lehet például:

• sztornó vagy helyesbítő könyvelés,
• technikai átkönyvelés,
• zárási vagy nyitási rendező tétel,
• speciális könyvelési eset,
• egyedi üzleti szabály miatt indokolt megoldás.

Ezért a modul eredményeit mindig szakmai értelmezéssel kell átnézni.

Összesített mutatók számítása¶

A képernyő felső kártyái az alábbi logikával készülnek:

• 5 / 8 K oldal = azon sorok darabszáma, ahol HasCredit58Error = igaz
• 9 T oldal = azon sorok darabszáma, ahol HasDebit9Error = igaz
• Összes tétel = a találatok száma
• Érintett összeg = a találatok abszolút összegének összege

Az érintett összeg logikája¶

A modul az összeget abszolút értéken összegzi:

Érintett összeg = Σ |összeg|

Ez azért hasznos, mert így a pozitív és negatív előjelű tételek nem oltják ki egymást.

Egyszerű példa¶

Ha három találat összege:

• -100 000 Ft
• 250 000 Ft
• -40 000 Ft

akkor az érintett összeg:

100 000 + 250 000 + 40 000 = 390 000 Ft

Vagyis a képernyő nem nettó egyenleget, hanem a teljes érintett volumet mutatja.

Output adatok és eredmények értelmezése¶

Összesítő kártyák¶

A felső kártyák gyors képet adnak a probléma nagyságrendjéről.

A következtetés jelentése¶

A modul kétféle fő üzenetet ad:

• ha nincs találat: Nem találhatók ellentétes oldalra könyvelt 5/8 vagy 9-es tételek
• ha van találat: x potenciálisan hibás oldalra könyvelt tétel azonosítva

Ez egy gyors menedzsment-szintű visszajelzés.

A részletes táblázat oszlopai¶

Oszlopok gyakorlati értelmezése¶

• a T.számla és K.számla együtt mutatja meg a kontírozás irányát,
• a Partner segít azonosítani, hogy a probléma egy konkrét partnerhez köthető-e,
• a Szöveg gyakran magyarázatot ad arra, hogy sztornó, korrekció vagy rendes könyvelés történt-e,
• a Hiba típusa megmutatja, hogy a rendszer melyik szabály miatt sorolta a tételt a listába.

Kettős kattintás a táblázatban¶

Ha a felhasználó egy sorra duplán kattint, és van partnerkód, a rendszer megnyitja a partner részletező ablakát.

Mire jó ez?¶

• gyors továbblépés a részletes ellenőrzésre,
• partnerhez kötődő minták felismerése,
• ellenőrzési dokumentumok előkészítése.

Lekérdezési statisztika¶

Az alsó státuszsor tartalmazza többek között:

• a lekérdezés futási idejét,
• a futtatás időpontját,
• az aktív napló- és dátumszűrést.

Ez különösen hasznos dokumentálási és visszaellenőrzési szempontból.

Export és további műveletek¶

Bezárás¶

A Bezárás gomb bezárja az ablakot. Az aktuális szűrés és eredménylista ilyenkor nem kerül külön mentésre, ezért ha szükséges, az exportot zárás előtt érdemes elkészíteni.

Gyakorlati példák¶

Példa: 5-ös számla követel oldalon¶

Tegyük fel, hogy egy tételben:

• T.számla = 4541
• K.számla = 5111
• Összeg = 350 000 Ft

A modul ezt találatként jelzi, mert a K.számla 5-össel kezdődik.

Mit jelent ez?¶

Első ránézésre azt, hogy egy költségszámla a követel oldalon szerepel. Ez lehet:

• hibás könyvelés,
• sztornó,
• vagy korrekciós tétel.

A további ellenőrzéshez érdemes megnézni:

• a könyvelési szöveget,
• a bizonylat hátterét,
• volt-e kapcsolódó helyesbítő tétel.

