Duplikált tételek¶

A modul célja¶

A Duplikált tételek modul célja, hogy azonosítsa azokat a könyvelési tételeket, amelyek több alkalommal ugyanazzal a fő ismérv-kombinációval fordulnak elő, és ezért duplikációnak vagy legalábbis további ellenőrzést igénylő ismétlődésnek tekinthetők.

A modul különösen hasznos akkor, ha a felhasználó:

• ismétlődően rögzített könyvelési tételeket keres,
• szeretné gyorsan áttekinteni, hogy mely kombinációk fordulnak elő többször,
• a partnerhez köthető duplikációkat szeretné elkülönítetten megvizsgálni,
• vagy a duplikációs csoportok mögötti konkrét bizonylatokat szeretné célzottan visszakeresni.

Hol érhető el?¶

A modul az alkalmazás felső menüsorából nyitható meg:

Elemzések > Anomáliák > Duplikált tételek

Előfeltételek¶

A modul használatához az alábbi feltételeknek kell teljesülniük:

• legyen megnyitott cég,
• az adatbázis tartalmazzon AuditXML könyvelési adatokat,
• legyen elemzésre alkalmas adatforrás,
• opcionálisan legyenek korábban mentett AuditXML lekérdezési eredmények, ha a felhasználó szűkített adathalmazon szeretne dolgozni.

Milyen adatforrásokkal használható?¶

A modul jelenleg AuditXML alapú forrásokkal működik.

Mire használható a modul?¶

A Duplikált tételek képernyő az alábbi feladatokat támogatja:

• teljes vagy mentett AuditXML adatforrás kiválasztása,
• duplikációs csoportok azonosítása,
• csak partnerrel rendelkező tételek külön vizsgálata,
• a duplikációs csoportok méretének és számosságának áttekintése,
• az ismétlődő partnerkapcsolatok gyors megnyitása,
• a kapcsolódó bizonylatok célzott visszakeresése,
• export Excel, PDF és CSV formátumba.

Mi számít duplikációnak ebben a modulban?¶

A modul nem pusztán az azonos összegű tételeket keresi. Egy csoport akkor minősül duplikáltnak, ha az alábbi mezők kombinációja egynél többször fordul elő:

• összeg,
• teljesítési dátum,
• tartozik számla,
• követel számla,
• partner neve.

Mit jelent ez a gyakorlatban?¶

Ha két vagy több könyvelési tétel:

• ugyanakkora összegű,
• ugyanarra a dátumra esik,
• ugyanazokat a számlákat érinti,
• és ugyanahhoz a partnerhez kapcsolódik,

akkor a rendszer ezeket egy duplikációs csoportként fogja megjeleníteni.

Milyen adatokkal dolgozik a modul?¶

A modul a könyvelési tételekből képez duplikációs csoportokat.

Milyen input adatokkal dolgozik?¶

A modul működéséhez az alábbi inputok a legfontosabbak:

• kiválasztott adatforrás,
• Csak partnerrel rendelkező tételek beállítás,
• a megnyitott cég könyvelési adatbázisa.

Milyen feldolgozást végez a rendszer?¶

A modul a háttérben az alábbi lépéseket hajtja végre:

1. betölti az elérhető AuditXML adatforrásokat,
2. kiválasztja a teljes vagy mentett adathalmazt,
3. szükség esetén kizárja az üres partnernevű tételeket,
4. az összeg, dátum, számlák és partner alapján csoportosít,
5. csak azokat a csoportokat tartja meg, ahol az előfordulás nagyobb mint 1,
6. megszámolja az egyes csoportok elemszámát,
7. összegyűjti a kapcsolódó bizonylatszámokat,
8. a kész csoportlistát táblázatban megjeleníti.

Milyen számításokat végez az eredmény előállításához?¶

A modul az alábbi fő mutatókat állítja elő:

• duplikált csoportok száma,
• érintett tételek teljes száma,
• maximális előfordulás egy csoporton belül,
• valamint az egyes csoportokhoz tartozó bizonylatok listája.