Példa: 9-es számla tartozik oldalon¶

Tegyük fel, hogy:

• T.számla = 9112
• K.számla = 311
• Összeg = 1 200 000 Ft

A modul ezt találatként jelzi, mert a T.számla 9-essel kezdődik.

Mit jelent ez?¶

Ez bevételi számla tartozik oldali megjelenésére utal. Tipikusan lehet:

• hibás bevételkönyvelés,
• helyesbítés,
• árbevétel-visszafordítás,
• sztornó könyvelés.

Példa: miért fontos az érintett összeg?¶

Tegyük fel, hogy két időszakban ugyanannyi találat van:

Bár a darabszám azonos, a B időszak kockázata sokkal nagyobb lehet, mert az érintett összeg jelentősen magasabb.

Milyen következtetések vonhatók le az eredményekből?¶

A modul eredményei alapján többféle következtetés vonható le.

Van-e rendszeres kontírozási probléma?¶

Ha sok találat jelenik meg:

• ugyanabban a naplóban,
• ugyanazon időszakban,
• vagy ugyanazon partnerkörben,

akkor ez utalhat:

• hibás könyvelési gyakorlatra,
• hiányos oktatásra,
• rossz sablonra vagy automatizmusra,
• gyenge kontrollpontra.

Egyedi vagy tömeges jelenség?¶

• Kevés találat inkább egyedi hibára utalhat.
• Sok találat inkább folyamat- vagy rendszerproblémát jelezhet.

Anyagi szempontból mennyire jelentős a jelenség?¶

Az Érintett összeg segít eldönteni, hogy a probléma:

• csak adminisztratív jellegű,
• vagy a pénzügyi kimutatások szempontjából is jelentős lehet.

Milyen további vizsgálat indokolt?¶

A találatok alapján tipikusan érdemes lehet:

• ellenőrizni az eredeti bizonylatot,
• megvizsgálni a kapcsolódó sztornó vagy helyesbítő tételeket,
• áttekinteni a napló vagy feladás logikáját,
• partner- vagy időszakalapú mintázatot keresni.

Hogyan segíti a modul a napi munkát?¶

A modul segít:

• gyorsan szűkíteni a vizsgálandó kört,
• szabályalapú módon listázni a kockázatos tételeket,
• azonosítani azokat a bejegyzéseket, amelyeknél magasabb a hibás kontírozás esélye,
• észrevenni a könyvelési fegyelem gyenge pontjait,
• priorizálni a javításokat,
• dokumentálható exportot készíteni a további ellenőrzéshez.

Gyakori kérdések¶

Fontos tudnivalók és korlátok¶

1. A modul csak az AuditXML-alapú könyvelési adatokból dolgozik.
2. A lista legfeljebb 5000 sort jelenít meg, ezért nagyon nagy állomány esetén a találatok száma ennél több is lehet a háttérben.
3. A modul szabályalapú vizsgálatot végez, nem érti automatikusan a gazdasági esemény teljes környezetét.
4. A találatok között lehetnek jogos sztornó-, korrekciós vagy technikai tételek is.
5. A dátumszűrés a teljdatum mező alapján működik, nem a rögzítés dátuma alapján.
6. Ha egyetlen napló sincs kiválasztva, a modul értelemszerűen nem fog találatot adni.

Összefoglaló¶

Az Ellentétes előjelű könyvelések modul egy gyors, szabályalapú ellenőrző modul, amely:

• kiszűri az ellentétes oldalra könyveltnek tűnő ⅝ és 9-es számlaosztályú tételeket,
• napló és időszak szerint szűrhető,
• összesítő kártyákkal azonnali áttekintést ad,
• részletes táblázatban megmutatja a vizsgálandó sorokat,
• támogatja a partner-szintű továbblépést,
• Excel és CSV exportot biztosít.

Röviden: ez a modul abban segít, hogy a könyvelési állományból gyorsan kiderüljön, hol lehet olyan kontírozás, amely szakmailag ellenőrzést igényel. Rövid idő alatt fókuszált hibalistát ad a további vizsgálathoz.