Ezek alapján a felhasználó gyorsan láthatja, hogy:

• mennyire elterjedt a duplikáció,
• hány tételt érint,
• és mely csoportok a legsúlyosabbak.

A képernyő felépítése¶

A képernyőképen a felhasználó jellemzően az alábbi fő részeket látja:

• a felső fejlécet a modul címével és rövid leírásával,
• az adatforrás-választó blokkot, ahol a teljes és mentett AuditXML források közül lehet választani,
• a partner szűrő jelölőnégyzetet, amellyel a partner nélküli tételek kizárhatók,
• az összesítő kártyákat, amelyek a fő mutatókat és a rövid következtetést mutatják,
• a középső duplikációs csoporttáblát,
• az alsó statisztikai és export sávot.

A fő részek röviden¶

Az adatforrás kiválasztása¶

A képernyő tetején a felhasználó kiválaszthatja, hogy melyik adathalmazon fusson a vizsgálat.

Milyen források jelenhetnek meg?¶

A listában jellemzően ezek szerepelhetnek:

• 📊 Teljes AuditXML
• 💾 jellel megjelenített mentett AuditXML lekérdezések

Miért hasznos a mentett lekérdezések használata?¶

Mert így a felhasználó nem feltétlenül a teljes könyvelési állományon dolgozik, hanem egy korábban már leszűrt részhalmazon. Ez hasznos lehet például:

• egy adott partnerkör,
• egy adott számlatartomány,
• vagy egy előre szűrt időszak

vizsgálatánál.

Mit jelent a Frissítés gomb?¶

A Frissítés gomb újratölti az elérhető adatforrásokat, így az időközben elmentett új lekérdezések is megjelenhetnek a listában.

A Csak partnerrel rendelkező tételek szűrő¶

A modul egyik fontos beállítása a partner alapú szűrés.

Mit csinál ez a jelölőnégyzet?¶

Ha be van kapcsolva, a rendszer csak azokat a tételeket vizsgálja, ahol a partner neve nem üres.

Miért hasznos ez?¶

Mert sok esetben a partnerhez köthető ismétlődések sokkal relevánsabbak ellenőrzési szempontból, mint azok a tételek, ahol nincs értelmezhető partnerkapcsolat.

Mikor érdemes kikapcsolni?¶

Ha a felhasználó a teljes állomány ismétlődéseit szeretné látni, függetlenül attól, hogy van-e partnerkapcsolat.

Az összesítő kártyák értelmezése¶

A felső összesítő blokk négy fontos visszajelzést ad.

Mit jelent a következtetés?¶

A rendszer röviden összefoglalja:

• ha nincs duplikáció, akkor ezt egy megnyugtató üzenettel jelzi,
• ha van duplikáció, akkor megadja a csoportok és érintett tételek számát.

A részletes táblázat értelmezése¶

A középső táblázat soronként egy duplikációs csoportot mutat.

Hogyan érdemes olvasni ezt a listát?¶

A táblázat elsődleges célja nem minden egyes tétel külön megjelenítése, hanem a gyanúsan ismétlődő mintázatok gyors összegyűjtése.

A Db oszlop különösen fontos, mert megmutatja, hogy:

• kétszeri ismétlődésről,
• vagy ennél jóval nagyobb előfordulásról van szó.

Minél magasabb ez az érték, annál indokoltabb lehet a részletes ellenőrzés.

Partner részletező megnyitása¶

A Partner oszlopban szereplő névre dupla kattintva megnyílik a partner részletező ablaka.

A képen jellemzően az alábbi elemek láthatók:

• a partnerhez tartozó azonosító és alapinformációk,
• a partnerhez kapcsolódó könyvelési tételek listája,
• a szűrési lehetőségek,
• az export és bezárás műveletek.

Hogyan segíti ez a munkát?¶

Ez az ablak lehetővé teszi, hogy a felhasználó a duplikációs csoport mögötti partner teljes könyvelési összefüggését is átnézze, és eldöntse, hogy az ismétlődés üzletileg indokolt vagy gyanús.

A kapcsolódó bizonylatok megnyitása¶

A Bizonylatok oszlopra dupla kattintva a rendszer megnyitja az Általános lekérdező ablakot úgy, hogy az automatikusan a csoporthoz tartozó bizonylatszámokra szűrve fut le.

A képen jellemzően az alábbi elemek láthatók:

• az előre kitöltött bizonylatszám szűrés,
• az automatikusan lefuttatott eredménylista,
• és az innen elérhető további részletező navigációk.

Hogyan segíti ez a munkát?¶

Ez azért különösen hasznos, mert a felhasználó nem csak azt látja, hogy van egy ismétlődő csoport, hanem rögtön át is tud lépni a konkrét bizonylatok részletes vizsgálatához.

Innen mi nyitható tovább?¶

Az Általános lekérdező eredménylistájából további részletező ablakok nyithatók, például:

• bizonylat részletek,
• számla részletek,
• partner részletek.

Így a munkafolyamat lépésről lépésre mélyíthető:

1. duplikációs csoport azonosítása,
2. kapcsolódó bizonylatok megnyitása,
3. konkrét bizonylat vagy számla részletes vizsgálata.

Exportálás¶

A modul az eredményeket három formátumba tudja exportálni:

• Excel
• PDF
• CSV

Excel export¶

Az Excel export a táblázat teljes csoportlistáját menti ki, strukturált oszlopokkal és kiegészítő információkkal.

PDF export¶

A PDF export riport jellegű dokumentumot készít, amely tartalmazza:

• a jelentés címét,
• a cég alapadatait,
• a kiválasztott adatforrást,
• a partner szűrő állapotát,
• a részletes csoportlistát.

CSV export¶

A CSV export gyors nyers adatmentést ad további feldolgozáshoz.

Mire jó az export?¶

Az export lehetővé teszi, hogy a duplikációs eredmény:

• dokumentálható legyen,
• megosztható legyen,
• vagy külső eszközben tovább elemezhető legyen.

Milyen paraméter milyen hatással van az eredményre?¶

Fontos működési sajátosságok¶

• A modul csak azokat a csoportokat mutatja, ahol az előfordulási darabszám nagyobb mint 1.
• A lista legfeljebb 500 duplikációs csoportot jelenít meg.
• A partner szűrő alapértelmezetten be van kapcsolva.
• A Partner oszlop és a Bizonylatok oszlop külön dupla kattintásos műveletet támogat.
• A Bizonylatok oszlopból nyíló lekérdezés automatikusan futtatott szűréssel nyílik meg.

Használati javaslatok¶

• Első lépésként érdemes bekapcsolva hagyni a Csak partnerrel rendelkező tételek szűrőt.
• A legnagyobb Db értékű csoportokat érdemes először megvizsgálni.
• A partnernévre dupla kattintva gyorsan ellenőrizhető, hogy az ismétlődés üzleti logikából fakad-e.
• A kapcsolódó bizonylatok megnyitása különösen hasznos, ha a felhasználó a konkrét dokumentumokat szeretné részletesen összevetni.
• Exportálni akkor érdemes, ha a vizsgálat eredményét tovább kell adni vagy dokumentálni kell.

Gyakori kérdések¶

Összefoglalás¶

A Duplikált tételek modul abban segít, hogy a felhasználó gyorsan megtalálja azokat a könyvelési ismétlődéseket, amelyek hibára, ismételt rögzítésre vagy további ellenőrzést igénylő helyzetre utalhatnak.

Különösen hasznos akkor, ha:

• ismétlődő partneres tranzakciókat kell ellenőrizni,
• a könyvelési állományban duplikált mintázatok keresése a cél,
• vagy a gyanús csoportok mögötti konkrét bizonylatokhoz gyorsan el kell jutni.

A modul ereje abban áll, hogy az összesített duplikációs csoportokat azonnal összekapcsolja a partner- és bizonylatszintű részletezéssel, így az elemzés gyorsan továbbmélyíthető.